Le conseil de famille permet de réunir périodiquement la famille pour partager les objectifs, les décisions et les difficultés qu'entraîne le fait d'être une famille en affaires.
On y discute des problèmes communs tout en contribuant à identifier et préserver les valeurs et traditions propres à la famille. On y prépare aussi la prochaine génération à assumer des responsabilités en l'éduquant et la guidant, même si aucune décision définitive n'a été prise quant à leur rôle futur au sein de l'entreprise.
Les membres de la famille ont besoin d'apprendre à travailler ensemble et à bien comprendre les défis et opportunités auxquels ils font face. L'objectif est donc multiple :
Éduquer, former les membres de la famille, particulièrement ceux de la jeune génération.
Évaluer les membres de cette nouvelle génération.
Identifier, communiquer et promouvoir les valeurs familiales pour arriver à partager une vision familiale commune.
Préparer les membres de la famille à leurs rôles futurs.
Aider les héritiers dans leur développement personnel et les tenir informés sur tous les aspects de la gestion de l'entreprise.
Assurer le support de «mentors» à chacun des successeurs éventuels.
Voir au règlement des différends entre les membres de la famille.
Apporter une aide aux membres de la famille (ex. : financière).
Il n'est jamais trop tôt pour former un conseil de famille. C'est un endroit où chacun des membres peut s'exprimer, discuter et apprendre. Cela permet une meilleure communication et favorise des liens plus étroits et plus harmonieux entre les membres de la famille.
Pour assurer le bon fonctionnement du conseil de famille, un ordre du jour devrait être établi à l'avance pour que chacun puisse se préparer. Par la suite, des comptes rendus écrits évitent les malentendus et permettent de meilleurs suivis.
La composition du conseil est propre à chaque famille. Il peut être décidé que seuls les membres de la famille immédiate en feront partie, avec ou sans les conjoints, les petits-enfants, les nouveaux conjoints et leurs enfants. Les enfants mineurs peuvent être admis, à titre de membres à part entière ou comme observateurs. Toutes les possibilités ont leurs attraits. Il suffit que le choix soit accepté de tous.
Trois façons de favoriser la communication
1. Faites appel à quelqu'un de l'extérieur
Parfois, il est utile d'aller chercher l'aide à l'extérieur de l'entreprise et de la famille pour lancer le dialogue sur la relève. Par exemple, l'enfant du dirigeant peut demander au comptable de tâter le terrain auprès de son père. Souvent, les enfants n'osent pas en parler à leurs parents, parce que le sujet de la relève est presque un tabou. Lancer la discussion permet d'éviter que le dirigeant tienne pour acquis que l'un de ses enfants souhaite prendre la relève, ce qui n'est pas toujours le cas. De même, un enfant qui s'attend à prendre la relève peut avoir une mauvaise surprise si ce n'était pas dans l'intention du dirigeant.
2. Rédigez un plan de communication
Un plan de communication n'a pas besoin d'être compliqué, mais il est essentiel d'en faire un pour s'assurer que tout le monde est courant, au moment qui convient. Le plan doit à tout le moins indiquer qui communiquera quoi, à qui, à quel moment. Il ne s'agit pas de faire du marketing : le plan de communication sert à donner de l'information et à favoriser et maintenir de bonnes relations. Vous pouvez le créer vous-mêmes, mais n'hésitez pas à vous faire aider si vous croyez que cela est nécessaire.
3. Informez tout le monde le plus tôt possible
Communiquez le plus tôt possible l'information concernant le transfert de l'entreprise à toutes les personnes qui seront touchées par le transfert. Il faut expliquer aux employés ce qui s'en vient et qui dirigera l'entreprise. Il faut les rassurer sur l'impact que le changement aura sur eux. De même, il faut rassurer les clients et les fournisseurs. Bien entendu, il faut choisir le bon moment pour transmettre cette information et c'est pourquoi le plan de communication est important.
