Dans la fraude des fournitures de bureau, on peut recevoir des marchandises que l'on n'a pas commandées, ainsi qu’une facture. Il s’agit en général de biens et de services qu'on a l’habitude de commander : papier, cartouches d’encre, produits d’entretien ou publicité.
Une personne qui prétend faussement être le "fournisseur habituel" téléphone pour faire profiter l'entreprise d’une "offre spéciale" ou "d'une durée limitée", ou encore pour confirmer l'adresse ou une commande. Résultat? Les produits ainsi offerts sont souvent de mauvaise qualité et plus chers.
D'où les cinq conseils suivants des experts du Bureau de la concurrence à l'attention des chefs d'entreprise :
1. Rappelez-vous. Veillez à ce que les employés qui traitent les factures ou répondent aux appels soient informés de ces fraudes. C’est à eux que s’adresseront les fraudeurs. Assurez-vous que les biens ou services ont été commandés et livrés avant de payer une facture.
2. Soyez prudent. Ne donnez jamais de renseignements sur votre entreprise, sauf si vous savez à quoi servira cette information.
3. Réfléchissez. N’acceptez jamais une proposition d’affaires au téléphone — demandez une version de l’offre par écrit. Limitez le nombre d’employés ayant accès aux fonds de l’entreprise ou le pouvoir d’approuver des achats.
4. Informez-vous. Vous pouvez prévenir ces fraudes en appliquant des procédures efficaces liées à la vérification, au paiement et à la gestion des comptes et factures.
5. Posez-vous des questions. Si quelqu’un affirme que j’ai commandé un article ou autorisé un achat et que j’ai des doutes, ne devrais-je pas demander des preuves?
