Elles sont souvent dans le secret des dieux et connaissent, avant tous les employés, les bonnes et les mauvaises nouvelles qui leur pendent au bout du nez. Elles savent parfois sur leur patron des choses qui pourraient le mettre dans l'embarras. Certaines surprotègent leur patron en exerçant un contrôle presque total sur son environnement. Ce sont les adjointes administratives, les secrétaires comme on les appelait autrefois !

Et ces perles sont de plus en plus difficiles à trouver. Une adjointe d'expérience peut espérer se trouver un emploi en l'espace de 2 à 3 semaines, un peu plus si elle vise un poste auprès d'un grand pdg. «Il y a eu une époque où les femmes qui voulaient aller sur le marché du travail devaient devenir infirmières ou secrétaires. Mais maintenant qu'elles ont accès à presque tous les emplois, c'est plus difficile de recruter de bonnes adjointes administratives», explique Marc Paquet, président de MPA Recherche de cadres, de Brossard.

Quand on lui demande ce qu'il faut pour devenir une bonne adjointe administrative, M. Paquet a une approche pratique. D'abord, il faut une bonne maîtrise de l'anglais et du français parlés et écrits. Et puis, une bonne connaissance des technologies de l'information. Aujourd'hui, une solide formation en bureautique est essentielle.

Voilà pour les compétences. Pour les qualités, M. Paquet privilégie la débrouillardise et l'esprit d'initiative. «Certaines adjointes auront l'occasion d'élargir leur rôle en participant à des décisions, en faisant du marketing, des ressources humaines ou même en travaillant à un projet spécial.»

Pour les conseillers d'orientation comme Nancy Blanchet, du Collège de Rosemont, le profil type de l'adjointe administrative est une «personnalité conventionnelle». «Ce ne sont pas des personnes qui veulent changer le monde. Elles respectent les règles, et les structures les sécurisent.»

Les bonnes adjointes administratives sont très organisées et méticuleuses. Et elles sont sociables. «Si tu n'aimes pas le monde, ce n'est pas ta place», estime Mme Blanchet.

Polyvalence et atomes crochus

Les adjointes doivent être polyvalentes, leurs tâches pouvant grandement différer selon le secteur d'activité dans lequel elles évoluent et surtout selon la taille de l'entreprise. On peut penser que l'adjointe du président d'une PME de 50 employés a des tâches beaucoup plus variées que celle du président d'une multinationale.

«Chaque gestionnaire recherche chez son adjointe quelque chose de particulier, affirme aussi Patrick McLean, président de l'agence de recrutement wwwork ! . Et plus vous montez dans la hiérarchie, plus les atomes crochus sont importants.»

Le poste d'adjointe administrative est-il moins glamour ? «Ça dépend de la perception de chaque adjointe, répond Patrick McLean. Certaines adjointes de pdg de grande entreprise peuvent gagner jusqu'à 70 000 $ et même 80 000 $ par année. Elles voyagent dans plusieurs pays avec leur patron. L'autre côté de la médaille est qu'elles doivent adopter l'horaire de celui-ci et que ça devient difficile si elles ont de jeunes enfants.»

Les salaires varient selon l'expérience : de 33 000 $ en moyenne en début de carrière à 52 000 $ pour une adjointe de direction, dit Dominic Levesque, vice-président, Ouest du Québec et Maritimes chez Randstad.

Parmi les principales qualités que recherchent les patrons chez leur adjointe, M. McLean mentionne l'entregent, un sens poussé du service à la clientèle et de l'organisation et une présentation professionnelle.

Les Événements Les Affaires présentent la conférence «Adjointes administratives : Devenez la partenaire stratégique des patrons, de l'équipe et de l'organisation», le 24 avril à Montréal et le 9 mai à Québec.

LE PROFIL IDÉAL

Nous avons demandé à cinq adjointes administratives d'expérience quelles étaient les qualités requises pour remplir cette fonction de façon compétente et efficace. Voici les principales.

Débrouillardise

Polyvalence

Bonne écoute

Sens de l'organisation

Autonomie

Loyauté

Rigueur

Paroles d'adjointes

«Chaque patron choisit son adjointe en fonction de ses besoins et de sa personnalité. Il faut une bonne chimie entre les deux.»

«Comme nous nous retrouvons souvent avec plusieurs urgences en même temps, il faut avoir un bon sens de l'organisation et savoir gérer ses priorités.»

«Une présidente m'a déjà dit que j'étais celle qui la connaissait le mieux après sa mère. Certaines adjointes savent des choses sur leur patron qui pourraient les mettre dans l'embarras. La discrétion est une qualité essentielle dans nos fonctions.»

Cette semaine, le thème en vedette à La Franchise est le sens de l'accueil.

Série 7 de 10

Cette série s'inspire des défis que relèveront 12 entrepreneurs dans le cadre de l'émission La Franchise, diffusée le mercredi soir à 21 h sur les ondes de V et sur vtele.ca. Les candidats, qui participent pour gagner une franchise St-Hubert Express, s'affronteront pendant 10 semaines lors d'épreuves élaborées autour de thèmes majeurs de la gestion et de l'entrepreneuriat, et que Les Affaires décortiquent pour vous.