Pour des millions de personnes dans le monde, le jour de la paie est l’un des plus attendus, et ce, quelle que soit la nature du travail accompli. C’est une question de confiance : après des heures de dur labeur, il est légitime de s’attendre à recevoir sa rémunération au moment convenu. Toute entreprise doit donc s’assurer de suivre les meilleures pratiques en la matière, qu’elle compte une poignée d’employés ou des milliers.

Au-delà du simple fait de verser de l’argent aux employés, la paie est une fonction essentielle à la bonne santé d’une organisation et peut directement affecter sa performance. La paie établit un lien de confiance direct entre les employés et leur employeur. Lorsqu’un problème de paie majeur survient, la nouvelle peut se répandre comme une traînée de poudre et, dans certains cas, engendrer des inquiétudes et une perte de confiance qui nuisent à l’image de l’entreprise.

La paie comporte cependant bien des aspects techniques et légaux que toute organisation se doit de connaître et de maîtriser pour être conforme aux règles, pour éviter de fâcheuses pénalités ou des amendes, et ainsi bien gérer toutes les étapes de son cycle de paie avec rigueur et professionnalisme. Les petites entreprises font face aux mêmes enjeux que les grandes entreprises lorsqu’il s’agit de la paie. De plus, les défis sont de taille pour les petites entreprises qui n’ont pas toujours les moyens de se payer les services d’un professionnel de la paie pour gérer cette fonction essentielle avec le professionnalisme nécessaire.

Comment l’Institut national de la paie peut vous aider

L’Institut national de la paie est un excellent partenaire pour soutenir les entreprises dans cette fonction vitale de leurs activités. Il leur fournit de multiples ressources, comme sa Ligne Info sur la Paie, et des outils essentiels, régulièrement mis à jour, pour mieux comprendre les aspects fondamentaux du cycle de paie et les particularités de moments clés tels que l’embauche ou le licenciement. Il peut également servir d’équipe de paie de référence pour les organisations qui n’en ont pas.

Au début du mois d'octobre, l’Institut national de la paie a publié sa nouvelle Liste de vérification de la bonne santé de la paie d’une petite entreprise ou d’une entreprise en pleine croissance. Ce document de référence présente de façon claire des outils et des conseils pratiques pour chaque étape du cycle de paie.

La paie dans les étapes d’une entreprise

Dès la création d’une entreprise, la structure de rémunération est un élément fondamental à considérer. Plusieurs questions se posent. Quel système de paie sera adopté? À quelle fréquence les employés seront-ils payés? Comment faire les retenues à la source et que faut-il transmettre aux gouvernements?

Avant de commencer à payer le personnel, quatre étapes sont indispensables. D’abord, il faut s’enregistrer auprès du gouvernement. Ensuite, l’ouverture d’un compte de paie est recommandée. Puis, on doit choisir un modèle de rémunération, par exemple sur une base horaire, ou à la commission. Enfin, il faut déterminer la meilleure solution technologique. Vaut-il mieux traiter la paie à l’interne ou l’impartir à un fournisseur de service de paie externe?

Un cycle de paie comporte aussi une multitude d’éléments et de détails à connaître pour rémunérer ses employés dans les règles de l’art. Par exemple, lors de l’embauche, il ne faut pas oublier le statut d’emploi, le contrat de travail, la vérification du numéro d’assurance sociale, les formulaires de demande de crédits d’impôt, une configuration adéquate du système de paie, le spécimen de chèque pour configurer le dépôt par virement bancaire ainsi que les relevés de salaire et formulaires d’impôts, entre autres.

Tout au long des activités commerciales de l’entreprise, la tenue et la conservation des dossiers, le respect de la confidentialité des renseignements de rémunération et la conformité aux règles sont autant d’aspects qui exigent une attention particulière. De plus, un employeur devrait être prêt à tout moment à accueillir un audit de paie, qui consiste à vérifier la conformité de la paie aux lois et règlements en vigueur.

Pour s’assurer d’adopter les meilleures pratiques et éviter de mauvaises surprises, vous pouvez vous télécharger la Liste de vérification de la bonne santé de la paie d’une petite entreprise ou une entreprise en pleine croissance, disponible gratuitement pour les membres de l’Institut national de la paie à partir du lien suivant : [paie.ca/verificationdelapaie].

Vous pouvez aussi vous entourer d’experts ou consulter d’autres outils et guides fournis par l’Institut national de la paie, qui est toujours là pour répondre à vos questions.