Le traitement de la paie constitue une tâche pour le moins ingrate, mais elle est essentielle à votre succès. Voici quatre faits que les propriétaires de petites et moyennes entreprises (PME) devraient connaître en ce qui a trait à la rémunération de leurs employés.
1. Les réglementations varient d’une province à l’autre
Au Canada, la législation de la paie s’effectue au fédéral et au provincial. Cela signifie que les normes du travail, les salaires et même l’impôt sur le revenu varient selon l’endroit où vivent et travaillent les employés. Le tout devient d’ailleurs plus compliqué pour les compagnies situées au Québec, qui possède des retenues distinctes : le Régime des rentes du Québec (RRQ), le Régime québécois d’assurance parentale (RQAP) et la Régie de l’assurance maladie du Québec (RAMQ). Ces retenues, en plus d’un impôt additionnel, se déclarent à Revenu Québec plutôt qu’à l’Agence du revenu du Canada (ARC).
2. Le calcul des retenues à la source s’avère complexe
Divers éléments entrent en ligne de compte pour calculer les retenues salariales, notamment :
• Votre compagnie nécessite un numéro d’entreprise;
• Les dates limites pour s’acquitter des cotisations au RRQ et à l’assurance-emploi ainsi que de l’impôt sur le revenu sont déterminées selon le jour de paie des employés, et non en fonction de la période de paie;
• La fréquence des versements pour ces déductions est variable : les entrepreneurs peuvent régler de façon régulière (mensuelle), trimestrielle ou accélérée (deux ou quatre fois par mois). Plusieurs variantes s’offrent aussi pour ce qui est spécifique au Québec (RRQ, RQAP, RAMQ, impôt provincial);
• L’employeur peut passer outre les retenues en ce qui concerne les montants non imposables, mais il doit alors déclarer 0 $ à l’ARC et à Revenu Québec.
3. Les erreurs entraînent d’importantes amendes
Si vous ne faites pas le versement, le soumettez trop tard ou payez une somme incorrecte, vous recevrez une amende, oscillant généralement entre 1000 $ et 25 000 $. En cas de retard, vous aurez à débourser, pour l’ARC :
• 3 % du montant pour un retard de 1 à 3 jours;
• 5 % pour 4 ou 5 jours;
• 7 % pour 6 ou 7 jours;
• 10 % pour plus de 7 jours (ou si le versement n’a pas été soumis).
À Revenu Québec, vous devrez payer les pénalités suivantes :
• 7 % du montant pour un retard de moins de 7 jours;
• 11 % pour un retard de 7 à 14 jours;
• 15 % pour plus de 14 jours.
4. Les employés ont besoin de leur paie à temps
Selon l’Association canadienne de la paie (ACP), 44 % des travailleurs avouent qu’ils auraient de la difficulté à remplir leurs obligations financières si la remise de leur chèque de paie était différée d’une semaine. De plus, 46 % affirment que les soucis d’argent affectent leur performance au travail.
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