Les organisateurs sont généralement très surpris par le chaleureux décor feutré de la salle de l’Hôtel Universel, à Rivière-du-Loup, ponctué de boiserie et de vitraux.

Le succès d'un gala réside dans le souci de chaque élément. Et ça commence dans le stationnement. «Vous aurez beau organiser l'événement le plus sensationnel, si vos convives doivent marcher plusieurs centaines de mètres avant d'accéder à l'accueil, et qu'en plus il pleut ce jour-là, la plupart se rappelleront avoir eu les cheveux mouillés et les pieds dans l'eau», souligne Jason Turcotte.

L'accueil, l'accès au vestiaire, la gestion des déplacements des convives sont des éléments tout aussi importants, ajoute Arlaine Cossette. «Par exemple, les organisateurs ne devraient jamais aménager le bar à l'entrée de la salle où se déroule le cocktail, afin d'éviter les embouteillages», mentionne-t-elle.

À propos de circulation, cette professionnelle du gala ne prend jamais de risques relativement à la capacité maximale d'une salle. «Malgré ce qu'affichent les locateurs de salles, je réduis d'au moins 50 à 100 personnes la capacité banquet indiquée. Une salle de 800 personnes conviendra par exemple à un groupe de 700 convives. De cette façon, le service aux tables sera plus fluide.»

L'idéal est de réserver sa salle de réception un an à l'avance pour bénéficier d'un meilleur choix. Difficile néanmoins de réserver longtemps à l'avance dans les hôtels où l'on exige la garantie d'un certain nombre de chambres.

5. Analysez l'option «fournisseurs maison»

Plusieurs établissements propices à la tenue de galas suggéreront une liste de fournisseurs, voire les imposeront. Un détail qui peut, à première vue, sembler contraignant. Mais qui permet de sauver du temps.

Parlez-en à Paryse St-Pierre, vice-présidente, marketing, du Réseau des Femmes d'affaires du Québec (RFAQ), qui organise depuis six ans le gala annuel du Réseau. «L'année dernière, nous avons sélectionné le fournisseur audiovisuel que nous a suggéré le Palais des congrès de Montréal. L'organisation du gala n'a jamais aussi bien fonctionné sur le plan technique. À tel point qu'on y retourne cette année», rapporte-t-elle.

6. Procédez à une répétition générale

À moins d'avoir une confiance absolue dans votre organisation et vos fournisseurs, vous avez tout avantage à privilégier une salle dans laquelle le montage du gala peut s'effectuer la veille de l'événement ou, à tout le moins, le plus tôt possible en matinée. «Cette arrivée hâtive permet de tester l'équipement, les présentations vidéo et surtout de procéder à une répétition générale», dit Arlaine Cossette. L'équipe du gala du RFAQ organise même un cocktail pré-gala afin que les finalistes et les partenaires de la soirée s'apprivoisent mutuellement.

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