Les conséquences négatives de la surcharge peuvent être importantes : diminution du leadership, hausse du stress, difficultés à prendre de bonnes décisions, pour ne nommer que ceux-là. (Photo: 123RF)

EXPERTE INVITÉE. Pour finir l’année, j’ai envie de vous parler de surcharge de travail, parce qu’elle guette bien des gestionnaires et des chefs d’équipe. À la longue, elle finit par leur causer du tort, ainsi qu’à leurs équipes. Elle perturbe aussi la performance de l’entreprise.

Les conséquences négatives de la surcharge peuvent être importantes : diminution du leadership, hausse du stress, difficultés à prendre de bonnes décisions, pour ne nommer que ceux-là. 

Cette impression de courir un marathon interminable ne doit jamais devenir le quotidien de vos leaders ni de quiconque dans l’organisation. Lorsque j’accompagne des dirigeants, une question revient souvent : comment aider les gestionnaires à se réapproprier une charge de travail adéquate, et ce, même si les tendances ou les prévisions de 2024 n’annoncent pas un retour au calme ?

Débuter par le gestionnaire 

Depuis trois ans, la surcharge est devenue le lot quotidien de nombreux gestionnaires. Quelle qu’en soit la raison, il est possible de s’en défaire et de revenir progressivement à une charge de travail dite « normale ». C’est cela que doit comprendre le gestionnaire : la source du problème peut d’abord être décelée et ensuite réglée, peu importe son origine. Certains gestionnaires croient fermement que s’ils travaillent plus, ils se sortiront de ce cycle de surcharge. Or, il y a toujours un nouvel imprévu ou une autre raison de travailler plus fort, ce qui les amène à rester dans ce cercle vicieux. Voici la liste des croyances qui les mènent inconsciemment à se surcharger et à diminuer, par le fait même, le degré d’autonomie de leur équipe :

• « Je suis le seul à pouvoir faire cette tâche (ou le travail). »

• « Juste un dernier effort et ce sera terminé. »

• « Mes employés ne sont pas encore suffisamment autonomes pour que je leur délègue quelque chose. »

• « Si je ne le fais pas, personne ne le fera. » 

Comme dirigeant, vous pouvez définir leur problème et cibler des pistes d’action pour rétablir la situation.

Leur apprendre à déléguer efficacement

Pour diminuer sa charge de travail, tout gestionnaire doit d’abord apprendre à déléguer efficacement. Lorsque je forme des managers sur le sujet, l’une des premières choses à comprendre est que déléguer, c’est rendre son équipe autonome. À ce moment, plusieurs me mentionnent qu’ils ne peuvent pas déléguer, car leur équipe n’est pas autonome et qu’ils se retrouvent donc à régler plus de problèmes qu’autre chose. Si cela est la réalité de vos gestionnaires, voilà ce qu’ils doivent apprendre pour sortir de ce cycle : 

• Un employé devient autonome lorsqu’on lui confie des responsabilités (pas des tâches, des responsabilités).

• On délègue avec des instructions claires : vos attentes, le rendement attendu, le délai et les bons outils pour effectuer le travail.

• Déléguer, c’est surtout faire des suivis constructifs au bon moment.

• Ne prenez pas tout votre temps à dire comment faire le travail. Dites aussi pourquoi le faire et expliquez le sens derrière le projet et la responsabilité associée.

• Trouvez la solution pour que l’équipe puisse accomplir ce que vous déléguez. Ciblez ce qui leur manque et quel est le besoin rattaché : est-ce une formation, un processus plus clair ou une meilleure circulation d’information ? Agissez à la source du problème.

Occuper son poste 

Le gestionnaire doit occuper ses fonctions. Cela semble facile, mais très peu de nouveaux gestionnaires saisissent le sens de leurs fonctions. Même s’ils sont bien intentionnés, certains effectuent le travail à la place d’un employé. Pendant mes formations, plusieurs disent: « Cela me prendra moins de temps de le faire moi-même ! » Chaque fois, je leur réponds : « Oui, à court terme. Mais à long terme, vous serez toujours celui qui effectuera le travail. Vous vous donnez du travail pour rien. Cette mauvaise habitude est la cause de nombreuses heures de travail perdues chez les gestionnaires. » 

J’aime raconter cet exemple : « Pendant une partie de hockey, voyez-vous le coach jouer à la place des joueurs et occuper les positions sur la glace ? Non, jamais. Ce n’est pas son rôle. Son rôle est d’amener son équipe à se développer, à s’améliorer et à cumuler des victoires, aussi petites soient-elles. S’il est sur la glace, comment peut-il réussir son rôle de coach? Impossible. Et comment l’équipe peut-elle gagner si le coach fait tout par lui-même ? Impossible. » 

Si vos gestionnaires éprouvent une surcharge, sachez qu’ils doivent être aussi « coachés » pour comprendre les causes de leur situation et trouver des solutions. Souvent, la solution se trouve derrière une meilleure organisation du travail, l’embauche de nouveaux employés, une redéfinition des rôles dans l’entreprise et surtout, une meilleure compréhension du rôle de gestionnaire et des saines habitudes de gestion. Ne les laissez pas seuls dans leur surcharge, parce qu’elle affectera aussi l’organisation et ses gens.