Dans le monde mouvant des affaires, l'adaptabilité est la clé de la réussite. Pomeroy Lodging en a fait l'expérience après des années de croissance exceptionnelle. C'est ainsi que l’entreprise sollicite l'expertise du cabinet-conseil d'Iceberg Management par l’entremise de son partenaire talent de longue date : Randstad. Cette étude de cas dévoile les coulisses d'une transformation organisationnelle réussie, mettant en lumière les méthodes innovantes de gestion des talents avec le « 9 Box Grid » et de clarification des rôles et des responsabilités grâce à la méthode « RACI ».
L’histoire de Pomeroy Lodging
En 1941, le premier Hôtel Pomeroy ouvre ses portes à Fort St-John. Au fil du temps, la famille Pomeroy possède et exploite plus de 65 entreprises réparties sur plus de 15 marques. L’héritage familial se poursuit en 2004 avec la troisième génération, Ryan Pomeroy, qui est aujourd’hui CEO de l’entité Pomeroy Lodging LP, créé en 2010. Étant le leader de l’Ouest canadien en matière d’hébergement avec sa gamme d'hôtels répondant à tous les besoins, Pomeroy Lodging détient également deux « Resorts & Spas » : Pomeroy Kananaskis Mountain Lodge en Alberta et The Hotel Alyeska en Alaska.
Les prémices du changement
En décembre 2022, Pomeroy Lodging atteint un point de croissance où il devient nécessaire de revoir sa structure organisationnelle et la composition de son équipe exécutive. Le besoin de clarifier les rôles et responsabilités de chacune des fonctions au sein de l'équipe se fait sentir puisque ceux-ci ont évolué de façon organique au fil des années. Conscient que des rôles mal définis peuvent causer des frustrations, des dysfonctions, de la démobilisation et une perte de productivité au sein d’une équipe, Ryan Pomeroy sollicite le soutien de Randstad, leader mondial en acquisition et en gestion des talents. Après une évaluation approfondie des besoins du client et un diagnostic initial, l'équipe consultation RH de Randstad est en mesure d'identifier, parmi son réseau de plus de 200 consultants RH externes, le partenaire le mieux habilité à réaliser le mandat. C’est ainsi qu’Amélie Beaulieu, directrice des services-conseils en consultation RH chez Randstad, met Ryan en relation avec Iceberg Management.
Et l’aventure débute. Le défi ? Repenser une structure composée de membres fidèles depuis des années ayant gravi les échelons et occupant désormais les postes les plus élevés de leur carrière, tout en assurant un alignement optimal avec les besoins évolutifs de l'entreprise.
Les objectifs du mandat
Pour les consultantes d’Iceberg Management, l’objectif du mandat était évident : « les bonnes personnes sur les bonnes chaises ». Pour y arriver, il était d’abord nécessaire d’établir un portrait juste de la structure organisationnelle actuelle, pour établir les écarts et ensuite accompagner la haute direction et l’équipe exécutive dans la définition de la situation désirée.
Pomeroy Lodging avait également des attentes distinctes : identifier les compétences nécessaires de chaque rôle afin de développer les compétences des personnes clés, obtenir un accompagnement par des experts avec un processus clair et des méthodes éprouvées, obtenir une compréhension approfondie des limitations de la structure actuelle et… apprendre !
L'évaluation des talents avec le 9 Box Grid
Face à des membres de l'équipe exécutive aux parcours, expériences et compétences aussi diversifiés, les consultantes d’Iceberg Management ont accompagné la haute direction dans l’évaluation des talents avec le « 9 Box Grid » en mars 2023.
Le "9 Box Grid" est un outil bien connu en management et en gestion des talents, qui catégorise les employés en neuf groupes en fonction de leurs performances dans leur fonction actuelles et de leur potentiel de croissance futur. Cet outil est régulièrement utilisé dans les plans de développement de la carrière ou de la relève en entreprise. En plus d’être polyvalent et facile à utiliser, il permet de dresser rapidement un plan d’action ou de développement des compétences en fonction du positionnement de l’employé.
Pour assurer une évaluation objective des talents, un questionnaire est élaboré pour définir un pointage tant au niveau de la performance que du potentiel, ce qui permet ensuite de positionner adéquatement l’employé dans une grille à 9 cases.
Afin d’assurer une contextualisation parfaite du « 9 box grid » au besoin du client, les consultantes ont apporté un élément supplémentaire à l’évaluation, soit le niveau d’importance du rôle actuel du titulaire au sein de l’organisation. À la suite de cet exercice, la haute direction de Pomeroy Lodging avait une vision claire de sa situation actuelle en matière de gestion des talents.
La clarification des rôles et des responsabilités avec la méthode RACI
Les consultantes d’Iceberg Management ont ensuite animé, en mai 2023, une série de trois ateliers de facilitation de l’intelligence collective avec les membres de l’équipe exécutive afin de créer le portrait de la situation actuelle des rôles et responsabilités, grâce à la méthode « RACI ».
Le « RACI » est une méthode qui permet de créer une cartographie des tâches de chaque membre de l’équipe dans une matrice, en définissant les personnes Responsable, Approbateur, Consulté et Informé pour chacune d’entre elles.
