N'oubliez surtout pas les détails logistiques

Offert par Les Affaires


Édition du 08 Septembre 2018

N'oubliez surtout pas les détails logistiques

Offert par Les Affaires


Édition du 08 Septembre 2018

Par Claudine Hébert

Mieux vaut y penser deux fois avant de conjuguer un événement avec un autre rassemblement de foule qui augmentera la congestion. [Photo : Bicom]

Aujourd'hui, plus de la moitié de la recette d'un événement gagnant repose sur des détails logistiques. « L'endroit, la date, l'heure, y compris le stationnement et l'accès à des taxis comptent pour au moins 50 % de la réussite de l'événement », soutient Noémie Lachapelle, directrice des événements chez Bicom, une entreprise qui gère plus de cinq événements de tout genre par mois, pour sa clientèle montréalaise et torontoise.


« Si vos participants gardent le souvenir d'avoir tourné en rond pendant 45 minutes pour se stationner, vous risquez de ne pas les revoir lors des rendez-vous subséquents », tient à préciser Katia Dahan, de l'agence Concept Duo. « Mieux vaut offrir, dit-elle, un service de voiturier ou négocier un tarif préférentiel avec les gestionnaires des stationnements avoisinants du lieu de votre activité pour faciliter l'accès aux invités. »


Avant d'établir une date, il faut s'assurer qu'elle n'entrera pas en conflit avec un autre événement qui attire le même public, avertissent les planificateurs interrogés pour ce dossier. Et à moins qu'un festival ou tout autre type de fête en ville ne serve d'élément d'attraction, mieux vaut y penser deux fois avant de conjuguer un événement avec un autre rassemblement de foule qui augmentera la congestion et sans doute le prix des chambres d'hôtel.


Néanmoins, le fait de jumeler l'événement à un autre rendez-vous de plus grande envergure peut tout de même servir de levier d'inscription, nuance Béatrice Javaudin, fondatrice de Clientis, une agence qui offre notamment des services de commercialisation et de support événementiel.


L'Association des hôteliers du Québec (AHQ), souligne-t-elle, a tenu l'année dernière son congrès annuel juste avant le début du congrès de l'Association mondiale pour la formation hôtelière et touristique.


Cet événement, qui regroupe habituellement un peu plus de 200 délégués internationaux pendant trois jours, se déroulait à Montréal en novembre dernier. « Du coup, l'AHQ a réussi à attirer 33 % de participants de plus qu'au cours de ses congrès précédents », indique Béatrice Javaudin.


« Tenir compte de l'historique du climat dont fait l'objet la ville n'est pas non plus un facteur à négliger », ajoute Daniel Lamoureux, qui siège au comité de sélection de l'Association canadienne d'agrimarketing pour les destinations congrès de l'organisme. Un événement qui se déroule sous les moins 20 degrés Celsius ou dans une zone fortement touchée par les tempêtes de neige, risque de réduire le nombre de joueurs.


CLIQUEZ ICI POUR CONSULTER LE DOSSIER «RÉUNIONS ET CONGRÈS: NOS MEILLEURES RECETTES»


image

Expérience client

Mercredi 14 novembre


image

Communication interne

Mardi 27 novembre


image

Gestion de la formation

Mercredi 05 décembre


image

Contrats publics

Mardi 22 janvier


image

Santé psychologique

Mardi 22 janvier


image

Sommet Énergie

Mardi 29 janvier


image

ROI marketing

Mardi 29 janvier


image

Financement PME

Mercredi 30 janvier


image

Science des données

Mardi 12 février


image

Pénurie de talents

Mercredi 13 mars


image

Objectif Nord

Mardi 09 avril


image

Femmes Leaders

Mercredi 24 avril


image

Gestion agile

Mercredi 08 mai

DANS LE MÊME DOSSIER

Sur le même sujet

Concentrez-vous sur l'essentiel

Édition du 08 Septembre 2018 | Claudine Hébert

Pourquoi certains événements attirent-ils plus de gens que d'autres ? Qu'est-ce qui fait qu'un lancement de produit ...

Comment limiter le taux d'absentéisme

Édition du 08 Septembre 2018 | Claudine Hébert

S'il y a un cauchemar qui hante tout organisateur d'événement, c'est bien le taux d'absentéisme. Dans le jargon de ...

À la une

Les «turbulences» aux États-Unis sont une occasion pour le Canada, selon Mitch Garber

Voici le plan de match du président du conseil d'Investir au Canada pour attirer davantage d'investisseurs étrangers.

Bourse: Wall Street termine sur une note négative

Mis à jour à 17:00 | LesAffaires.com et AFP

REVUE DES MARCHÉS. La séance était très hésitante entre la faiblesse du secteur de l’énergie, le repli de grands noms.

Bourse: ce qui bouge sur les marchés avant l'ouverture mardi

06:54 | LesAffaires.com et AFP

«Les facteurs baissiers sont nombreux.»