Il vous dérange à tout moment, au bureau comme à la maison, il vole votre énergie, vous tyrannise et fait voler vos résolutions en éclats. Le règne du monstre, dans lequel vous aurez reconnu le courriel, tire toutefois à sa fin.
Atos, une multinationale française de 74 000 employés oeuvrant dans le domaine des TI, a pour objectif d'éliminer 100 % des courriels internes d'ici février 2014.
«Le fait que les gens soient débordés par les courriels représentait un réel problème dans notre organisation, révèle Robert Shaw, directeur mondial du programme Zero Email chez Atos. La moitié de nos employés passaient plus de deux heures par jour à gérer leurs courriels. Pire encore, 70 % de ces courriels n'étaient pas directement liés à leurs tâches.» À la suite de ce constat, le comité de scientifiques d'Atos a proposé un remède original à un mal pourtant commun : l'élimination du courriel.
Le pdg de l'entreprise, Thierry Breton, n'a pas hésité à appliquer cette recommandation. En février 2011, il annonçait ainsi que l'entreprise allait bannir les courriels à l'interne dans un délai de trois ans. «La réponse qu'a suscitée l'annonce de M. Breton était tout à fait inattendue, dit Robert Shaw. Notre site Web a été visité 3,5 millions de fois par des internautes ayant fait des recherches sur notre initiative. Nos clients sont aussi intéressés et ils nous posent des questions, car ils sont aux prises avec les mêmes problématiques.»
Atos n'est pas la seule entreprise à s'attaquer de front aux courriels internes. En avril dernier, le pdg de Learning as Leadership, une PME californienne de 15 employés, n'en pouvait plus : «Le temps perdu à gérer mes courriels, c'était une souffrance de tous les jours, témoigne Shayne Hughes. J'étais frustré de la place que ça prenait dans notre entreprise et je savais qu'il fallait que j'essaie quelque chose de nouveau.»
L'entrepreneur avait déjà incité ses employés à restreindre leur utilisation du courriel, mais cela n'avait pas suffi à modifier leur comportement de manière durable. Shayne Hughes a donc interdit formellement l'envoi de courriels internes durant une semaine : «La première réaction de mes employés a été de dire que ce n'était pas possible, qu'ils ne pourraient pas travailler. Après la semaine, quand on a fait le point, le discours avait changé. Ils étaient moins stressés et avaient eu le temps de faire plus de choses.»
Ces expériences n'étonnent pas Saul Carliner, professeur à l'Université Concordia et spécialiste des communications en milieu de travail : «Les gens sont débordés par le volume de courriels qu'ils reçoivent et sont à la recherche de solutions de rechange. Le problème, c'est qu'on utilise le courriel pour tenir des conversations. D'abord, les conversations par courriel finissent par devenir illisibles. On a aussi tendance à inclure des gens qui ne sont pas concernés. Ensuite, elles peuvent être des sources de conflits, car c'est très facile d'écrire dans un courriel quelque chose qu'on aurait tu si on avait été face à son interlocuteur.»
Grâce à son initiative, Shayne Hughes n'a pas eu de mal à convaincre ses employés de mettre une croix sur les courriels internes de manière définitive, à quelques exceptions près. Notamment, le courriel peut être utilisé pour communiquer avec un collègue travaillant à l'extérieur, pour transmettre des fichiers ou encore afin de laisser des traces, lorsque la situation l'exige. «Aujourd'hui, je consacre de 30 à 60 minutes de moins par jour à mes courriels et, à l'échelle de l'entreprise, le volume de courriels internes a baissé d'environ 80 %», souligne le pdg de Learning as Leadership.
Du côté d'Atos, 100 % des courriels internes ont pu être éliminés dans le cadre d'un projet-pilote réalisé par un groupe d'employés. Depuis le 16 octobre, l'initiative est déployée par étape, au sein d'un groupe à la fois . «Il ne suffit pas d'interdire aux employés d'envoyer des courriels, explique Robert Shaw. Pour que ça fonctionne, il faut vérifier que l'alternative qu'on leur offre leur permet d'effectuer leurs tâches spécifiques plus efficacement.»
Adieu courriel, bonjour réseau social
