Vous l’aurez remarqué, le processus d'accueil et d'intégration est LE projet RH sur toutes les lèvres. Souvent sous-estimé dans le monde des affaires, il joue un rôle crucial dans le développement et la rétention des talents. C'est le pont entre le recrutement et la productivité durable des employés. Selon notre mini-diagnostic RH réalisé entre juin et août 2023, 50% des entreprises considéraient l'amélioration continue de ce processus comme une priorité majeure. Il est possible de la mettre en place lors d’un contrat d’interim RH longue durée et dans un mandat structurant.
Dans cet article qui fait suite à mon résumé du Grand Rendez-Vous RH Manufacturier, nous explorerons les dernières tendances en accueil et intégration, avec ou sans l'intégration de nouvelles technologies, et nous verrons comment l'expertise d'Iceberg Management peut vous aider à réaliser vos ambitions.
Rappel des notions de base : qu’est-ce qu’un processus d'accueil et d'intégration ?
Le processus d'accueil et d'intégration est bien plus qu'une simple formalité. C'est une série d'étapes stratégiques visant à familiariser les nouveaux employés avec l'entreprise, sa culture, ses valeurs et ses attentes. Après l’important processus de dotation, c'est le premier pas vers la construction d'une expérience-employé positive et d'un sentiment d'appartenance. En plus de nos résultats de mini-diagnostic RH, la récurrence de cette thématique lors des plus récents congrès d’affaires montrent que les entreprises mettent présentement l'accent sur la mise à jour de cet important processus.
Les avantages d’intégrer de nouvelles technologies
L'intégration de nouvelles technologies révolutionne le processus d'accueil et d'intégration des employés, offrant des solutions innovantes pour renforcer l'efficacité, la personnalisation et l'expérience globale. Voici comment les nouvelles technologies peuvent être mises à profit dans l’optimisation de ce processus coûteux mais crucial :
1. La digitalisation du manuel d'employés :
Au lieu des manuels d'employés traditionnels en format PDF, la digitalisation permet de créer des manuels dynamiques et toujours à jour. Un consultant externe peut vous proposer des solutions intégrées qui lient ces manuels à des tables des matières interactives, offrant aux nouveaux employés une ressource vivante et facilement accessible.
2. L’utilisation de chatbots pour les questions en direct :
Un ajout intelligent au manuel d’employé interactif est l'intégration d’un chatbot. Ces assistants virtuels peuvent répondre en temps réel aux questions des nouveaux employés. Ils offrent une assistance instantanée et un répit aux gestionnaires et aux conseillers en ressources humaines souvent très sollicités. Utilisez-vous déjà un chatbot pour conduire la première entrevue ?
3. L’inventaire des compétences disponibles en temps réel :
Des plateformes telles que 365 Talents© fournissent un inventaire en temps réel des compétences disponibles au sein de l'entreprise. Cette technologie facilite la gestion des talents et l’organisation du travail, en permettant aux gestionnaires de comprendre rapidement les ressources disponibles et de les aligner aux besoins opérationnels.
4. Les gabarits de courriels automatisés :
L'utilisation de Genially© pour créer des gabarits de courriels automatisés transformerait la communication avec les nouveaux employés. Que ce soit pour acheminer des courriels de bienvenue ou des instructions spécifiques à respecter, cette solution technologique assure une communication constante, améliorant ainsi l'expérience des employés dès leur arrivée.
5. Les vidéos de formation employant des avatars :
L'utilisation de l'intelligence artificielle pour créer des vidéos de formation offre des avantages considérables. Une fois le contenu simplement scripté, les coûts de production sont nettement plus bas que la production en studio traditionnelle. De plus, l’utilisation d’avatars permet de mettre rapidement à jour le contenu souvent en évolution. Des outils tels que Synthesia© permettent de créer ces capsules de formation engageantes et informatives.
En résumé, l'intégration de nouvelles technologies dans le processus d'accueil et d'intégration offre des avantages considérables en termes d'efficacité, tant pour les employés que pour les responsables à l’interne. Bien entendu, il arrive régulièrement que les projets soient plus coûteux qu’estimés, ou que les retombées tardent à se manifester. Un bon choix de fournisseur, une bonne gestion de projet et une bonne révision du processus en amont, grâce aux méthodes en lean management, peuvent éviter d’exorbitants coûts de non-qualité. Iceberg Management se positionne comme un partenaire stratégique pour faciliter cette transition technologique en alignant ses solutions avec les besoins spécifiques de chaque entreprise. L’équipe d’Iceberg Management a d’ailleurs elle-même digitalisé son processus d’accueil et d’intégration avec l’ajout des modules Recruit et People à son système d’information Zoho One. C’est donc dire qu’on détient une expérience utilisateur et qu’on l’a vécu sur le terrain !
Des améliorations qui ne nécessitent PAS l’intégration de nouvelles technologies
Êtes-vous trop refroidis par une expérience d’intégration technologique non concluante antérieure ? Laissons alors un peu couler l’eau sous les ponts. Car bien que l'intégration de nouvelles technologies offre des solutions novatrices, des améliorations significatives peuvent également être réalisées sans l'utilisation de ces outils avancés. Ces approches d’amélioration mettent tout de même l'accent sur la simplification, la personnalisation et la recherche de l’efficacité opérationnelle.
1. La réduction d’étapes superflues :
Souvent, les processus d'accueil et d'intégration sont encombrés de démarches superflues ou de dédoublement d’activités informatives. En identifiant et en éliminant ces étapes inutiles, les entreprises peuvent accélérer significativement l'expérience des nouveaux employés. Un processus lean garantit la fluidité, évitant la surcharge d'informations qui peut entraver l'assimilation rapide des apprenants.
