Ce n'est pas parce qu'il est si simple de cliquer «Envoyer» que vous devez utiliser les courriels pour gérer vos employés et vos affaires...

 À titre de leader, il est grand temps d'apprendre à utiliser correctement et efficacement les courriels. C'est le constat auquel sont arrivés les rédacteurs du blogue askthemanager.com,  qui ont analysé plus de 4000 courriels.

Ces derniers ont identifié les pires erreurs à éviter dans l'utilisation des courriels d'affaires :

1. Utiliser une adresse courriel non professionnelle. Si vous voulez que votre compagnie semble jouer dans les lignes mineures, continuez d'envoyer des courriels qui se terminent par @hotmail.com, @earthlink.net ou @aol.com! Pire encore, utilisez des mots comme «mustang», «lover22» ou «superman» avant le @ de votre adresse!

De plus, même si plusieurs entreprises en démarrage pensent qu'il est branché d'utiliser seulement le prénom dans les adresses courriel (bob@ ou jeff@), cette pratique n'a rien de professionnel. Et ce n'est pas une bonne façon de faire si vous voyez grand.

Ces trois formules sont les plus appropriées :

prenom.nom@nomdelacompagnie.com

initialeduprenomnom@nomdelacompagnie.com

nom_prenom@nomdelacompagnie.com

2. Répondre à tous. Pour l'amour de l'humanité, apprenez à utiliser ce petit bouton! Deux problèmes peuvent survenir d'une mauvaise utilisation : l'un est énervant, l'autre peut être très drôle... ou pas du tout.

L'effet énervant d'un usage inapproprié du «Répondre à tous» survient par exemple lorsqu'une équipe gère un projet commun à distance et que l'un des membres envoie un courriel à tous afin de connaître les conclusions de chacun. Il peut être frustrant qu'un membre de l'équipe ne réponde qu'à l'expéditeur initial, car cela peut créer une autre chaîne de courriels et ainsi ralentir le processus de collaboration.

L'effet comique (ou dangereux) survient lorsqu'un employé répond à tous par erreur en pensant répondre qu'à un seul collègue.

3. Copie carbone (Cc). Le champ Cc n'est pas un permis pour écrire au monde entier! Trop souvent, les gens d'affaires s'emballent et mettent en Cc une douzaine de collègues qui en réalité, n'ont aucun intérêt à recevoir ce courriel. La surutilisation du Cc augmente exponentiellement le nombre de courriels que chacun reçoit et cela réduit ainsi la productivité de chacun.

Les exemples les plus flagrants d'une mauvaise utilisation du Cc est pour «tasser» quelqu'un (en mettant son patron au Cc) ou pour se valoriser (en mettant son propre patron en Cc). Les bons leaders d'affaires ne devraient pas utiliser le Cc en tant qu'outil de promotion personnelle.

4. Les courriels «papier à lettre». Rien n'est moins professionnel qu'un courriel d'affaires avec un joli fond bleu. Tout comme le courriel et les textos sont deux modes de communication différents, les courriels d'affaires et les invitations de mariage sont également très distincts. Vos courriels d'affaires ne devraient jamais avoir de «fonds d'écran de courriel».

Dans le même ordre d'idées, limitez votre signature de courriel par votre nom, votre titre, le nom de votre compagnie, l'adresse et vos coordonnées. Inclure une citation d'un grand philosophe peut impressionner votre mère, mais pas un collègue!

5. Noms des fichiers joints. Pensez à votre récipiendaire. Que veut dire «mon_curriculum.doc» pour un responsable des ressources humaines qui reçoit une centaine de CV par semaine?

Le nom des fichiers doit être aussi court et descriptif que possible. Par exemple, inscrire la date dans le nom d'un fichier peut être très utile pour garder le fil de certains projets.

Aussi, si vous envoyez un fichier joint à un client, insérer le nom de votre compagnie quelque part dans le nom du fichier (et surtout pas le nom de la compagnie du client!).

6. Les courriels de type texto : «T tu prè pour le rdv?». Les courriels d'affaires ne devraient jamais être confondus avec les textos. Peu importe ce que vous pensez que votre récipiendaire veut voir dans le message, vous ne vous tromperez jamais en utilisant un langage et une grammaire adéquate.

Si vous devez envoyer vos courriels par cellulaire, activez la fonction correcteur de votre téléphone et envoyez des courriels que votre vis-à-vis peut comprendre sans avoir à les faire lire par un ado.

7. La quantité de courriels. Nous recevons tous trop de courriels, mais il s'agit d'une réalité de l'environnement d'affaires actuel. Le vrai problème sont les gens qui ne savent plus marcher jusqu'à votre bureau ou prendre le téléphone. Toutes les communications ne doivent pas nécessairement être documentées par courriel.

Toujours est-il que plusieurs leaders d'affaires perdent beaucoup de temps à lire tous leurs courriels. Une solution : regroupez tous les courriels dont vous n'êtes pas le principal destinataire dans un seul dossier. Aussi, résistez à la tentation de nourrir sans fin les longs échanges de courriels.

Pour en savoir plus, lisez le blogue askthemanager.com