Informations personnelles de vos employés : 5 excellentes pratiques à adopter

Publié le 28/10/2019 à 00:25

Par Payworks

À notre époque, la protection des données personnelles des employés constitue un enjeu majeur pour les dirigeants des petites et moyennes entreprises (PME). Cela se manifeste entre autres par une préoccupation croissante pour la cybersécurité, laquelle va de pair avec des investissements de plus en plus conséquents dans les nouvelles technologies. Comment protéger les informations personnelles courantes (nom, adresse, numéro de téléphone) ou hautement confidentielles (données bancaires, numéro de carte de crédit, passeport) de vos employés? Payworks vous éclaire sur le sujet dans cet article.

Lois sur les renseignements personnels
Au Canada, les entreprises sont régies par la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE). Cela dit, lorsqu’on opère au Canada, il faut savoir que certaines provinces disposent de leur propre législation. Parmi celles-ci, l’Alberta, la Colombie-Britannique et le Québec, lequel est assujetti à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

D’autres lois s’appliquent encore si vous faites affaire à l’international. Par exemple, si les activités de votre PME s’étendent à l’Europe, vous devez alors prendre en compte le Règlement général sur la protection des données (RGPD). Bien sûr, il s’agit de la responsabilité des entreprises de connaître les différentes lois qui existent et leurs spécificités. Cependant, en cas de doute, vous pouvez contacter la Commission d’accès à l’information du Québec (CAI) ou le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

Voici donc cinq pratiques à adopter si vous êtes un employeur :

1. Obtenez toujours le consentement de vos employés avant de collecter, d’utiliser, de divulguer ou d’entreposer leurs informations personnelles; le processus d’embauche et d’intégration s’avère un moment approprié pour ce faire. Qui plus est, il faut vous assurer qu’ils comprennent bien ce qu’implique leur consentement.

2. Ne collectez, utilisez ou divulguez que les informations personnelles nécessaires à l’accomplissement d’activités ou de fonctions précises. Une fois que les données ne possèdent plus d’utilité significative, elles doivent être détruites, effacées ou anonymisées.

3. Éduquez vos employés au sujet des droits à la vie privée. Les façons de faire incluent : une formation de type micro-apprentissage adaptée aux besoins spécifiques de votre PME; une campagne par courriels menée par votre porte-parole; des présentations effectuées dans chaque service; etc.

4. Respectez la vie privée de vos employés, que la loi couvre ou non la protection de leurs informations personnelles. Cela démontre que vous vous souciez de leur bien-être et que vous saisissez bien l’importance de leurs droits.

5. Soyez ouvert et transparent à propos de vos pratiques en matière de protection de la vie privée, et ce, dès le premier jour de travail de vos employés ainsi que pour toute la durée de leur contrat. Vous parviendrez ainsi à limiter tout impact négatif.

La protection des données personnelles constitue un sujet délicat à aborder. Cependant, en demeurant ouvert à la discussion et en étant prêt à éduquer vos employés sur la question, vous leur montrez que vous vous préoccupez d’eux. Ils sont sensibles à ce genre d’attention et, de surcroît, sont rassurés de savoir que leurs informations personnelles sont soigneusement préservées. Tout compte fait, souligner l’importance que la vie privée de vos employés a pour votre PME vous permet de vous démarquer et, par extension, de construire et de maintenir la confiance de vos clients.

Chez Payworks, nous offrons des solutions globales pour la gestion de la main-d’œuvre, dont un service en ligne convivial destiné au traitement de la paie. Pour en savoir plus sur les services que nous offrons aux PME du Québec et du Canada, visitez notre site Web au www.payworks.ca.

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