2. Le calcul du taux de roulement des nouveaux employés :
Isoler le taux de roulement des employés ayant moins d'un an d'expérience fournit des informations spécifiques et précieuses. Cela permet de mesurer l'efficacité du processus d'intégration en évaluant la rétention des nouveaux employés. Ces données peuvent orienter les ajustements nécessaires qui serviront à renforcer la fidélisation des nouveaux talents.
3. La création de cohortes dédiées :
L'idée de regrouper les nouveaux employés qui commencent sous la forme de cohortes dédiées offre plusieurs avantages. Elle facilite la création d'un environnement de soutien, où les nouveaux employés peuvent partager leurs expériences et s'entraider. Il suffit bien souvent de retarder d’une semaine ou deux la date d’entrée en fonction et d’y convier tous les nouveaux embauchés. Certaines entreprises dédient quant à elle une journée par mois à l’accueil des nouveaux. En mesurant les taux de conversion des employés en probation en employés permanents, l'entreprise peut évaluer l'efficacité de son processus d'intégration.
4. Le jumelage des conseillers RH avec les gestionnaires :
La collaboration étroite entre les professionnels des ressources humaines et les gestionnaires est essentielle. En orchestrant une rotation des rôles pendant un court laps de temps, les conseillers RH et les gestionnaires acquièrent une compréhension beaucoup plus approfondie du rôle de l'autre. Il s'agit d'une expérience formatrice, permettant aux professionnels RH de saisir les défis opérationnels sur le terrain, et permettant aux gestionnaires de mieux comprendre les impératifs de la fonction RH.
5. La formation des gestionnaires sur les meilleures pratiques :
À quand remonte votre dernière formation sur le sujet ? Probablement à « il y a trop longtemps ». En effet, les entreprises optent souvent pour des formations sur les nouveautés, plutôt que pour des formations de rappel sur des sujets en apparence bien maîtrisés. Gare aux compétences biodégradables ! Or pour optimiser le processus d'accueil et d'intégration, il est impératif de former les gestionnaires sur les meilleures pratiques en la matière. Cette formation doit notamment être axée sur la compréhension des attentes des nouveaux employés, la gestion des équipes diversifiées et la création d'un environnement inclusif et motivant.
6. Le mesure de l’expérience-employé issu de la diversité :
La diversité dans le recrutement est cruciale. Il est d’autant plus important de mesurer l'expérience des employés issus des groupes minoritaires, en comparaison à l’expérience vécue par les nouveaux employés issus du groupe majoritaire. Cette évaluation peut être réalisée à travers des sondages, des discussions de groupe et des rapports d'étonnement, permettant ainsi de garantir une intégration équitable et inclusive.
7. Les groupes de discussion, sondages et rapports d’étonnement :
Créer des forums où les gestionnaires et les nouveaux employés peuvent partager leurs défis et leurs succès favorise la communication ouverte. Ces groupes de discussion offrent une plateforme pour l'amélioration continue en identifiant les opportunités d'ajustement et en célébrant les pratiques réussies. La voix des employés est un indicateur crucial de l'efficacité du processus d'intégration. La mise en place de sondages, de rapports d'étonnement ou d’autres outils de rétroaction donne aux employés la possibilité d'exprimer leurs perspectives, contribuant ainsi à l'optimisation continue du processus.
8. Les partenariats avec des firmes spécialisées :
Établir des partenariats avec des experts externes, tels que des firmes spécialisées en relocalisation des expatriés, ou des organismes de formation certifiants effectuant la reconnaissance d’acquis expérientiels pour l’obtention de diplômes reconnus, enrichit pleinement le processus d'intégration. Ces partenaires apportent une forte valeur ajoutée et améliore la marque employeur en distinguant nettement l’entreprise de ses concurrents de main-d’œuvre.
Vous l’avez compris, toutes ces améliorations proposées ne nécessitent pas foncièrement d’investir dans des technologies avancées ou de procéder à un virage numérique. Pourtant, une simple lecture de ces options permet d’en saisir l’efficacité sur la rétention et la performance des nouveaux talents.
Une collaboration avec Iceberg Management ?
Collaborer avec des consultants externes comme l’équipe d’Iceberg Management offre une myriade d'avantages. En effet, l'expertise en gestion de projets, la collecte de données, le déploiement clair des nouveaux outils ainsi que la formation des gestionnaires sur les meilleures pratiques sont des aspects couverts par nos services. Les avantages s'étendent même à la gestion du changement, à la connaissance des dernières tendances du marché ainsi qu’à la réalisation de projets pilotes avant le déploiement général à l'échelle de toute l’entreprise.
En résumé, l'accueil et l'intégration est un des piliers de la réussite d'une entreprise. Que vous optiez pour l'intégration de nouvelles technologies ou non, nous pouvons être votre partenaire idéal pour vous accompagner dans cette transformation vers l’excellence. N'oublions pas que l'expérience employé, la culture organisationnelle et le sentiment d'appartenance sont les fondations d'une entreprise prospère. Investir dans un processus d'accueil et d'intégration exceptionnel, avec ou sans l'implantation de nouvelles technologies, est la clé pour rester compétitif dans le monde des affaires en constante évolution.
Julie Tardif, CRHA
Directrice commerciale, Cofondatrice & Associée
Conférencière & Formatrice agréée
Consultante en ressources humaines
