Le design d’environnement, tel que le choix des chaises, des nappes, de la décoration et la façon d’organiser les espaces, doit être réfléchi puisqu’il aura un effet durable sur le souvenir que les invités garderont du moment passé. (Photo: 123RF)

TOURISME ET ÉVÉNEMENTIEL D'AFFAIRES. Le secteur événementiel est encore fortement touché par la hausse des prix liée à l’inflation et à la pénurie de main-d’œuvre. Dans un tel contexte, comment justifier de débourser des frais en design d’environnement et d’ambiance ? C’est grâce à lui qu’on peut arriver à des solutions créatives et efficaces en matière d’expérience client, répondent les principaux intéressés.

Le choix des chaises, des nappes, de la décoration, de la table d’accueil et la façon d’organiser les espaces ne sont pas de simples détails esthétiques dans un événement d’affaires. Il s’agit au contraire de choix réfléchis qui auront un effet durable sur le souvenir que les invités garderont du moment passé.

Selon Pascal Desharnais, cofondateur et PDG de l’agence Happening, spécialisée en design d’environnements et d’ambiances événementiels, le travail de design commence par l’analyse des objectifs que l’entreprise organisatrice veut atteindre. « Le design d’environnement, c’est assez primordial en fait, dit-il. Nous, on part vraiment des objectifs de l’événement, qu’on va avoir établis auprès du client, pour venir proposer un design qui va correspondre à ce que l’événement vise à accomplir. »

Tout est dans le détail

Nadine Ménard est la propriétaire et tête pensante de l’agence Suite22 Événements. En 2023, elle a remporté, dans le cadre du prix Femmes d’affaires du Québec, le prix Solopreneure audacieuse dans la catégorie Entrepreneure d’impact. Pour cette vétérane, qui évolue dans l’industrie événementielle depuis 19 ans, le design d’événement, c’est tout simplement la prise en considération de l’expérience invité. « Il faut que tout soit cohérent avec ton événement, dit-elle. Par exemple : tu veux des tables hautes façon cocktail, avec des tabourets parce que tu trouves ça beau, mais si tes participants sont des personnes plus âgées, je m’excuse, mais ils n’auront pas envie de s’asseoir sur un banc de 42 pouces ». Autre exemple souvent mal réfléchi : la popularité des espaces lounge, dit l’entrepreneuse. « Si le but qu’on cherche à atteindre avec cet espace-là, c’est d’avoir un lieu pour réseauter, ça va être important qu’il ne soit pas adjacent à la piste de danse. Les gens ne s’entendront pas parler. »

Nadine Ménard ne laisse rien au hasard. « Je veux que l’expérience soit parfaite, du début à la fin », dit-elle. L’expérience client, soutient-elle, ça ne commence pas quand les gens arrivent dans la salle. « Souvent, les tables d’accueil sont organisées par ordre alphabétique. Moi, mon nom commence par un M, comme beaucoup de gens, donc, j’arrive et je commence l’expérience avec une longue file d’attente. C’est la première impression qu’on a de ton congrès et il y a déjà des insatisfaits… Il faut que ton accueil soit parfait. »

Phase de défrichage

Il est primordial de commencer la démarche par une rencontre entre l’entreprise organisatrice et l’agence qu’elle embauche, croient les deux experts. C’est une étape cruciale qui permet de mettre plusieurs éléments au clair. « Un événement, c’est un travail de collaboration entre le client et nous. Une fois qu’on a compris les objectifs de l’événement, on peut embarquer dans une phase de cocréation avec les gens. » L’agence de design pose alors énormément de questions. « Il y a de nombreux éléments qu’on ne peut pas connaître, que le client maîtrise », dit-il. Par exemple, l’histoire de la marque, l’ambiance de l’entreprise, les employés. « C’est important qu’ils partagent avec nous ces informations-là pour qu’on puisse ensuite les transposer dans l’événement. »

Pascale-Julie Robitaille, directrice de l’expérience clients interne chez Fasken, fait affaire avec Happening depuis une dizaine d’années. Son équipe en événementiel compte six personnes, une main-d’œuvre beaucoup trop réduite pour les quelque 400 événements que le cabinet organise chaque année. L’équipe de Pascale-Julie Robitaille fournit un thème à Happening, qui en explore ensuite toutes les déclinaisons dans son offre de service. « Au début d’un projet, ils vont nous proposer plein de concepts avec différents prix, dit-elle. Après, de notre côté, on décide et on ajuste en fonction de notre budget, mais on arrive toujours à un terrain d’entente au niveau du budget et du rendu. »

Il est évident pour la gestionnaire que faire affaire avec l’agence de design contribue à la réussite des événements organisés. « C’est toujours des choses qui sortent de l’ordinaire, auxquelles nous, on n’aurait pas pensé, dit-elle. On veut que les participants se souviennent de l’événement et souvent, les salles de congrès, c’est un peu brun, un peu terne. Happening arrive toujours à nous proposer un effet wow ».

Nadine Ménard encourage les organisations à ne pas avoir peur de faire affaire avec une agence, pour que leur idée de base atteigne son plein potentiel. « L’événementiel, c’est un moyen de communication puissant, dit-elle. C’est une stratégie de marketing. Pour moi, tous les invités sont VIP. »