«Il faut bien préparer l'environnement de travail de nos collaborateurs et de nos collaboratrices en les équipant de la meilleure façon, exactement comme au bureau (chaise, bureau, écran et matériel informatique adapté)», dit Elodie Pflumio, directrice générale pour le Grenier aux nouvelles. (Photo: 123RF)

Dans la série hebdomadaire automnale POUR OU CONTRE LE TÉLÉTRAVAIL, Les Affaires met de l'avant les meilleures pratiques de l'un et l'autre des camps, afin de rallier à leur position leurs salariés et de faire prospérer l'organisation. Suivez le débat!

Qui: Elodie Pflumio, directrice générale

Entreprise: Grenier aux nouvelles

Secteur : Média, emplois et formations

11 à 49 employés et employées

Quelle formule a été adoptée?

Télétravail uniquement

Décrivez-nous où travaillent habituellement les employés

De chez eux dans la majorité des cas, dans des lieux de coworking à l'occasion.

Était-ce la formule appliquée avant février 2020?

Oui

Quels sont les facteurs, politiques, dispositions qui font en sorte que cette formule fonctionne pour votre entreprise?

L’entreprise reconnaît le droit à ses employés de bénéficier d’un bon équilibre entre la vie familiale et la vie professionnelle. C’est pourquoi nous souscrivons aux meilleures pratiques en conciliation famille-travail, tel qu’en fait foi l’obtention du Sceau Concilivi. Le télétravail fait largement partie des mesures qui permettent une flexibilité aux employés. Dans un second temps, cela permet de réduire les dépenses de l'entreprise; pour une PME, cette économie est substantielle. Et enfin, cela favorise la réduction de notre impact environnemental (lié au transport essentiellement), une nécessité pour l'avenir.

Concrètement, quels sont les bonnes pratiques, les facteurs, et les politiques qui font en sorte que cette formule fonctionne pour votre entreprise?

L'instauration du télétravail repose en grande partie sur le modèle d'affaires de l'entreprise et sur l’accès à des technologies numériques. Nous sommes une entreprise de services numériques ce qui rend ce modèle viable. Les bonnes pratiques sont légion, en voici une liste non exhaustive :

1 – Recrutement: bien choisir ses collaborateurs et collaboratrices, le télétravail repose sur la confiance, mais aussi sur une prévalence à l'autonomie. Il faut bien cibler les personnalités qui seront à l'aise dans cet environnement.  

2 – «Onboarding»: l’art de bien préparer l'environnement de travail de nos collaborateurs et collaboratrices en les équipant de la meilleure façon, exactement comme au bureau (chaise, bureau, écran et matériel informatique adapté, enveloppe budgétaire pour du «coworking»).

3 – Garder le contact: en télétravail, il est facile de s’isoler, nous avons une rencontre en groupe hebdomadaire pour débuter la semaine, mais nous avons établi des rencontres «one on one 1 fois par mois». L'ordre du jour est imposé par l'employé. Cela peut se résumer à un simple «small talk» si aucun problème n'est soulevé.

4 – Faire le suivi des tâches: des rencontres quinzomadaires d'équipe sont instaurées dans le but de voir l’avancement des tâches et des grands jalons de nos projets. Pas de microgestion ici, d'où la périodicité 1 fois aux 15 jours.

5 – Faciliter le travail d'équipe: les outils numériques aident grandement le travail collaboratif, tels que les systèmes de documents partagés et les plateformes d’échange. Les réunions d’équipe permettent de maintenir une vision commune des rôles et d’aligner nos efforts.

6 – Favoriser la cohésion d'équipe: là où le virtuel à ses limites, nous favorisons des rencontres en dehors du travail, 5@7, souper de fêtes, party de Noël, mais en présentiel cette fois-ci. C'est primordial pour la cohésion de groupe.

7 – Encourager la déconnexion: une chose que nous prenons au sérieux. La direction montre l'exemple, pas de message, de courriel, d'appels en dehors des heures de travail. Les calendriers sont paramétrés afin de refléter cette politique.

8 - Soutien en santé mentale: encore un élément que nous ne négligeons pas, les employés ont accès à des ressources (guide d'organismes offerts et liens vers des aides diverses) en plus de bénéficier de conférences à des fins de prévention.

Au cours des prochains mois, l’organisation du travail changera-t-elle?

Non

Quelle est votre position à l’égard du télétravail, du présentiel et du mode de travail hybride?

En ce qui nous concerne, la formule de télétravail à 100% nous convient parfaitement. Nous sommes conscients et conscientes qu'elle n'est pas adaptée à toutes les organisations et que si elle doit être implémentée de façon durable, la direction doit faire un travail colossal en amont pour établir des règles, des procédures et des politiques bien huilées pour que le projet soit une réussite. La formule hybride semble être la solution du futur, plus flexible, moins contraignante pour beaucoup d'entreprises.

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