Trello est une interface qui permet de dresser des listes auxquelles on peut ajouter des cartes pour planifier toutes les étapes de son prochain projet. (Photo: 123RF)

LA TECHNO PORTE CONSEIL est une rubrique qui vous fait découvrir des plateformes, de nouveaux outils ou de nouvelles fonctionnalités pouvant être implantés facilement et rapidement dans votre quotidien au travail.

LA TECHNO PORTE CONSEIL. Que ce soit le lancement d’un nouveau produit ou d’un site internet, ce ne sont pas les projets qui manquent dans une entreprise. Comment organiser efficacement toutes les tâches, les assigner à tous les membres et faire un suivi efficace quand on relève plusieurs défis en même temps?

C’est pour relever ces défis que l’application de cette semaine a été conçue. Trello est une interface qui permet de dresser des listes auxquelles on peut ajouter des cartes pour planifier toutes les étapes de son prochain projet.

Si la méthode Kanban est la plus utilisée pour s’organiser, ce n’est pas la seule. Trello offre plusieurs modèles pour démarrer votre projet séparé dans 14 catégories, en passant de «professionnel» à «travail à distance».

Améliorer la collaboration

Concrètement, Trello permet d’organiser tous types de projets, en plus d’être interactif. Que ce soit par l’entremise d’un modèle préfabriqué ou d’une page blanche, une fois dans votre tableau, il faut seulement commencer à planifier vos listes, organiser votre pensée et vous mettre à écrire des cartes contenant les différentes tâches.

Chaque tâche créée peut être déplacée en un clic d’une liste à une autre, selon l’avancement du projet et de son organisation. Il est possible de cliquer sur chaque carte pour ajouter des commentaires, une description, une étiquette et même une date limite avec des rappels.

Étant donné que l’objectif est d’améliorer la collaboration, l’outil permet d’assigner des tâches à des membres de votre équipe. La case «activité» des cartes permet de centraliser les discussions concernant la tâche à accomplir.

Beaucoup de documentation en ligne

L’un des points forts de l’outil est son énorme documentation disponible sur le site de Trello et sur YouTube, où l’on compte plusieurs tutoriels conçus par les utilisateurs. L’entreprise offre d’ailleurs une capsule de démonstration (en anglais seulement).

Justement pour concevoir cet article, l’auteur de ces lignes a suivi une vidéo guide (disponible ici, en anglais) qui présente sept choses à faire lors du déploiement d’un nouveau tableau.

Dans celle-ci, l’utilisateur Simpletivity recommande de changer l’image en arrière-plan pour rapidement distinguer le nouveau tableau des autres déjà mis sur pied. Ensuite, il suggère de créer tout de suite ses listes en répondant à la question: quel est le but de mon projet?

Un de ses conseils répond à un petit défaut de la plateforme. En effet, il recommande d’ajouter une carte pour décrire les objectifs de la liste, ce qui facilitera la compréhension des membres de votre équipe, lorsqu'ils seront invités à collaborer. Cependant, il n’est pas possible d’épingler la carte en haut. Simpletivity conseille à ce moment d’ajouter une étiquette à la carte et de la nommer «description».

Simpletivity suggère aussi d’ajouter des «Power-Ups» à vos cartes. Ces extensions permettent d’augmenter les options de votre tableau. Parmi celles-ci, on note le calendrier qui permet de synchroniser les tâches à votre calendrier professionnel, l’outil Miro présenté dernièrement pour ajouter un tableau blanc du type remue-méninges et plusieurs autres.

Une panoplie d’automatisations

Trello permet également d’automatiser certains éléments pour augmenter la productivité. Par exemple, il est possible d’ajouter une automatisation qui chaque matin organise la liste «à faire», selon la date limite des cartes.

Si vous avez des projets récurrents d’année en année, vous pouvez demander à Trello de créer une liste sur ce sujet à une date précise et d’en être alerté. Les possibilités sont pratiquement infinies.

Fiche du produit

• Coût:
  • Gratuit, avec plusieurs options intéressantes ;
  • Standard: 5 $US par mois par utilisateur ;
  • Premium: 10 $US par mois par utilisateur ;
  • Entreprise: 17,50 $US par mois par utilisateur (pour 25 comptes).
• Date de création: 2011
• Plateforme: à même votre navigateur, iOs, Android.
• Les avantages:
  • La possibilité d’ajouter Trello à Microsoft Teams pour avoir l’application à même ses clavardages ;
  • La documentation disponible sur le site de Trello et sur YouTube ;
  • L’automatisation des tâches ;
  • La présentation sous forme de tableau de bord de l’outil.
• Les désavantages:
  • Impossible d’ajouter des descriptions à ses listes à l'exception d’ajouter une carte avec une étiquette et de la conserver en haut ;
  • Il n’est pas possible d’épingler une carte en haut de sa liste.

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