Le téléphone mobile a la cote en raison des gains de productivité qu'il procure, mais le service sans fil peut coûter très cher à l'entreprise. La facture peut sembler encore plus salée en période de récession, à un moment où les sociétés tentent de réduire leurs dépenses pour compenser la baisse des revenus. Il y a toutefois des façons simples de réduire les coûts. À condition d'y voir clair.

Car le simple fait de bien comprendre comment les services sans fil sont facturés peut faire toute la différence, constate Benoît Descary, formateur en solutions informatiques chez DCE Solutions. "Il y a beaucoup de confusion sur les types de forfaits et sur leurs limites", dit-il. Il cite en exemple la facturation des transferts de données à l'étranger. "Les entreprises ne savent pas toutes que les données téléchargées en itinérance sont facturées à part, en plus du forfait", à un coût plutôt élevé. Par exemple, Rogers facture 3 $ du mégaoctet téléchargé en itinérance.

Normand Cyr a fondé la société Mobile Maestria, de Terrebonne, afin de dissiper cette méconnaissance. Lui et ses 10 employés ont mis au point un outil informatisé qui simplifie la gestion des services sans fil en entreprise. "Quand une entreprise peut comprendre d'un coup d'oeil quels sont les éléments facturés et quelles sont ses options, elle peut renégocier des forfaits plus avantageux et améliorer sa politique de gestion", résume M. Cyr, qui a aussi créé le Forum canadien sur la gestion des sans-fil, une conférence annuelle destinée à informer les entreprises sur la question. Une meilleure gestion peut facilement réduire la note de 20 à 30 %, affirme-t-il.

Voici quelques autres astuces permettant d'optimiser l'utilisation des mobiles en entreprise.

1Nommer un responsable et établir une politique claire pour tous les utilisateurs

Souvent, les entreprises partagent la gestion des téléphones mobiles entre l'administration et le service informatique, ce qui rend l'élaboration d'une politique d'utilisation un peu plus compliquée que si on confiait le tout à un seul gestionnaire. Dans la même optique, une politique claire ne devrait comporter aucune exception, même pas au sein de la haute direction. Sinon, à quoi bon en avoir une ?

2Mieux gérer et partager ses minutes d'appel entre utilisateurs

Le partage de minutes entre utilisateurs, ou pooling, en anglais, est une façon évidente de réduire les coûts d'utilisation. Sauf que les factures sont parfois si complexes qu'on en perd rapidement... le fil. Selon Normand Cyr, de Mobile Maestria, une bonne gestion de ces minutes représente tout de même 60 % des économies réalisables en révisant sa politique d'utilisation des cellulaires en entreprise.

3 Éviter les services facturés à la pièce, comme l'assistance-annuaire

Dans deux semaines, les frais d'assistance-annuaire (le fameux 4-1-1) passeront de 1,99 à 2,49 $ l'appel. Il existe cependant d'autres façons d'accéder à ce service qui, elles, coûtent beaucoup moins cher, voire rien du tout. L'une d'elles consiste à passer par le réseau Internet, même si c'est par l'intermédiaire des réseaux sans fil : les frais de transmission de données nécessaires pour faire une recherche dans la base de données de services comme Canada411, par exemple, sont de quelques cents le kilo-octet. Il en coûte donc une fraction du prix pour obtenir la même information.

4 Délaisser le téléphone fixe au profit du mobile

Le groupe de recherche Gartner estime que d'ici 2011, les entreprises nord-américaines seront plus nombreuses à recourir aux téléphones mobiles plutôt qu'aux téléphones fixes. L'adoption de téléphones intelligents (smart phones), tels les BlackBerry, iPhone et autres appareils Windows Mobile, et leur intégration aux réseaux de téléphonie IP permettent de remplacer les téléphones fixes et de réduire les coûts de télécommunications dans l'ensemble, assure Phil Redman, vice-président à la recherche, chez Gartner.

DEUX CAS, 264 APPAREILS ET DES MILLIERS DE DOLLARS EN FACTURES

Voici deux organisations qui ont décidé de mieux gérer leurs factures de cellulaires... ou de tenter de le faire

Sans cellulaires, point de livraisons d'isotopes pour Transmédic

La crise des isotopes médicaux qui secoue le secteur canadien de la santé, Mélanie Bernier la suit de près. De très près même.

C'est que Transmédic, dont elle est copropriétaire, se spécialise dans la livraison de matériel médical - dont des isotopes - à des hôpitaux au Québec, en Ontario et en Colombie-Britannique.

Pour y arriver, Transmédic emploie une trentaine de personnes, dont la majorité est sur la route, et gère 24 téléphones mobiles, leur unique moyen de communication.

"On n'aurait pas pu exister sans cellulaires", résume la femme d'affaires, qui impose une politique d'utilisation très stricte à leur égard. Les messages texte sont interdits chez Transmedic, tout comme les transmissions de données, histoire d'éviter les abus.

Dernièrement, l'entreprise a changé de fournisseur de services sans fil. "On a renégocié notre plan de partage de minutes et diminué notre tarification en incluant certains services dans nos forfaits", dit-elle.

Mises ensemble, ces mesures permettent à la PME montréalaise d'épargner 3 000 $, sur une facture annuelle d'environ 17 000 $. Seul hic : "On est pris pour trois ans", dit Mme Bernier.

Casse-tête au CHUM

Le Centre hospitalier universitaire de Montréal (CHUM) gère environ 240 téléphones mobiles, utilisés principalement par les gestionnaires et les médecins. Line Labelle, qui gère les factures pour ces appareils, l'admet d'emblée : démêler les forfaits, les transferts de données et les appels en itinérance est un véritable casse-tête.

La pile de factures qu'elle reçoit la tient chaque mois un peu plus occupée. "Plus ça va, plus c'est gros, dit-elle. Chaque utilisateur a un forfait unique, on n'a pas le temps de regarder les factures une à une. Et la technologie évolue rapidement, le cellulaire ne suffit plus : ça prendrait des BlackBerry, des iPhone... C'est difficile à gérer."

Naturellement, certains en profitent. Faute d'une politique claire, la facture mensuelle peut varier d'une centaine de dollars à 400 ou 500 $, selon l'utilisateur. "Il y a des médecins qui voyagent beaucoup. D'autres qui ouvrent des pièces jointes sur leur BlackBerry", illustre Mme Labelle. Dans ce contexte, difficile de respecter un budget précis...

alain.mckenna@transcontinental.ca

75 %

des moyennes et grandes entreprises nord-américaines offrent un mobile à leurs employés.

Source : InfoTech (novembre 2008)

80 %

des entreprises nord-américaines prévoient accroître l'utilisation de leurs mobiles au cours des prochains mois.

Source : Aberdeen Group (2007)