De plus en plus d'entreprises et d'organisations publiques s'intéressent à la gestion par portefeuille de projets.
À la différence de la gestion de projet, dont la priorité est la bonne exécution d'un projet, la gestion par portefeuille a pour but de faire les bons projets en regroupant tous ceux qui sont en cours dans une organisation.
" Avoir une vue d'ensemble de tous ses projets est particulièrement important aujourd'hui, alors que les ressources humaines et financières sont moins grandes ", affirme Benoît Lalonde, président du PMI-Montréal, qui considère que cette méthode répond aux besoins d'organisation de tous les secteurs d'activité.
Dans le secteur manufacturier, par exemple, la mondialisation a rendu l'environnement plus concurrentiel. Les organisations n'ont donc pas le choix de se concentrer sur les bons projets si elles ne veulent pas se faire damer le pion par un concurrent plus rapide qu'elles.
" Les entreprises manufacturières ont moins de temps et de ressources pour développer de nouveaux produits, explique Renée Thibault, conseillère stratégique chez Brio Conseils. La gestion par portefeuille peut les aider à prioriser les idées qui ont le potentiel de rendement le plus élevé. "
Les entreprises commencent à comprendre le message. Même le secteur public y prête une oreille attentive, notamment les établissements de santé où les ressources sont très limitées. " Avant, il fallait insister. Lorsqu'on parle de gestion par portefeuille aujourd'hui, les yeux de nos interlocuteurs s'allument immédiatement ", signale M. Lalonde. Les organisations gagnent à instaurer ce type de gestion. " Un portefeuille de projets bien géré permet d'optimiser chaque dollar ", affirme Charles Aboukhaled, vice-président de Macogep. Il recommande de faire appel aux conseils d'une firme indépendante pour éviter les conflits d'intérêt. " L'organisation peut ainsi se concentrer sur les projets qui créent le plus de valeur. "
Savoir qui fait quoi
Dans une grande organisation, la gestion par portefeuille permet aussi de savoir qui fait quoi, une donnée simple qui peut conduire vers d'importants gains en efficacité. " On se rend compte parfois que beaucoup de ressources sont mobilisées en raison des contingences ", mentionne Christian Vaillancourt, associé et fondateur de DCV & Associés. " Prenons un projet géré par plusieurs niveaux de gestion. Si tous les gestionnaires gardent un coussin, il y aura trop d'argent réservé aux imprévus. Le portefeuille permet de le savoir. "
Cet avantage est toutefois une arme à double tranchant, car les gestionnaires peuvent se méfier de ce qu'on voudrait leur imposer. La direction doit donc s'assurer de bien les informer et de les mobiliser, prévient M. Lalonde.
Pour réussir, il faut leur expliquer quels bienfaits leur apportera la gestion par portefeuille. " On doit leur montrer que cela simplifiera leur tâche, dit Patrick Girard, directeur du bureau de projets de la Banque Nationale. Les documents de travail seront uniformisés et ils auront par la suite plus de facilité à suivre leur budget. "
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