Délocaliser ses services TI peut accroître la productivité de son entreprise. Mais pour réaliser les bénéfices promis, certaines conditions s'appliquent. Voici les meilleures pratiques à mettre en place pour tirer pleinement profit de la gestion à distance.
1 Développez une relation client-fournisseur fructueuse en entretenant une communication structurée avec le fournisseur.
2 Définissez les rôles tant du client que du fournisseur afin de réduire le flou ou d'éviter les dédoublements. Les objectifs du client et du fournisseur doivent être bien précisés par le contrat d'externalisation pour faire en sorte qu'aucune des deux parties ne se sente lésée.
3 Ne devenez pas dépendant d'un seul fournisseur. Cependant, avoir plusieurs fournisseurs peut accroître l'interdépendance entre les activités des différents fournisseurs, ou entre les activités confiées aux fournisseurs et celles des clients. Plus les activités sont interdépendantes, plus il est difficile de les coordonner et de déterminer clairement les responsables. Ainsi, il devient important de trouver un équilibre entre la dépendance face à un fournisseur et une interdépendance trop élevée entre fournisseurs.
4 Simplifiez les échanges en nommant un chargé de projet, tant du côté du client que de celui des fournisseurs. En ayant un seul point de contact, on accroît ses chances de parler la même langue. Cette pratique augmente la compréhension entre les deux parties, réduisant ainsi les difficultés de communication.
5 Protégez vos connaissances stratégiques, car le partage des savoirs devient inévitable dans un contexte d'externalisation. Le fournisseur doit être en mesure d'assurer la confidentialité des connaissances qu'il aura acquises en cours de mandat, en particulier lorsqu'il s'agit de propriété intellectuelle. Pour contrôler les flux d'informations confidentielles chez le fournisseur, il est conseillé de diviser le projet selon les niveaux de sécurité afin de protéger les connaissances stratégiques. Pour chaque niveau, la mise en place de mesures de sécurité technologique adéquates semble être la meilleure façon d'éviter les fuites d'information dont les clients peuvent être victimes.
6 Établissez des procédés de communication efficaces et équilibrés. Il s'agit d'une pratique fondamentale pour réussir ses projets d'externalisation. De plus, mettez en place des processus de travail structurés, qu'il s'agisse du développement par composantes, de coordination procédurale ou de gestion de la qualité pour influencer positivement les résultats de la délocalisation. D'autres pratiques augmentent aussi les chances d'en tirer profit, notamment l'alignement des motifs au type d'externalisation et l'implantation d'une méthodologie de transfert et de rétention de connaissances.
7 Faites appel à une entreprise intermédiaire qui viendra modérer et atténuer les disparités entre le client et le vendeur. C'est nécessaire dans le cas d'une impartition où le fossé communicationnel et culturel semble trop grand pour être comblé. Ces intermédiaires accompagnent le client dans l'écriture du contrat, l'encadrement de l'externalisation ainsi que dans la communication avec le fournisseur.
