1 Faites appel à des professionnels

Si vous n'utilisez toujours pas les services d'une agence de voyage spécialisée en déplacements d'affaires, il est grand temps de le faire.

"Notre important pouvoir d'achat, notamment avec Air Canada et Delta Airlines, nous permet d'obtenir des sièges à prix réduits", soutient Denise Morel, directrice du développement, marché Québec, de Vision 2000.

"Cela vaut, même lorsque les vols sont en voie d'être complets", ajoute-t-elle.

Pas encore convaincu de la pertinence de faire appel à une agence de voyage ? Alors sachez que ces dernières utilisent des logiciels de recherche ultrarapides qui comparent les meilleurs tarifs d'hôtels à l'étranger offerts sur les principaux sites à rabais. Une économie de temps notable pour vous et pour votre entreprise.

2 Négociez

Les hôteliers sont particulièrement affamés. Ils sont donc prêts à négocier.

Lors de la réservation, n'hésitez pas à demander que le petit déjeuner, l'accès Internet haute vitesse ainsi que le stationnement soient compris dans le tarif de la chambre. Plusieurs dirigeants nous ont indiqué qu'ils hésitent à réduire les prix, mais qu'ils sont prêts à bonifier leur offre.

3 Évaluez la meilleure option d'hébergement

Avez-vous pensé au gîte touristique urbain ? Ces établissements, qui offrent un cadre moins traditionnel que le milieu hôtelier, proposent généralement un lit douillet, le petit déjeuner et l'accès Internet pour moins de 100 $ la nuitée.

Seuls inconvénients : les clients doivent parfois partager le même téléviseur dans une salle de séjour et l'usage de la salle de bains.

Vous devez effectuer un séjour de plusieurs jours ? Vous pouvez alors louer un appartement-hôtel. De plus en plus de villes canadiennes proposent ce type d'appartements avec cuisine complète. Il suffit d'une petite épicerie, et hop ! vous épargnez les coûts de trois repas au resto.

Devez-vous absolument séjourner au centre-ville ? Les hôtels en périphérie proposent souvent de bien meilleurs tarifs pour des chambres plus spacieuses et des services plus étendus.

4 Profitez des transports collectifs

La location d'une auto est-elle réellement nécessaire ? La plupart des aéroports offrent un lien ferroviaire, à la rigueur un service de navette en direction du centre-ville qui s'avère plus abordable que la course en taxi. Certains hôtels offrent également un service de transport à leurs clients.

5 Soyez flexible

"Faites preuve de souplesse quant aux vols de départ et d'arrivée", conseille Philippe Saint-Pierre, agent de communications chez CAA-Québec. Les prix peuvent varier de quelques centaines de dollars selon que vous prenez un vol de matin ou de soir, en semaine et en fin de semaine.

Autant que possible, évitez de voyager lors des grandes périodes d'affluence, notamment lors des congés scolaires et fériés. Les prix gonflent en ces occasions.

Enfin, voyagez léger pour éviter de payer des frais de surplus de poids pour les bagages et faciliter vos déplacements si vous optez pour le transport en commun.