Pour remercier les partenaires de l'événement et surtout pour leur accorder de la visibilité, les organisateurs ont souvent tendance à les inviter à présenter un discours sur scène. Cette pratique a pour conséquence d'allonger la soirée... et d'ennuyer les convives. «À moins que vos partenaires n'aient une annonce spectaculaire à faire, remplacez les discours par des capsules vidéo, des présentations lors du cocktail ; faites preuve de créativité pour alléger l'aspect protocolaire de la soirée», suggère Nathalie Gélinas, qui est vice-présidente et productrice chez Idées au cube. Cette firme montréalaise organise une trentaine de galas par année.
Les experts en gala sont unanimes : chaque discours ne devrait jamais durer plus de cinq minutes, et la moitié s'il s'agit d'une allocution lors d'un gala cocktail. Les discours sont-ils inévitables ? Pour éviter les longueurs et les propos répétitifs, exigez d'avoir un droit de regard sur le contenu des allocutions, recommande Arlaine Cossette.
«Il faut rappeler à vos intervenants que ce n'est pas de leurs discours que les gens vont se souvenir, mais du déroulement de la soirée», insiste-t-elle. Plusieurs organisations, notamment celle du gala du RFAQ, utilisent un chronomètre visible pour que les gens sur scène ne dépassent pas la durée qui leur est allouée.
8. Sachez composer avec les politiciens
Ça paraît bien d'avoir la présence d'un premier ministre, d'un chef de parti, d'un ministre ou d'un député lors d'un gala. Mais attention, ces dignitaires augmentent le risque de perdre le contrôle de la soirée, avertissent plusieurs professionnels en organisation d'événements. Ces dignitaires veulent habituellement passer les premiers au programme de la soirée. En raison de leur agenda souvent chargé, ils peuvent arriver en retard et, du coup, occasionner des délais. Mieux vaut établir un plan B.
9. Favorisez le réseautage
Pour plusieurs convives, le réseautage est la principale raison de participer à un gala. «D'où l'intérêt pour les organisations de communiquer le plus rapidement possible le nom des gens qui seront présents, ainsi que le numéro de table où ils seront assis», soutient Nathalie Gélinas, d'Idées au cube. Lors du dernier gala Reconnaissance du Palais des congrès de Montréal, les 700 convives ont reçu cette liste le jour même de la soirée. Selon Mme Gélinas, il s'agit d'une bonne solution pour aider à stimuler les ventes de billets. L'entreprise CGI travaille actuellement à améliorer son application mobile destinée aux événements. D'ici peu, les organisateurs pourront bénéficier d'une fonction qui avertira instantanément les convives de l'arrivée de chaque participant.
10. Sélectionnez vos finalistes avec soin
Plus la qualité de vos finalistes sera relevée, plus les partenaires voudront s'associer à votre gala et meilleures seront les ventes de billets. C'est ce que constate l'équipe organisatrice du Gala du RFAQ. «En cinq ans, le nombre de convives est passé de 450 à près de 800», signale Paryse St-Pierre.
Au gala de clôture de l'Association québécoise des technologies, présenté à Tremblant chaque année en février, on a instauré depuis cinq ans un vote populaire au sein des convives pour désigner, au cours de la soirée, le pdg de l'année parmi les trois finalistes. «Le nombre de convives présents au gala a augmenté de 125 à 200, et plus personne ne quitte la salle avant la fin du repas», assure Nicole Martel, directrice générale de l'Association.
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