Si cet exercice vous donne des sueurs froides, voici quelques conseils pour le rendre plus efficace et plus productif pour tous.

Peu de gens se réjouissent à l'idée de devoir soumettre leur rendement professionnel au jugement d'autrui. C'est cependant un exercice également appréhendé par l'autre partie. En effet, plusieurs gestionnaires craignent de mal y exprimer leurs commentaires et leurs attentes.

Le truc consiste à proposer une évaluation sérieuse formulée en des termes suffisamment acceptables pour qu'elle provoque de véri­tables changements.
Les directives suivantes devraient faire en sorte que votre prochaine évaluation du rendement soit à la fois plus facile à mener pour vous et plus facile à entendre pour les autres.

Réussites
Démarrez sur une note positive. Soulignez les réalisations de votre employé, il sera ensuite plus réceptif aux commentaires l'invitant à améliorer certains aspects de son travail.
Liez ses réalisations à des objectifs spécifiques établis antérieurement. Cela permet de fournir une preuve tan­gible des progrès accomplis et de démontrer que les règles du jeu sont connues des deux parties.
Par exemple: «La persévérance et l'esprit innovateur de Sarah l'ont poussée à chercher de nouveaux clients en dehors des limites de la clientèle habituelle de la société.»

Objectifs
Une fois que vous avez établi un climat de confiance et de bonne volonté, fixez des cibles réalistes en vue de la prochaine étape d'évaluation. Formulez-les en essayant de trouver un équi­libre entre cibles spécifiques et objectifs d'ensemble.
Pour les cibles spécifiques, établissez une fourchette de réalisations potentielles plutôt que de fixer des balises étroites: «Diane augmentera ses ventes de 15 à 20%», plutôt que «Diane suscitera des revenus de l'ordre de 1,5million de dollars». En élargissant le cadre de vos attentes, vous donnez à votre employé une marge de manœuvre psychologique et l'incitez à aller au-delà de vos attentes.
Les objectifs généraux devraient porter sur des comportements qui aideront votre employé à atteindre ses objectifs spécifiques.
Vous pourriez les formuler ainsi: «Mario continuera de chercher activement de nouveaux filons dans les secteurs jusqu'ici inexploités.»

Stratégies
Après avoir défini les cibles et les comportements nécessaires à leur atteinte, il s'agit de dresser, à partir des suggestions de votre employé, la liste des moyens spéci­fiques qui le mèneront sur la voie du succès: «Lucille améliorera l'efficacité de la prise de commandes dans son service en veillant à ce que tous les employés aient appris le fonctionnement du nouveau logiciel d'ici la fin du premier trimestre.»
On cherche ici à décrire le plus précisément possible les actions, ressources et plans d'actions à utiliser.

Aspects à améliorer
Maintenant que vous avez soulevé les aspects positifs, il est temps d'aborder les dossiers problématiques. Adoptez une formulation neutre et directe; évitez de laisser poindre tout sursaut de colère ou de mépris. z

Journaliste indépendante, Beverly Ballaro a aussi enseigné les langues, la littérature et la rédaction à l'Université Yale, à l'Université Cornell et au Wheelock College.

Cet article a été publié dans le Journal Les Affaires et est tiré du Harvard Business Review