Votre voisin de bureau dégage de fortes odeurs ? Un autre vous vole vos idées ? Vous aimeriez régler le problème sans le vexer, mais vous ne savez pas comment vous y prendre ? Julie Blais Comeau, spécialiste de l'étiquette au travail, conférencière et auteure, propose quelques trucs pour vous sortir d'une situation délicate avec élégance. Deux conseillers en ressources humaines agréés (CRHA), Patrick Bernier, de l'Équipe Humania, et Marie-Josée Bélanger, de Zone RH, complètent les propos de notre experte. Voici donc 12 situations susceptibles de se produire dans n'importe quel environnement de travail.

1 Mon collègue sent fort

Ce peut être Gérard qui transpire beaucoup ou la belle Pauline qui s'asperge de parfum chaque matin. Comme de telles odeurs peuvent provoquer des maux de tête ou des allergies, s'en plaindre est loin d'être un caprice. Discussion délicate s'il en est, parce que c'est une affaire très personnelle. «Il reste que la plupart des personnes qui ont des problèmes d'odeur aimeraient le savoir», croit Mme Blais Comeau.

Cette question délicate se règle en privé et en personne. Et il est plus facile d'en discuter entre personnes de même sexe. De grâce, n'envoyez pas la dernière recrue faire le message. Si la personne est d'origine ethnique, la situation peut être encore plus délicate.

Vous pourriez briser la glace par quelque chose comme : «Je te le dis parce que, si c'était moi, j'aimerais bien qu'on me le dise». Expliquez-lui l'effet négatif que cette odeur trop soutenue a sur vous. La personne se montrera certainement surprise, gênée peut-être, et vous en sera probablement reconnaissante.

2 Mon collègue entre dans mon bureau comme dans une gare

Plusieurs entreprises ont adopté une politique de porte ouverte qui, bien qu'elle ait pour objectif de démontrer une ouverture aux autres, crée également la fausse impression que l'on peut déranger tout le monde à tout moment. «Dans ce cas-là, c'est une question de productivité avant tout : imaginez le résultat si de nombreux employés se font régulièrement interrompre par d'autres !» lance Mme Blais Comeau, qui ajoute que les employés sont généralement plus sensibilisés à leur propre productivité qu'à celle des autres.

Une affichette placée à l'entrée de votre bureau pourrait régler le problème. D'un côté, «À votre service», et de l'autre, «J'ai besoin de concentration» ou «À votre service dans une heure».

3 Mon collègue me vole mes idées

Problème complexe, surtout s'il s'agit de votre patron ! La meilleure solution est de bien documenter vos idées et de les archiver. Gardez tous vos supérieurs et vos collègues au courant de ce que vous faites. Quand vous recevez des compliments de collègues, transférez-les à vos patrons. En passant, ne vous plaignez jamais par courriel ; c'est trop indélicat.

4 Halte aux détails du divorce de mon voisin de bureau

Si un employé vit un divorce ou la maladie d'un proche, c'est à lui d'en informer son patron et de lui demander du temps pour régler ses problèmes et un endroit privé pour faire ses appels personnels. Si vous êtes proche de cette personne, vous pourriez avoir un entretien avec elle et lui faire comprendre que vous en savez plus sur sa vie privée qu'elle ne le souhaite probablement. Autre possibilité : demander à votre patron d'intervenir en préservant votre anonymat.

5 La braguette de mon collègue est ouverte

Ou le bouton de la blouse d'une collègue est détaché. Encore ici, le message passera mieux s'il est fait par une personne du même sexe. Pas de «ta fly est baissée» d'une voix de stentor. Soyez discret. Approchez-vous de la personne et annoncez-lui la nouvelle (!) à voix basse en évitant le contact visuel. Utilisez votre corps comme écran pour qu'elle puisse rectifier le tir sans attirer l'attention.

«Selon le contexte, en réunion par exemple, vous pouvez aussi lui écrire un petit message sur un bout de papier, lui envoyer un courriel ou un texto», souligne l'experte de l'étiquette.

6 Un de mes collègues répond aux courriels qui me sont destinés quand il en reçoit une copie conforme

On envoie généralement une copie conforme (c.c.) à une autre personne pour faire circuler l'information. Ainsi, le destinataire principal ne s'attend pas à ce que cette autre personne réponde. Si elle le fait, il faut alors le dire, tout simplement. «Il faut aussi savoir qu'il y a une façon "protocolaire" d'envoyer des courriels en respectant la hiérarchie des personnes (le pape, ensuite les cardinaux, puis les curés)», explique Mme Blais Comeau.

7 Mon collègue mange à son bureau et empeste le mien

Votre voisin de bureau se fait chauffer un mets surgelé et le mange à son poste de travail, ce qui empeste votre zone de travail. À moins qu'il ait adopté un régime de poisson... Ou qu'il célèbre toujours l'arrivée de la fin de semaine en faisant exploser du popcorn !

