Quand le temps nous échappe... (Photo: Bruno Figueiredo pour Unsplash)
MAUDITE JOB! est une rubrique où Olivier Schmouker répond à vos interrogations les plus croustillantes [et les plus pertinentes] sur le monde de l’entreprise moderne… et, bien sûr, de ses travers. Un rendez-vous à lire les mardis et les jeudis. Vous avez envie de participer? Envoyez-nous votre question à mauditejob@groupecontex.ca
Q. – «Je suis toujours à la course. Je dois faire mille choses à la fois, et j’ai l’impression de ne jamais rien terminer de façon correcte. Sans parler du fait que je donne la priorité au travail, si bien qu’il y a des tâches familiales que je ne parviens pas à accomplir. Y a-t-il un truc pour trouver le temps de tout bien faire?» – Kristalina
R. – Chère Kristalina, comme nombre d’entre nous, vous manquez de temps. Mais dans votre cas, cela semble être un manque cruel puisque votre vie familiale pâtit de la course contre la montre qu’est votre vie professionnelle. Il est donc grand temps de reprendre le contrôle de votre chronomètre.
Léon Ho est fondateur et PDG de Lifehack, une start-up américaine dédiée aux conseils pratiques visant à améliorer le quotidien des gens dans toutes sortes de domaines (motivation, leadership, nutrition, etc.). Dans un récent billet de blogue, il raconte comment il a lui-même réussi à arrêter de passer son temps à éteindre les feux pour enfin se montrer efficace dans tout ce qu’il effectue. Il a réfléchi sur sa façon de gérer son travail et sa vie privée. Il a analysé les différents trucs pratiques en matière de gestion du temps qu’il avait dénichés dans différents livres et sites web. Et il en a conclu ceci: «Il s'est avéré que ce n'était pas un manque de temps, mais plutôt un manque d'optimisation d'une partie de mon temps qui me faisait souffrir», résume-t-il.
Résultat? Il a concocté sa propre méthode pour bien gérer son temps, laquelle tient en cinq étapes.
1. Analysez votre agenda actuel
L’idée, c’est d’identifier les moments de la semaine où vous n’êtes pas franchement efficace. Et ce, que cela concerne votre vie au travail ou celle à la maison.
Il convient donc de considérer une semaine type et de noter sur une feuille de papier chaque tâche que vous effectuez vraiment et le temps que vous y consacrez à chaque fois que vous vous y attelez. Un point important est qu’il faut être honnête avec vous-même en faisant ce travail: notez bien les tâches qui vous sont pénibles, que vous avez du mal à accomplir, sans tricher sur le temps que vous y passez vraiment.
Puis, donnez une note à chaque bloc de temps ainsi identifié, une note de 1 à 5 concernant votre efficacité réelle (1=pas vraiment efficace; 5=hyper efficace). Et coloriez les blocs en fonction de la note reçue: 1= rouge; 2=orange; 3=aucune couleur; 4=jaune; 5=vert.
2. Concoctez votre agenda de rêve
Prenez une autre feuille et planifiez une semaine qui serait idéale pour vous, dans laquelle figurent, une nouvelle fois, les tâches professionnelles et personnelles.
Ensuite, attribuez une note de 1 à 5 à chaque bloc de temps en fonction de son importance (1=pas vraiment important; 5=incontournable). Et coloriez les blocs en fonction de la note reçue: 1= rouge; 2=orange; 3=aucune couleur; 4=jaune; 5=vert.
Cet exercice doit vous permettre d’identifier vos vraies priorités.
3. Optimisez votre agenda
Il s’agit de reconfigurer votre agenda actuel (étape 1) à la lumière de votre agenda de rêve (étape 2), de manière réaliste.
Sur une nouvelle feuille, commencez par placer les blocs qui sont en vert et en jaune dans les deux précédents agendas. Ils correspondent à vos impératifs que vous effectuez avec facilité.
Puis, placez les blocs qui sont importants (en jaune ou en vert dans le deuxième agenda), mais que vous peinez à exécuter (en orange ou en rouge dans le premier agenda). Ce sont vos impératifs susceptibles d’être améliorés, ceux sur lesquels vous devriez vous concentrer afin de gagner en efficacité.
Enfin, notez à part toutes les autres tâches, à savoir celles que vous avez l’habitude d’accomplir même si elles ne sont pas si cruciales que ça. Pour les repérer, posez-vous des questions du genre « Est-ce que je dois vraiment faire cette tâche?», «Est-elle si urgente que ça?», «Y aurait-il une meilleure façon de l'accomplir?», ou encore «Quelqu’un d’autre pourrait-il mieux l’effectuer que moi?».
4. Passez à l’action!
Tout ce travail vous a permis, par exemple, de voir que la réunion du lundi est une vraie perte de temps pour vous. Alors, changez ça, et parlez-en aux autres: «Et si je ne venais plus à la réunion du lundi, tu en penserais quoi…» De votre côté, cela pourrait vous faire gagner une heure ou deux, que vous pourriez dédier à une tâche importante pour laquelle vous manquez toujours de temps.
Idem, peut-être pourriez-vous confier à un collègue une tâche que vous jugez si importante que vous avez toujours préféré assumer la responsabilité, mais sans jamais réaliser que vous n’étiez pas la meilleure personne pour la mener à bien. Oui, peut-être apprendriez-vous ainsi à surmonter la peur de déléguer.
Vous verrez, les sources de «gain de temps» sont, en vérité, innombrables.
5. Affinez sans cesse votre nouvel agenda
Semaine après semaine, vous allez constater que vos changements sont eux-mêmes améliorables. Alors, n’hésitez pas, faites ces nouveaux petits changements, qui vous permettront de gagner 10 minutes par ci et 10 autres minutes par là. Car il n’y a pas de petit gain en matière de temps.
Voilà, Kristalina. Je suis convaincu que la méthode de Léon Ho vous permettra d’apporter de belles améliorations à votre agenda, et donc d’enfin trouver le temps d’accomplir ce qui vous tient vraiment à cœur.
En passant, l’écrivain français Jacques-Bénigne Bossuet a dit dans ses «Sermons»: «Le temps découvre les secrets; le temps fait naître les occasions; le temps confirme les bons conseils».
