Réaménagement des espaces de travail : et l’humain dans tout ça ?

Publié le 03/05/2018 à 16:32

Réaménagement des espaces de travail : et l’humain dans tout ça ?

Publié le 03/05/2018 à 16:32

Aires ouvertes, bureaux non assignés, zones de collaboration et lieux de concentration, nombreuses sont les entreprises qui font le saut. Comment préparer les employés au changement ?


Il y a deux ans, la firme comptable Raymond Chabot Grant Thornton (RCGT) a transformé ses espaces de travail du 600 De La Gauchetière Ouest, à Montréal. Outre le désir de favoriser la collaboration en brisant les silos entre les pratiques, la décision a été motivée par la sous-utilisation des locaux. En effet, comme les employés sont souvent chez les clients, le taux d’occupation tournait autour de 50 %. Le cabinet est donc passé de quatre à deux étages.


Catherine Hersent, directrice générale chez RCGT, a été invitée à parler de ce projet lors de la conférence Gestion des espaces de travail, présentée par les Événements Les Affaires le 2 mai dernier.


 « Pour que les employés prennent ce changement de façon positive, nous nous sommes assurés de gérer leurs résistances en amont pour les éliminer dès le début », a-t-elle souligné.


À cet effet, l’implication des employés a été une condition gagnante. Ils ont notamment été conviés à des rencontres visant à cibler leurs besoins et leurs préoccupations.


Une inquiétude soulevée : la difficulté de trouver un espace de travail, expérience vécue dans les entreprises où le ratio postes de travail-employés a été réduit au maximum. « Nos employés ne voulaient pas avoir à réserver à 5 h du matin pour être certains d’avoir une place, a relaté Mme Hersent. Pour les rassurer et pour prévoir la croissance, nous avons établi un ratio plus grand que certains de nos compétiteurs. »


Le cabinet a également aménagé un espace témoin pour que les employés puissent visualiser leur futur environnement de travail et formuler leurs idées d’amélioration. 


Autre initiative : la formation d’un comité d’ambassadeurs, des gens de différentes pratiques ayant un impact positif auprès de leurs pairs. Ces leaders naturels ont reçu des informations privilégiées qu’ils transmettaient ensuite à leurs collègues. Ils étaient aussi chargés de rapporter les résistances et les inquiétudes des gens afin que l’équipe de gestion du projet puisse y répondre.


Un deuxième comité d’employés avait pour mission de choisir les images et les messages qui ornent les murs. « Ils ont pu créer un environnement qui leur ressemble », a dit Mme Hersent.


Kit du déménageur et sentinelles du sans-papier


Le soin apporté à la communication a aussi été un facteur de succès. « Nous avons communiqué par tous les moyens possibles », a insisté la conférencière. Avec le lancement, par exemple, d’un bulletin d’information dédié au projet et diffusé par courriel, le Bulletin du nouveau 600.


L’entreprise a aussi organisé des webinaires. Et créé un kit du déménageur averti, un document qui répondait aux questions courantes (ex. : où vais-je mettre ma deuxième paire de souliers ?) et qui proposait des astuces pour déménager.  


Une difficulté ? Passer au sans-papier. « Les gens avaient des tas de papier et ils y tenaient », a dit Mme Hersent. Pour les aider, la firme comptable a assigné des ressources supplémentaires à la numérisation des documents. Elle a de plus mis en place les « sentinelles du sans-papier », un groupe d’employés qui collaient des mots sur les piles de documents : « Avez-vous besoin d’aide ? Êtes-vous prêts ? »


« Nous avons aussi forcé le sentiment d’urgence, a ajouté la conférencière. Par le passé, les gens utilisaient 10 à 15 boîtes lors d’un déménagement. Cette fois-ci, nous leur en avons fourni seulement deux. »


Quel bilan RCGT fait-elle de son projet ? Elle se réjouit de la synergie créée par le mélange des différentes pratiques sur les étages. En effet, comme les employés échangent davantage avec leurs collègues d’autres domaines, des occasions d’affaires surgissent. « C’est bon pour le développement des affaires et ça favorise le partage d’idées et d’expériences entre employés », a indiqué Catherine Hersent.


Quant aux employés, 83 % se disaient satisfaits de leur nouvel environnement. « Ils aiment la proximité avec leurs collègues, la luminosité, le sentiment de liberté. Ils ne retourneraient pas en arrière. »


Conférence communication interne


Plus il y a de cerveaux, mieux c’est


Comment convaincre la haute direction qu’il est temps de moderniser les locaux ? « En lui disant que ça aide à recruter des talents, a répondu Gabrielle Paris Gagnon, avocate au cabinet-boutique Propulsio conseillers d’affaires 360, elle aussi invitée à la conférence Gestion des espaces de travail. Tout le monde veut travailler dans une entreprise cool. »


L’augmentation de la capacité d’innovation est un autre argument vendeur, selon Jonathan Chaloux, responsable culture à L’Esplanade, un espace collaboratif dédié à l’entrepreneuriat et à l’innovation sociale. « Quand une personne est seule dans son bureau, il y a un seul cerveau et une seule perspective. Pour être plus compétitif, ça prend plusieurs cerveaux. »


Il a suggéré aux entreprises qui réaménagent leurs espaces de s’inspirer des lieux de coworking. « Pensez à vos locaux comme à des endroits de connexion avec les autres. Le croisement des connaissances, le partage de réseaux, l’innovation sont autant de bénéfices générés par la mixité. Et pourquoi ne pas utiliser vos espaces avec d’autres entreprises ? »   


Pour sa part, Claudine Bonneau, professeure agrégée au Département de management et technologie de l’ESG UQÀM, a invité les entreprises qui ont un projet de réaménagement à faire preuve de transparence. « Dites aux employés pourquoi vous avez ce projet. Et si vous utilisez des technologies comme la reconnaissance faciale ou des détecteurs de présence pour planifier vos besoins, dites-leur à quelles fins seront utilisées ces données et comment vous en protégerez la confidentialité. » 


À propos de ce blogue

En coulisses est le blogue des Événements Les Affaires. Nous vous proposons un accès privilégié aux meilleures pratiques de la communauté d’affaires québécoises qui sont partagées lors de nos conférences. Notre mission : vous présenter des idées concrètes afin de vous aider dans votre réflexion et répondre à certaines de vos préoccupations d'affaires.

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