(Photo: Chris Montgomery pour Unsplash.com)

Je dois l’avouer, je fais généralement autre chose en même temps lors d’une réunion virtuelle.

Êtes-vous comme moi? Vous arrivez dans une réunion virtuelle avec beaucoup d’enthousiasme. Tout le monde semble concentré sur l’écran. Vous écoutez attentivement ce qui se dit et vous tentez de vous impliquer dans la discussion. Mais après quelques minutes votre attention commence à dériver. Votre téléphone vient peut-être de vibrer avec un nouveau message. Il vous est évidemment impossible de résister à la tentation de le consulter. Quelques minutes après, vous avez l’impression que votre tasse de café vous fixe attentivement et vous demande d’aller la remplir.

Trop souvent, je me surprends à bâiller. Je me rends vite compte que je ne suis pas le seul. Certains semblent écrire sur leur clavier et d’autres sur leur téléphone. D’autres allument et ferment leur caméra probablement pour ne pas être vus en pleine distraction. Quelqu’un parle mais on dirait que personne n’écoute vraiment. Une chose est sûre: cette réunion à distance est d’un ennui mortel et on a tous hâte d’en sortir.

C’est évident, les réunions virtuelles ont beaucoup de désavantages que nous n’avons pas avec des rencontres en personne. Par exemple, contrairement aux réunions virtuelles, les rencontres en personne comblent le besoin d’interactions sociales essentielles pour le bien-être mental et physique des individus. De plus elles conduisent à une progression plus rapide dans les projets: selon le Laboratoire de dynamique humaine du MIT, les demandes en personne sont 34 fois plus efficaces que celles envoyées virtuellement.

Il faut toutefois être réaliste. Il est presque inimaginable de penser que toutes les organisations pourraient éliminer complètement les réunions virtuelles. Avec le travail à distance presque devenu la norme aujourd’hui, de nombreuses entreprises fonctionnent entièrement à distance. D'autres comme nous chez Connect&GO ont des équipes dispersées à travers le monde, rendant les réunions en personne coûteuses et complexes sauf pour des moments cruciaux. Il est donc primordial d’optimiser les réunions virtuelles pour les rapprocher de l’efficacité d’une rencontre en présentiel. 

Comment éviter des réunions virtuelles ennuyantes?

Vous trouverez des dizaines de blogues ou d’articles qui vous donnent les dix meilleurs conseils pour réussir vos réunions virtuelles comme choisir la bonne plateforme de réunion ou planifier en fonction des fuseaux horaires de chaque participant. Évidemment, ces astuces sont utiles pour commencer, mais ce n’est pas suffisant: imaginez vos employés confortablement installés chez eux luttant pour rester éveillés au fur et à mesure que la réunion s’éternise.

C’est là qu’intervient la règle d’or d’une bonne réunion virtuelle: respecter le temps de chacun. C’est simple, mais efficace. En planifiant des réunions concises et bien organisées, on évite de s’étendre inutilement et on maintient tout le monde concentré et impliqué. Après tout, qui aime les réunions interminables?

Quand vous respectez le temps de tout le monde, vous assurez que la réunion se déroule de manière fluide. Cela implique une préparation adéquate, incluant un ordre du jour qui ne s’étale pas sur une durée déraisonnable. Ainsi, si la réunion doit être longue informez tout le monde en avance pour qu’ils puissent se préparer. 

De plus, il est essentiel que chaque personne dans une réunion virtuelle joue un rôle et surtout qu’elle sache pourquoi elle est présente. Personnellement, il m’est arrivé à maintes reprises de me retrouver dans une réunion sans savoir pourquoi j’y étais convié. C’était souvent par politesse vu mon rôle de président ou pour me «tenir informé». Résultat: après quelques minutes, il est fort probable qu’une personne ne voyant pas l’intérêt de sa participation se déconnecte affectant potentiellement le dynamisme du groupe.

Maintenez le rythme et créez de l'engagement

Si vous organisez la réunion, assurez-vous de maintenir le rythme pour que tout le monde reste impliqué. Comme pour toute présentation, impliquer votre public (dans ce cas, les employés) est le meilleur moyen de garantir qu'il assimile toutes les informations nécessaires.

En réalité, l'engagement ne concerne pas uniquement les interactions qui se produisent pendant la réunion. Par exemple, dans les réunions en personne ceux qui arrivent tôt engagent souvent des conversations informelles (souvent autour de la machine à café).

Cela peut sembler fastidieux, mais c’est scientifiquement prouvé être efficace pour établir des connexions et cela contribue à créer un environnement chaleureux où les gens se sentent à l’aise. Vous pouvez essayer de reproduire cela en virtuel. Par exemple, en demandant aux gens de se présenter brièvement s’il y a beaucoup de participants ou en présentant vous-même les personnes plus introverties. Au moins, ils sauront qui parle en associant un nom au visage qu’ils voient à l’écran.

Ce qu'il ne faut pas tolérer

Pendant la réunion, soyez attentif à deux aspects cruciaux: les participants dominateurs et le multitâche. Il est fréquent de voir des employés distraits par leur téléphone ou en train de taper sur leur clavier pendant une réunion virtuelle, ce qui peut mettre les autres mal à l’aise. Quand cela arrive, c’est souvent le signe que l’engagement général décline.

Il y a aussi les participants qui s’étendent indéfiniment sur un seul sujet. Il est important de contribuer au sujet, mais veillez à ce que cela n’empêche pas les autres de partager leurs idées et opinions.

Si ces deux comportements se combinent, vous vous retrouvez avec une réunion virtuelle contre-productive. En tant que leader, n’hésitez donc pas à intervenir. Vous pourriez, par exemple, poser une question à une personne distraite pour la ramener dans la conversation ou inviter directement ceux qui n’ont pas encore participé à s’exprimer.

Le virtuel est là pour durer

Comme je l'ai mentionné au début du blogue, bien que je sois en faveur du retour au bureau pour les réunions importantes, il est évident que le virtuel est enraciné. Nous devons donc trouver des moyens de rendre les réunions virtuelles plus intéressantes et surtout efficaces!

Malgré les limites des réunions virtuelles, il s’agit avant tout d’expérimenter et de découvrir ce qui fonctionne pour votre équipe. Comme pour toute présentation ou réunion, le plus grand défi est de maintenir l’engagement et l’intérêt des participants. Se sentir connecté même quand tout le monde est éloigné est très précieux pour les employés, en particulier lorsqu’ils se sentent isolés.