Vous avez raison de vous en offusquer, puisqu'il est prouvé qu'un bureau sur lequel on mange régulièrement contient 400 fois plus de microbes qu'un siège de toilette. Normal, les préposés au ménage dans les immeubles de bureaux ne nettoient jamais les surfaces horizontales parce qu'elles sont encombrées de papier.

«Dans ce cas, estime Mme Blais Comeau, le mieux serait d'aller trouver le patron, de lui expliquer la situation et de lui demander d'élaborer des lignes directrices à cet égard et de les afficher. Même chose pour le niveau sonore si des employés travaillent en écoutant de la musique. Après tout, c'est une question de productivité.»

8 Mon collègue utilise son téléphone intelligent en réunion

C'est une question de culture organisationnelle. Dans certaines entreprises, c'est accepté. Mais même dans ce cas, il faut choisir le moment le plus opportun pour réduire l'impact sur les autres. Avant de commencer la réunion, mettez toujours votre appareil en mode silencieux (vibrant).

Si vous ne voulez pas être dérangé durant la rencontre, vous pourriez dès le départ apporter cette précision : «Afin que nous puissions faire le travail convenu dans le temps prévu, éteignons nos téléphones».

Si l'un des participants résiste, vous pouvez lui demander, après deux appels : «Préférerais-tu que nous remettions la réunion ?» Et après un autre appel, faites-lui savoir que, sans son attention, la réunion ne peut pas se poursuivre.

Cela dit, il peut y avoir des exceptions, comme un collègue dont un proche est très malade et qui attend un appel urgent. Dans un tel cas, tout le monde comprendra.

9 Lors d'un repas d'affaires, de quoi devrais-je parler ?

Au début, il est de mise de parler de la pluie et du beau temps avant d'entrer dans le vif du sujet. La religion, l'argent, la politique et la diversité culturelle sont des sujets glissants, mais si vous n'en parlez pas, de quoi parlerez-vous ? Autrefois, ces sujets étaient bannis des rencontres professionnelles mais aujourd'hui, ils sont acceptés, à condition de faire preuve d'ouverture d'esprit quand on n'est pas d'accord avec son interlocuteur.

En tout cas, il faut toujours éviter les sujets «DINE» à table (Dégoûtant, Insultant, nouvelles Négatives, sujet trop Émotif).

Aujourd'hui, avec les réseaux sociaux, on peut apprendre pas mal de choses sur une personne seulement en quelques clics. Pourquoi ne pas aller consulter le compte LinkedIn de votre interlocuteur pour connaître ses intérêts ? «Sinon, certains sujets plus légers peuvent vous permettre d'entreprendre une conversation intéressante, comme un article dans le journal du matin, un livre spécialisé lu récemment, une anecdote diffusée à la radio ou à la télévision, un sujet d'actualité, etc.», conseille Patrick Bernier, d'Équipe Humania.

10 Un collègue arrive toujours en retard aux réunions

Si la situation est chronique, c'est probablement que le patron l'a toujours tolérée. Cela dit, s'il faut redresser la barre, envoyez ou faites envoyer aux participants un ordre du jour : 8 h 43 café-muffin ; 9 h 08 début de la réunion ; etc. «Ça aura l'air plus précis si vous n'utilisez pas de chiffres ronds», explique Mme Blais Comeau. Et précisez que celui ou celle qui arrive le dernier prendra les notes et enverra le compte rendu de la réunion aux autres. Surtout, ne répétez pas pour le retardataire ce qu'il a manqué ; c'est à lui de se débrouiller pour aller chercher l'information auprès d'autres collègues une fois la réunion terminée.

11 Le bureau de mon collègue est une vraie caverne d'Ali Baba

... et c'est le premier que les clients voient en entrant. Poussières, allergies, risque d'incendie, c'est «quasiment» un cas de CSST. «Mais d'abord, allez en parler au patron et demandez-lui de mettre ses culottes (en des termes plus polis cependant !)», conseille Marie-Josée Bélanger, de Zone RH.

12 Mon collègue ne salue jamais ses collègues

Si vous êtes du genre à dire «bonjour !» à tout le monde en arrivant au bureau et que l'un de vos collègues ne vous répond jamais, ne le prenez surtout pas personnel. Il est peut-être timide, introverti ou très concentré le matin. Pourquoi ne pas lui en parler ?

S'il est grognon de naissance, vous pouvez en parler avec votre supérieur ou vos collègues de travail mais... bonne chance !

«L'erreur, croit Mme Bélanger, est de conclure qu'une personne qui ne salue pas ses collègues ne s'intéresse pas à eux. Certaines personnes sont très, très timides et ne sont pas nécessairement à l'aise de saluer tout le monde.»

dominique.froment@tc.tc