Votre système de gestion du temps et facturation repose-t-il entièrement sur de multiples documents Excel ?

Le logiciel Excel est polyvalent, mais en faire le pilier d’un système de suivi du temps, des dépenses et de la facturation peut rapidement mener au fouillis.

C’est exactement la situation que vivait l’entreprise albertaine Patching Associates Acoustical Engineering avant d’adopter le logiciel Abak360.

« Nous utilisions des documents Excel pour noter le temps consacré à chaque projet ainsi que les dépenses, raconte Neil Morozumi, partenaire et ingénieur acousticien. Il fallait aussi faire le suivi du temps à l’interne. Le problème, c’est qu’aucun des fichiers Excel n’était lié aux autres. C’était le fouillis : il y en avait partout ! »

Ce manque de coordination ne convenait pas à cette entreprise spécialisée dans la réduction du bruit, notamment dans le secteur de l’énergie, du transport, en milieu urbain et dans des environnements industriels.

Le problème était d’autant plus critique pour Patching que ce mode de fonctionnement était susceptible de lui faire perdre de l’argent.

« Chaque employé devait entrer deux fois son temps ; pour la facturation et pour l’utilisation interne. souligne M. Morozumi. Cette double comptabilité entraînait des erreurs, d’autant plus qu’il est facile d’oublier de facturer. »

« Il est impossible de revenir en arrière pour vérifier, mais on se doute fortement que, souvent, nous n’avons pas facturé le plein montant aux clients », dit-il.

À la recherche d’une solution

Fondée en 1988, Patching emploie une vingtaine de personnes aux expertises diverses, qui collaborent sur chacun des projets.

Au moment d’accueillir de nouveaux partenaires, dont Neil Morozumi, l’entreprise a réalisé qu’elle devait se donner des outils pour mesurer sa performance afin d’être capable de mettre en place une planification stratégique adéquate.

« Nous avons regardé à plusieurs solutions, mais la plupart servaient surtout à la facturation, explique l’ingénieur. De plus, certains logiciels étaient conçus pour de grandes entreprises de 500 employés ou plus ; ça ne marchait pas pour nous. »

Patching avait besoin d’une solution complète, qui gère à la fois les projets, le temps qui y est consacré, les dépenses et ce qui concerne la gestion interne, comme les feuilles de temps des employés.

C’est une connaissance de l’un des partenaires qui leur a parlé d’Abak360.

« On nous a fortement recommandé Abak360, explique Neil Morozumi. Quand on a regardé le logiciel de plus près, on s’est rendu compte que c’est exactement ce dont on avait besoin. D’autant plus qu’Abak360 convient parfaitement au domaine de l’ingénierie. »

Abak360 : un système polyvalent et très puissant

Après l’implantation du logiciel Abak360, il a fallu une courte période d’adaptation à l’équipe de Patching, « parce qu’il s’agit d’un système très différent » de ce qui était en place auparavant.

Aujourd’hui, l’équipe épargne beaucoup de temps et plus personne n’a besoin d’entrer deux fois l’information requise.

« Comme je l’ai dit récemment à quelqu’un qui envisageait d’adopter Abak360, raconte Neil Morozumi, ce n’est pas un système qui va régler tous les problèmes sur terre, il faut encore y entrer des choses et il faut de la discipline, mais c’est vraiment simple à faire. Si vous venez d’une entreprise où l’on travaille avec Excel, vous allez trouver qu’Abak360 est très flexible et polyvalent. »

L’ingénieur ajoute que la configuration initiale requiert un peu de travail, « mais les gens d’Abak vont vous aider ».

Il note que l’entreprise se montre toujours prête à configurer son système afin qu’il s’adapte aux besoins spécifiques de ses clients. « Et les gens d’Abak répondent vite ! »

Il ajoute qu’Abak360 est un système simple, mis à jour régulièrement, qui propose plusieurs préconfigurations pour la gestion de projets, par exemple, et une grande flexibilité pour la production de rapports utiles.

« La plus grande différence entre Abak et d’autres entreprises du même genre, conclut Niel Morozumi, ce n’est pas seulement le logiciel, c’est aussi les gens. »

Abak360, pour simplifier la gestion de votre entreprise

L’entreprise québécoise Les Logiciels Abak Inc., qui commercialise le logiciel Abak360 au Québec et à l’international, aide ses clients à augmenter leur rentabilité en réduisant les inefficacités, les erreurs et les pertes de revenus pour cause de non-facturation.

Abak360 centralise les modules de saisies de temps et dépenses, de facturation, de gestion financière de projet, de planification de ressources, et de gestion documentaire sur une seule et même plateforme logicielle, aussi dotée de fonctionnalités mobiles.