Pendant que l'industrie du papier décline, Domtar diversifie ses activités depuis deux ans grâce à une stratégie d'acquisitions. Dans ce contexte, la gestion des technologies de l'information est cruciale.
«À la base, tout directeur des technologies de l'information doit pouvoir répondre à deux questions : qu'est-ce que les TI font ? et comment le font-elles ?» a expliqué le vice-président, technologies de l'information chez Domtar, Michel Meunier, à l'occasion d'une allocution devant des membres du Réseau Action TI à Montréal.
M. Meunier, qui compte 24 ans d'expérience au sein de l'entreprise de pâtes et papiers, est arrivé dans la chaise de vice-président TI en 2009. Dès son entrée en poste, il a mis en place un plan en quatre étapes pour répondre le plus précisément possible à ces deux questions. «Il nous a fallu un an et demi pour bâtir le document qui sert aujourd'hui de référence relativement aux communications avec nos différentes unités d'affaires», dit-il.
Un plan en quatre étapes
La première étape vise à répondre à la première question en dressant la liste de tout ce que les TI font chaque année. Il s'agit d'un fichier Excel qui détaille les services offerts et les coûts associés à chacun d'eux. «Avec nos collègues des finances, on arrive à pouvoir chiffrer avec une grande précision combien nous coûtent nos serveurs, nos télécoms, la maintenance de telle ou telle application. Cette liste est mise à jour chaque année», raconte-t-il.
À la seconde étape, Domtar évalue les risques qui menacent ses affaires, en concentrant d'abord ses efforts sur les infrastructures TI critiques. «Nous avons mis en place un diagramme avec, sur un axe, les risques financiers, légaux et de conformité qui sont associés à chaque service. L'autre axe représente les problèmes potentiels que les services pourraient nous causer», dit-il. Plus les bulles sont grosses, plus les services sont critiques. L'entreprise se sert du diagramme comme d'un outil de priorisation pour effectuer ses interventions.
Au cours de la troisième étape, la direction des TI de Domtar catégorise ses investissements, pour éviter d'injecter des fonds dans des applications ou des systèmes pour lesquels il n'y a pas de futur à moyen ou à long terme. «À l'inverse, si nous devons investir dans une application pour un secteur en croissance et qui est au coeur de notre plan de match sur cinq ans, il est facile de justifier une mise à niveau», affirme-t-il.
Le quatrième élément du plan vise l'évaluation des contraintes et des événements TI à venir. «Par exemple, lorsque Microsoft cessera de supporter son système d'exploitation Windows XP en avril 2014, Domtar doit savoir ce qu'elle fera pour chacune de ses unités d'affaires. Le mot d'ordre est d'harmoniser, de simplifier et de s'assurer que nos énergies sont placées aux bons endroits», soutient M. Meunier.
Gestion des TI et diversification
Le dirigeant ajoute que le plan lui sert grandement alors que Domtar a effectué huit acquisitions au cours des deux dernières années, soit depuis qu'elle a pris le virage des produits de soins personnels, entre autres des couches pour bébés et pour adultes.
«Je ne suis pas consulté avant les acquisitions. Lorsque Domtar achète la totalité d'une entreprise, je dois me fier à mes partenaires à la haute direction. Ma philosophie de gestion est que, si l'entreprise fonctionne aujourd'hui, elle fonctionnera encore demain. Toutefois, quelques mois plus tard, lorsque nous évaluons les infrastructures TI, il y a de fortes chances pour que nous voulions changer les systèmes afin de les harmoniser avec les nôtres. Par contre, il est facile de s'emmêler lorsque nous n'achetons qu'une partie d'une entreprise», dit-il.
M. Meunier ajoute que la question de l'amélioration de la productivité est vécue différemment selon les unités d'affaires, expliquant que Domtar sera moins portée à investir dans le secteur des pâtes et papiers, qui est en déclin, et préférera miser sur le secteur des soins personnels, qui est en croissance.
