Vous arrive-t-il de vous lever le matin rempli de grandes aspirations face au travail, mais de vous retrouver complètement découragé à peine quelques minutes après avoir mis les pieds au bureau ?

Si oui, c'est que vous n'arrivez pas à bien gérer votre temps... et vous n'êtes pas le seul. Apprenez à en faire plus avec moins, lirez-vous dans les guides de management. Mais selon Peter Brugman, consultant américain en gestion et blogueur à la Harvard Business Review, «la solution n'est pas tant de mieux organiser son travail que de mieux se gérer soi-même dans un contexte de surcharge de travail, et ce, dans le but d'accomplir ce qui est le plus important pour vous.»

M. Brugman vient de publier 18 minutes, un ouvrage pratique dans lequel il propose aux gestionnaires de remplacer leur liste des choses à faire par un système de calendrier où chaque jour sera divisé en six cases.

Vous devez d'abord établir les cinq priorités de la prochaine année : trois concernant le travail et deux, votre vie personnelle. Chaque jour, sélectionnez cinq tâches à accomplir correspondant à ces cinq priorités, et inscrivez-les dans une des six cases du jour dans votre calendrier. La 6e case est ouverte et est réservée à une autre tâche que M. Bregman appelle «les 5 % restants» (comme faire installer vos pneus d'hiver).

À ce calendrier, vous pourrez aussi ajouter une case pour les choses à ignorer. Avant de commencer votre journée de travail, vous consacrerez cinq minutes à remplir ce calendrier ; et après chacune des huit heures de travail, vous passerez une minute à vous assurer que vous êtes sur la bonne voie. À la fin de la journée, vous prendrez cinq minutes pour faire le bilan.

«Mon concept est différent, parce qu'il propose au gestionnaire d'organiser sa journée en fonction de ce qu'il veut faire, au lieu d'éteindre des feux, explique M. Bregman en entrevue. Selon lui, le plus difficile pour les gestionnaires est de dire : «non merci». Mais c'est une fausse peur, croit-il : ce que la haute direction apprécie, ce ne sont pas des exécutants débordés, mais des gestionnaires qui agissent de façon stratégique et réfléchie. De toute façon, vous finirez votre journée en ayant ignoré des tâches. Si ce n'est pas par choix, ce sera par accident. «Le but est de retrouver votre concentration, de maîtriser les distractions et de réaliser vos priorités.»

4 Nombre de distractions que subit un gestionnaire toutes les heures.