Le bureau sans papier
Le bureau sans papier est un concept qui a été mis en avant depuis que les entreprises ont troqué les machines à écrire contre des ordinateurs. Jusqu'à maintenant, il ne s'est jamais imposé. Aujourd'hui, l'omniprésence des tablettes et l'accessibilité des logiciels d'archivage ont permis au concept de devenir une réalité dans de nombreuses PME. Les entreprises qui traitent un volume minimal de documents sont celles qui ont le plus à gagner d'une politique sans papier, mais rares sont les contextes où le papier est le support d'archivage ou de communication le plus efficace.
Chez Picard, Choronzey, Harvey, un petit cabinet de comptables de Montréal, la quête du bureau sans papier découle d'une décision pragmatique quant aux coûts de location : «Quand il fallait louer dans des entrepôts spécialisés, nous nous sommes rendu compte que ça nous revenait plus cher du pied carré que nos propres bureaux», explique Sylvie Choronzey.
Depuis lors, tous les documents qui n'ont pas besoin d'être conservés physiquement sont d'abord numérisés, puis détruits. L'entreprise dispose pour ce faire d'un numériseur qui peut traiter 40 pages à la minute. Les documents sont alors automatiquement classés par CCH Doc, un logiciel de gestion de contenu destiné aux comptables : «Auparavant, nous devions entreposer environ quatre caisses de papiers par client. Aujourd'hui, un dossier d'une épaisseur de quelques centimètres suffit à archiver les documents signés pour lesquels nous devons conserver des originaux», explique Sylvie Choronzey.
L'entreprise, dont tous les employés sont équipés de tablettes, a également banni le papier des réunions. L'économie en matière d'entreposage et de papier n'est toutefois pas le principal bénéfice de cette stratégie. En effet, les employés de la PME peuvent mettre la main sur n'importe quel document en quelques clics, ce qui leur évite de passer leur temps à chercher et à replacer des dossiers pleins de documents : «L'économie de temps est beaucoup plus tangible que l'épargne réalisée sur le papier. Je dirais que le gain en productivité est de 25 à 30 %», affirme Sylvie Choronzey.
Les firmes comptables ne sont pas les seules PME québécoises à avoir fait le pari du bureau sans papier : «Dès qu'une entreprise reçoit 500 factures par mois, elle a tout avantage à utiliser notre solution de traitement de documents dans les nuages», soutient Patrick Galamé, président d'INTEGRIM. L'entreprise montréalaise facture à ses clients de 0,25 à 1 dollar par document classé par un logiciel de reconnaissance automatique de caractères, qui classe automatiquement les documents soumis. Ces derniers sont alors entreposés sur les serveurs d'INTEGRIM, et sont accessibles à partir de n'importe quel ordinateur connecté à Internet.
Le bureau mobile
