Votre entreprise connaît une forte croissance, vos locaux ne répondent plus à vos besoins, vos employés sont éparpillés dans plusieurs immeubles et vous voulez les rapatrier afin de maximiser les synergies. Voilà des signes qui ne mentent pas : c'est le moment de déménager ! Voici quelques éléments à prendre en considération afin d'éviter que votre projet de relocalisation ne se transforme en cauchemar.
«La majorité des entrepreneurs pensent que déménager une entreprise, c'est comme déménager une maison. Ils calculent les coûts en se limitant à la facture du déménageur. Or, cette portion ne constitue qu'une minuscule part du coût total du projet», affirme Yvon Rudolphe, de Rudolf Groupe Conseil, un spécialise de la relocalisation d'entreprises.
Difficile d'imaginer, avant de le faire, à quel point se relocaliser est un processus complexe, ajoute Clément Lalande, président du Groupe Omnigestion, spécialiste de la relocalisation d'entreprises depuis plus de 20 ans. «C'est une démarche qui exige de traiter avec des dizaines et des dizaines d'intervenants, comme des architectes, des designers et des électriciens, dans des domaines où les entrepreneurs n'ont pas nécessairement d'expertise», explique ce consultant.
Pour réussir un déménagement, il faut commencer la planification de ce projet des mois, voire des années à l'avance. La première étape consiste en l'analyse globale des besoins. Il faut tout passer au peigne fin : mission de l'entreprise, perspectives de croissance, données techniques, besoins spécifiques, etc. «Une étape que trop d'entrepreneurs esquivent», soutient Clément Lalande. Ce n'est qu'avec tous ces paramètres en main que vous pouvez partir en quête d'un nouveau local.
Capital humain
Attention, le choix d'un nouvel emplacement ne dépend pas uniquement de la proximité des axes routiers et de la superficie en pieds carrés. Beaucoup d'autres facteurs entrent en ligne de compte. «Une entreprise, c'est un organisme vivant. Dès qu'on la transplante, il peut y avoir des complications», avertit M. Rudolphe.
Et des complications majeures pourraient toucher le capital humain. Si votre siège social déménage de Laval à Vaudreuil, est-ce que les employés suivront ? «J'ai vu beaucoup de propriétaires de PME déménager leur entreprise près de chez eux, sans se soucier du lieu de résidence de leur personnel. Une insouciance qui peut s'avérer très coûteuse en expertise», soutient M. Rudolphe.
Dans cette équation, il ne faut pas considérer uniquement les cadres supérieurs. Novexco, une entreprise lavalloise de distribution de produits de bureau, a entamé un processus de relocalisation en 2009. Rapidement, les dirigeants ont trouvé l'emplacement idéal dans l'arrondissement Saint-Laurent, à Montréal. «Le bâtiment existant répondait parfaitement à nos attentes. On aurait pu déménager dans un délai très court», raconte René Bérichon, vice-président finances et administration.
Toutefois, un sondage interne indique que les employés de l'entrepôt, craignant les embouteillages sur les ponts, quitteraient l'entreprise dans l'éventualité d'un déménagement à Montréal. «On ne pouvait pas se permettre de perdre nos 250 employés. On se préoccupait de l'aspect humain, mais aussi de la productivité», indique M. Bérichon.
Novexco a donc revu ses plans et a choisi de construire, à Laval, un nouvel entrepôt, même si cette décision retardait la relocalisation de près de deux ans et était beaucoup plus complexe. Le déménagement a eu lieu en septembre 2011.
Travaux d'aménagement
Peu importe si vous déménagez dans du neuf ou de l'existant, des travaux d'aménagement seront requis pour adapter le lieu à vos besoins. Pour accomplir cette tâche, beaucoup de propriétaires d'immeubles offrent des solutions clés en main. Ils prennent en charge la préparation des plans et le recrutement des sous-traitants pour la construction. Toutefois, M. Lalande met en garde les entrepreneurs face à ce type de services. «Ça semble une solution séduisante, car l'entreprise n'a pas à faire la supervision du projet, mais ça comporte beaucoup de risques», avertit M. Lalande.
Si le contrat n'est pas assez détaillé, ce qui est souvent le cas, le propriétaire ajoutera des extras à l'infini, sous prétexte que ce n'était pas écrit. M. Lalande recommande donc aux entreprises de garder le contrôle de leur projet, en engageant eux-mêmes les intervenants pour faire le travail. Si tout a été soigneusement planifié à l'avance, vous vous épargnerez les mauvaises surprises.
«N'oubliez pas que, si votre bureau n'est pas rapidement fonctionnel à la suite d'un déménagement, vous risquez de subir des pertes de productivité et même de clients», avertit Yvon Rudolphe. D'où l'importance de ne pas prendre cette démarche à la légère.
