La méthodologie #EventCanvas aide les organisations à coordonner leurs activités en illustrant les compromis à faire pour atteindre leurs objectifs. Un schéma complet #EventCanvas peut être élaboré grâce à une méthodologie systématique en 10 étapes consistant à analyser, à décrire et à exposer les composantes du prototype définitif. Cette méthodologie met à profit une panoplie de techniques de réflexion visuelle, dont la carte d’empathie, le canevas de proposition de valeur, la méthodologie du rendement du capital investi, le canevas du modèle d’affaires, le canevas de conception de service et la modélisation de la conception didactique.
La méthodologie #EventCanvas correspond à un schéma visuel. Les 14 boîtes du schéma décrivent la portée de l’événement et expliquent comment il aidera les parties prenantes à faire leur travail, à résoudre leurs enjeux et à réaliser des gains sous l’égide d’une structure axée sur la participation de chacun et les rendements attendus.
Le principal point d’intérêt est le changement de mentalité et de comportement que l’on veut induire chez les participants et la manière dont l’événement réalisera cet objectif. Le canevas présente également les coûts et les revenus attendus en relation avec le parcours client et la conception didactique de l’événement.
3 outils rapides pour aider au processus de conception créative
1. Exercice d'alignement des parties prenantes sur la toile :
Avant de pouvoir concevoir votre événement, vous devez comprendre pour qui vous le concevez. Le vieux dicton "Vous pouvez rendre certaines personnes heureuses de temps en temps, mais pas toutes les personnes tout le temps" est très vrai. Ce schéma de processus en quatre étapes vous permet de sortir de la liste standard des parties prenantes financières et hiérarchiques et de convenir ensemble des parties prenantes qui auront le plus d'impact.
Étape 1 : Pendant 5 minutes et sans discussion, créez une longue liste de toutes les personnes qui pourraient avoir un intérêt dans l'événement. Les parties prenantes peuvent être d'une importance fondamentale pour le succès de l'événement. Écrivez-les sur des notes autocollantes et placez-les dans la section "longue liste". Au fur et à mesure que l'auteur les colle sur la toile, il les prononce pour que tout le monde puisse les entendre. Mais aucune discussion ni justification ne doit être donnée.
Étape 2 : Pendant une minute et sans discussion, prenez cette longue liste et reportez les parties prenantes sur la matrice, en montrant leur niveau de pouvoir (peuvent-elles empêcher l'événement de se produire) et l'intérêt qu'elles portent à l'événement (veulent-elles être impliquées dans sa conception, ont-elles besoin que certaines choses se passent lors de l'événement pour qu'il soit couronné de succès). Une fois la minute écoulée, l'équipe peut discuter et débattre du lieu sur la toile, mais pas plus de 5 minutes.
Étape 3 : Arrêtez le débat et demandez à l'équipe de définir et de convenir de l'objectif global de l'événement. Dans une brève déclaration, quel est le but de l'événement ? Ce qui en fait le succès. Une fois que cela est fait, passez à l'étape 4.
Étape 4 : Réévaluez la position de la partie prenante sur la matrice en comparant chaque partie prenante à l'objectif global. Cette étape vous aidera à vous assurer que les parties prenantes se situent dans le quadrant supérieur "Haut pouvoir et grand intérêt". Ce sont les parties prenantes pour lesquelles nous concevons d'abord parce qu'elles ont le plus grand impact et donc la plus grande valeur.
2. Tableau rétrospectif
C'est un excellent outil pour obtenir les réflexions de l'équipe de conception sur les activations précédentes. Il permet à chacun d'évaluer les activités passées et de comprendre comment elles peuvent être améliorées pour l'avenir. Il est important que toutes les activités menées pendant les événements en direct permettent un retour sur investissement. Ce simple tableau permet d'aligner l'équipe sur le passé et de travailler vers l'avenir.
Étape 1 : Écrivez sur le tableau (ou sur des notes autocollantes) tous les éléments qui ont été couronnés de succès lors de l'événement.
Étape 2 : Inscrivez sur le tableau (ou les notes autocollantes) tous les éléments qui ont été couronnés de succès lors de l'événement.
Étape 3 : Pour chaque élément, planifiez une action suivante. Gardez, coupez, élaborez, affinez, mettez de côté.
3- Cerveaux - Priorisation des idées.
Les meilleurs résultats d'un brainstorming sont obtenus lorsque nous ne mettons aucune contrainte ou faisabilité sur les idées. Une idée d'un million de dollars qui n'est pas dans le budget peut donner naissance à une idée de cinq dollars qui s'y trouve. Par conséquent, nous disons toujours aux gens qu'il n'y a pas de mauvaises idées et nous les écrivons toutes. Cependant, face à une énorme liste d'idées, il peut être difficile de faire le tri. Il est nécessaire de les évaluer en fonction de leur importance et de leur faisabilité compte tenu des contraintes de temps et de budget, etc.
Étape 1 : Faites un brainstorming pour dresser une liste géante d'idées (notes autocollantes) qui peuvent résoudre les problèmes que vous rencontrez lors de l'événement. Il peut s'agir de technologies, de décor, de nourriture ou de tout autre élément. Ne disqualifiez rien en raison du temps, du budget ou de la difficulté.
Étape 2 : Prenez les notes et reportez-les sur le tableau de hiérarchisation des idées ou triez-les dans des seaux en fonction de la priorité Faible coût / faible difficulté Faible coût / difficulté élevée Faible coût / difficulté élevée Faible coût / difficulté élevée.
Étape 3 : Discutez en équipe de la ou des idées les plus équilibrées et de celles qui donneront les meilleurs résultats pour le coût et l'effort.