La méthode employée et peaufinée par Iceberg Management regroupe des techniques d’animation et de séquences d’exercices pour favoriser l’émergence, la convergence et la restitution des idées à travers un processus bien précis. Un parcours commun à l’équipe, nommé ici parcours de management, est cocréé par les membres afin d’établir une vision commune et globale des rôles et responsabilité du groupe, pour ensuite y associer chacune des tâches exécutées par les membres. Ainsi, en plus d’employer le « RACI » pour chacune des tâches, nous sommes en mesure d’assurer le sens et la raison d’être de cette tâche pour les besoins de l’organisation.
De façon globale, chaque atelier était construit pour permettre la création d’un livrable, prendre conscience de l’état actuel de la situation et établir une vision future en fonction des besoins de l’organisation.
Les résultats post-ateliers étaient impressionnants. Les membres de l'équipe exécutive avaient une compréhension accrue de leurs rôles, une vision commune et en plus d’avoir créé leur propre parcours de management. Comme nous le répétons souvent à nos clients : « Trust the process! »
La configuration organisationnelle
Ayant maintenant toutes les données en main, les consultantes d’Iceberg Management ont procédé à une analyse des résultats du « 9 box grid » et de la matrice « RACI ». En fonction du positionnement des membres de l’équipe dans les cases, de l’importance du rôle de chacun, de la représentation graphique du nombre de fois où cette personne est « Responsable, Approbateur, Consulté et Informé », une analyse détaillée de la situation actuelle est présentée à la haute direction de Pomeroy Lodging. Il nous restait alors à concrétiser la situation désirée.
L'intégration des théories d'Henry Mintzberg sur la typologie des structures organisationnelles a été cruciale. Les consultantes d'Iceberg Management ont travaillé avec Pomeroy Lodging pour définir une structure adaptée à leurs besoins et objectifs spécifiques d’affaires, soit une structure divisionnalisée.
Iceberg Management a ensuite émis des recommandations basées sur l'écart entre la situation actuelle et la situation désirée, alignant ainsi les actions à court, à moyen et à long terme avec les ambitions de Pomeroy Lodging.
La vision devient réalité
En octobre 2023, la vision de cette nouvelle structure organisationnelle devient réalité. Pomeroy Lodging et Iceberg Management déploient celle-ci auprès de 60 gestionnaires.
Afin d’assurer une saine gestion du changement au sein de l’entreprise, les consultantes d’Iceberg Management ont animé un World Café. Cette technique d’animation simple, efficace et flexible permet d'organiser un dialogue au sein d'un grand groupe. Chaque étape de la méthode est conçue à partir d'une question spécifique. Le concept repose sur l'idée que les gens ont déjà toute la sagesse et la créativité nécessaires pour relever les défis les plus difficiles. L’atelier aide donc les participants à libérer leur voix et leurs idées pour faciliter leur soutien sur un sujet spécifique en peu de temps.
La valeur ajoutée
L'intervention d'Iceberg Management a permis à Pomeroy Lodging d’aligner habilement sa structure organisationnelle sur ses besoins en évolution. En comprenant les enjeux organisationnels et en collaborant étroitement avec la haute direction, les consultantes ont accompagné leur client dans une transition harmonieuse, garantissant ainsi que chaque membre de l'équipe occupera la chaise qui maximise son potentiel. Le processus clair, les méthodes éprouvées, combinés à une compréhension approfondie de la structure organisationnelle existante, a permis à Pomeroy Lodging d'atteindre les objectifs de ce mandat.
Aujourd’hui, l’entreprise entreprend ses prochaines démarches pour concrétiser la composition de sa nouvelle équipe exécutive et l’opérationnalisation de leur parcours de management. Cette nouvelle étape permettra à Pomeroy Lodging d’établir ses objectifs stratégiques ainsi que ses indicateurs clés d’évaluation de la performance globale de l’entreprise.
Conclusion
La refonte de la structure organisationnelle de Pomeroy Lodging est bien plus qu'une transformation formelle. C'est une aventure inspirante où l’approche et les méthodes appropriées ont servi de boussole pour une transition réussie. Ce cas illustre comment Iceberg Management peut transformer les défis organisationnels en opportunités de croissance.
Cette étude de cas n'est pas seulement une rétrospective de réussite, mais aussi une invitation à explorer de nouvelles approches. Que vous soyez à la tête d'une entreprise en pleine croissance ou un professionnel en ressources humaines, Iceberg Management peut vous accompagner. Notre engagement envers l'excellence, notre expertise ainsi que notre compréhension profonde des structures organisationnelles font de nous le partenaire idéal.
Si vous cherchez à transformer votre entreprise, contactez-nous dès aujourd'hui. Laissez-nous vous montrer comment la restructuration organisationnelle peut être une aventure passionnante vers une efficacité accrue et une croissance durable.
Elyse Marineau, CRHA
Consultante en développement organisationnel
Spécialisée en ressources humaines
et
Médina Cayer, MBA, Adm.A., C.M.C, CRHA, ACC
Directrice générale, Cofondatrice & Associée
Coach professionnelle accréditée | Formatrice agréée | Consultante en management certifiée
