Les cadeaux offerts par les entreprises n'ont jamais été autant sous les projecteurs que depuis le début de la commission Charbonneau. Pour éviter tout conflit d'intérêts, réel ou apparent, de plus en plus d'organisations durcissent leur politique d'acceptation de cadeaux.
Certaines sociétés ont même envoyé un avis résumant cette politique à leurs clients, fournisseurs et autres partenaires d'affaires dans le but d'éviter que leurs employés ne reçoivent des cadeaux qu'ils devront refuser. «C'est la première année que je vois cette approche proactive», constate Rachel Solyom, associée au sein du groupe du droit du travail et de l'emploi au cabinet McCarthy Tétrault.
Prendre les devants de cette façon lui semble une bonne idée. «Ça évite les situations gênantes ou difficiles.» Tant celui qui aurait offert un cadeau que celui qui en aurait reçu un seront heureux de s'éviter des explications embarrassantes. La personne qui reçoit un tel avis ne devrait donc pas négliger de le faire circuler à l'interne.
La question des cadeaux n'est ni nouvelle ni limitée à la période des fêtes, mais les scandales récents lui font occuper le devant de la scène. «Les cadeaux étaient déjà abordés dans les codes d'éthique, mais les entreprises s'en soucient de plus en plus. Certaines sont plus explicites et resserrent leur politique», dit Magalie Jutras, chargée de projets, services aux organisations et spécialiste en éthique à l'École nationale d'administration publique. Si quelques organisations interdisent formellement tous les cadeaux, la majorité permet les cadeaux de valeur nominale ou offerts dans le cours normal des activités. «En général, l'objectif n'est pas qu'il n'y ait plus du tout de cadeaux, mais bien d'éviter tout conflit d'intérêts ou apparence de conflit d'intérêts», dit Mme Jutras.
Plutôt que d'axer sa réaction sur la valeur monétaire du cadeau - bien relative, les limites allant d'un maximum de 20 $ dans le secteur public à 100 $ et même 1 000 $ dans les entreprises privées -, elle suggère d'analyser le risque que le cadeau influence ou donne l'impression d'influencer le jugement professionnel de celui qui le reçoit. «Le conflit d'intérêts apparent est tout aussi important que le conflit d'intérêts réel», rappelle-t-elle.
Puisqu'une politique d'acceptation de cadeaux ne peut pas couvrir tous les cas de figure, il est important de mettre en place des systèmes et des procédures afin d'aider les employés. «La frontière entre l'acceptable et l'inacceptable dépend souvent du niveau de l'employé et de la nature du cadeau, qui peut prendre diverses formes», explique Rachel Solyom. Sans compter que l'entreprise doit éviter de froisser ses partenaires internationaux, qui peuvent avoir des us et coutumes différents.
Pour faciliter l'application de la politique, l'avocate conseille de déterminer clairement une personne- ressource, que les employés doivent obligatoirement consulter en cas de doute, et de fournir une lettre modèle pour le refus des cadeaux.
1 600 $ Montant que chaque citoyen russe verse chaque année en pots-de-vin. Sources : Transparency International
