Comment classer et conserver vos documents importants

Publié le 26/09/2016 à 08:00

Comment classer et conserver vos documents importants

Publié le 26/09/2016 à 08:00

Par Nafi Alibert

C’est bien connu : les paroles s’envolent, mais les écrits eux restent. Et certains documents personnels nous suivront une bonne partie de notre vie… « Parfois jusqu’à notre décès et même au-delà », glisse Daniel Ducharme, un archiviste à Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ).

Expert en la question, M. Ducharme identifie cinq raisons importantes de conserver ses documents avec soin. Qu’ils aient une valeur juridique, financière, fiscale ou autre, ces papiers servent :

  • À confirmer notre état civil (acte de naissance, de mariage, de divorce, passeport, etc.)
  • À faire valoir nos droits en cas de réclamations (preuves d’achat, assurances…)
  • Témoigner de nos possessions et propriétés (dépenses d’investissement)
  • Refléter notre vie socioprofessionnelle (contrats de travail, rapport d’impôt…) 

« De façon plus arbitraire, les documents à valeur sentimentale doivent aussi être conservés avec précaution pour éventuellement être transmis comme un fonds familial », ajoute-t-il.

Chaque document à sa durée de vie. Le site gouvernemental Portail Québec recense les périodes de conservation recommandées pour chaque type de documents. 

Trier et conserver

Nathalie Levesque est experte en gouvernance documentaire chez Gestar. Elle met d’habitude de l’ordre dans les dossiers des entreprises, mais sa méthode de classement s’applique aussi aux particuliers.

Elle recommande un classement par activité ou par fonction, et non par sujet ou nom d’organisme.

Il faut donc privilégier des catégories de types « travail » ou « banque », à une catégorie intitulée « Service Canada » dans laquelle pourraient se retrouver pêle-mêle des documents de l’assurance-emploi, de retraite et un certificat de citoyenneté.

« Un index de cette structure aidera à se retrouver au travers de cette masse documentaire », précise-t-elle.

Mais ce n’est pas tout. Encore faut-il conserver ses papiers dans un lieu adéquat à l’abri de la chaleur, en contrôlant l’humidité, loin des endroits poussiéreux, exposés à la moisissure et ceux où prolifèrent les insectes.

« Certains mettent aussi les documents importants dans deux lieux, en deux copies, et ils en conservent parfois une chez le notaire », explique Mme Levesque.

Autre alternative : à partir de 55 $ par année, la Banque Scotia offre des coffrets de sûreté pour le stockage des documents.

« Nos coffrets sont dans une voûte blindée, ils peuvent protéger les documents contre les incendies ou les inondations. Le risque est très minime. C’est pourquoi ce produit reste très populaire » partage Jean-Pierre Sanchez, directeur d’une succursale de la Banque Scotia à Montréal. 

Dans les nuages

Les documents numériques sont-ils à l’abri dans les classeurs virtuels des fournisseurs de stockage infonuagique ?

Frédéric Mailhot, le directeur du Département de génie électrique et de génie informatique à l’Université Sherbrooke répond qu’en théorie « oui ».

Selon le professeur, les entreprises qui offrent ces services font des sauvegardes automatiques de nos fichiers en ligne. Pour une meilleure protection de la vie privée, il recommande toutefois de crypter au préalable les documents sensibles.

Attention, « il n’y a rien d’indéchiffrable et presque toutes les techniques de chiffrement d’aujourd’hui sont à risque à court terme », prévient-il avant de spécifier qu’un ordinateur connecté est également exposé à des risques de piratage.

« D’où l’importance de faire des mises à jour de notre système d’exploitation et de l’antivirus pour assurer que toutes les défaillances des versions antérieures aient été réglées », le rejoint Brian Cann, vice-président en services Infrastructures et Infonuagiques au Groupe CGI.

D’ailleurs, M. Cann estime que les fournisseurs de stockage infonuagique offrent un environnement sécuritaire comparable à une maison. « En fait, ils nous en remettent les clefs, si on décide de ne pas bien barrer la porte, alors on s’expose à un risque », dit-il. Et ces clefs sont le mot de passe pour lequel l’expert conseille une combinaison d’au moins huit caractères, avec des chiffres, des lettres et des caractères spéciaux.

« Mais ça prend un troisième niveau de protection avec un disque dur externe qui ne sera pas connecté, mais qu’on synchronisera au moins une fois par mois. Et là les documents seront largement en sécurité », termine l’archiviste à BAnQ qui ne travaille plus qu’avec des documents numériques.


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