Éviter à tout prix les formules vides de sens... (Photo: Bench Accounting pour Unsplash)

MAUDITE JOB! est une rubrique où Olivier Schmouker répond à vos interrogations les plus croustillantes [et les plus pertinentes] sur le monde de l’entreprise moderne… et, bien sûr, de ses travers. Un rendez-vous à lire les mardis et les jeudis. Vous avez envie de participer? Envoyez-nous votre question à mauditejob@groupecontex.ca

Q. – « L’autre jour, mon conjoint a lu par-dessus mon épaule et a vu que je commençais la rédaction d’un courriel à l’un des membres de mon équipe par ma formule classique « J’espère que tout va bien ». Il a soupiré : « Pffuuu… Ça sent la formule toute faite. Ça donne même pas l’impression que tu te soucies vraiment des autres. » Il a marqué un point. Quelle formule devrais-je utiliser pour montrer que je suis vraiment là pour chacun, sans hypocrisie ? » – Dominic

R. – Cher Dominic, l’art du courriel est effectivement un art périlleux, car on ne sait jamais comment les autres vont interpréter nos mots. Surtout en ces temps de travail hybride et d’échanges à distance.

Dans son livre «Être un pro de l’e-mail» (Éditions Eyrolles, 2018), la coach française en communication écrite et orale Sylvie Azoulay-Bismuth préconise de «mettre de l’humain dans ses courriels, tout en demeurant professionnel». Ce qui peut se faire, dans le cas présent, de différentes façons:

– Être sincère et spontané. Selon Sylvie Azoulay-Bismuth, mieux vaut éviter de recourir souvent à une même formule en début de courriel, car celle-ci finit inévitablement par perdre son effet. Pour «montrer sa sincérité et sa spontanéité», il convient plutôt de carrément poser une question, du genre «Comment vas-tu?», et d’évoquer dans la foulée un point précis sur lequel on a une inquiétude (surcharge ponctuelle de travail, bruit des voisins nuisible au télétravail,...)

– Impliquer son interlocuteur. L’auteure suggère, en fait, d’abandonner les formules toutes faites, surtout en début de courriel. Il est plus efficace de parsemer son message de «toi», «ton», «ta», qui captent l’attention et personnalisent le propos.

– Se montrer positif. De manière plus générale, la coach française recommande de ne plus aborder le sujet de la santé dans nos courriels, comme on avait tendance à le faire au début de la pandémie. Elle estime qu’il est grand temps de passer à autre chose, de mettre l’accent sur des sujets plus positifs (une nouveauté concernant le bureau, une idée intéressante émise lors de la dernière réunion,...)

Enfin, on peut terminer son courriel par une question ou une invitation à un nouvel échange rapide sur un sujet précis. «Cela envoie le signal que notre interlocuteur compte à nos yeux, que sa collaboration nous est précieuse», souligne Sylvie Azoulay-Bismuth.