(Photo: 123RF)
BLOGUE INVITÉ. Combien de problèmes pourrait-on régler au travail en commençant nos rencontres à la 5e minute de l’heure?
Le simple fait de retarder nos réunions de cinq minutes pourrait permettre de réduire les sentiments de culpabilité, de frustration, d'essoufflement et stimuler l'engagement et la créativité.
Car ça nous arrive trop souvent: il est 10h58. Vous êtes chez vous, un café à la main, connecté à votre ordinateur, au cœur d’une rencontre d’équipe en vidéoconférence. Vous cherchez désespérément un moyen de couper poliment les élans de votre collègue qui, contrairement à vous, n’a visiblement pas une autre rencontre virtuelle qui débute dans quelques instants.
Heureusement, vous êtes en télétravail, alors le basculement d’une rencontre à l’autre se fera en un simple clic, sans même que vous n’ayez à vous lever de votre chaise! Miraculeux, non?
Pas tout à fait, au fond.
Parce que c’est extrêmement stressant d’être systématiquement en retard à toutes nos rencontres! Pourquoi acceptons-nous tous d’entretenir cette tendance à nous fixer des rencontres débutant au début «de l’heure». Pourquoi n’ose-t-on pas revendiquer son droit de prendre une pause, aussi petite soit-elle, entre une rencontre se finissant à la «fin de l’heure» et une autre débutant l’instant d’après, sous prétexte qu’aucun déplacement n’est requis?
Il y a 9 mois à peine (!), ces moments où l’on se déplaçait d’une salle de conférence à une autre, voire même d’un immeuble à l’autre, avaient des vertus que l’on ne réalisait alors pas. C’est-à-dire que ces pauses, qui faisaient office de soupape entre deux rendez-vous intellectuellement exigeants, permettaient de prendre un instant pour soi-même, que ce soit pour aller prendre un verre d’eau ou pour évacuer notre frustration en discutant avec un collègue. Et cette pause laissait la chance au cerveau de classer son dossier, démarrer le défragmenteur de disque mental et d’arriver mentalement prêt et disposé à la rencontre suivante.
Bref, ces hiatus à l’agenda permettaient de reprendre son souffle et ainsi d'amorcer une rencontre subséquente en ayant le sentiment d’avoir effectué un «reset» de l'esprit, de manière à se placer de nouveau dans une situation où l’écoute active, la créativité et la collaboration peuvent pleinement se déployer.
Sous prétexte de ne pas remettre en question les conventions actuelles qui dictent de commencer les rencontres à chaque début d’heure, aurions-nous compromis la qualité du travail réalisé et le bien-être de nos équipes? Poser la question est y répondre, un peu.
Heureusement, les problèmes les plus généralisés peuvent parfois se résoudre avec des solutions aussi simples qu’efficaces. En effet, à l’instar de certaines organisations qui ont déjà surmonté cet enjeu, je vous propose d’instaurer la règle interne des rencontres qui débutent à la 5e minute de l’heure, voir même, de la 10e ou 15e minute si vous vous sentez plus audacieux. S’il est vrai que cela réduit la durée totale, par défaut, de vos rencontres, ne voyez pas cela comme une perte de temps, mais plutôt comme un gain en qualité pour vos réunions.
Finis les débuts de rencontre où l’un de vos collègues doit prendre un instant pour s’excuser de son retard, causé par la rencontre précédente. Fini le moment où tout le monde lit subtilement la documentation pour la rencontre en direct sans s’y être préparé.
Pourquoi cela, plutôt que de simplement finir les rencontres à la 55e minute de l’heure? Parce que nous savons très bien collectivement que nous n’avons pas de rencontre programmée à 13h56. Alors on étire jusqu’à 14h! Le problème reste entier.
Vous avez l’impression que ceci est trop simple comme solution à implanter pour que ce soit efficace? Essayez-le, au moins. Ou à tout le moins, prenez 5 minutes pour en discuter avec votre équipe… à 9h05 demain matin.
