«Quel est le meilleur moyen de communiquer avec mes collègues?»

Comment savoir si notre message urgent va bien être lu à temps? (Photo: NordWood Themes pour Unsplash)

MAUDITE JOB! est une rubrique où Olivier Schmouker répond à vos interrogations les plus croustillantes [et les plus pertinentes] sur le monde de l’entreprise moderne… et, bien sûr, de ses travers. Un rendez-vous à lire les mardis et les jeudis. Vous avez envie de participer? Envoyez-nous votre question à mauditejob@groupecontex.ca

Q. – «Cellulaire, courriel, WhatsApp… De nos jours, il y a tellement de canaux de communication que les messages que j’envoie aux membres de l’équipe que je dirige finissent par se perdre. Comment communiquer de manière simple et efficace avec tout le monde?» – Mayson

R. – Cher Mayson, vous mettez le doigt sur un paradoxe qui passe souvent inaperçu et qui, pourtant, est source de nombre de dysfonctionnements au sein d’une équipe de travail: les moyens que nous avons de communiquer avec les autres ne cessent de se multiplier et de se moderniser, mais cela a pour fâcheux effet de disperser les messages, et donc de réduire les chances qu’ils atteignent les personnes à qui ils sont destinés. Par exemple, on peut envoyer un message urgent sur Slack à un collègue, pensant que c’est le meilleur moyen pour qu’il l’ait rapidement, mais celui-ci peut être en déplacement toute la journée et ne pas songer à consulter sa boîte Slack.

La solution? Établir une procédure claire pour tout le monde, qui tient compte des différents cas de figure potentiels. C’est du moins ce que préconise la coach québécoise Fouzia Boukhira dans son livre «101 bonnes pratiques de management – Le mode d’emploi du manager débutant ou confirmé» (Gereso Édition, 2016).

Voici ses principales suggestions:

– Vous travaillez toute la journée sur le terrain, et donc à distance. Dans ce cas-là, vous prévenez les autres au préalable, par courriel envoyé à toute l’équipe. Ce faisant, vous leur rappelez que le meilleur moyen d’entrer en contact avec vous est alors par messagerie instantanée sur cellulaire (ex.: WhatsApp).

– Vous avez un message carrément urgent à envoyer à un collègue. Vous l’appelez sur son cellulaire. S’il ne répond pas aussitôt, contactez-le via une messagerie instantanée sur cellulaire.

– Vous avez besoin d’une réponse rapide, ou bien d’un coup de main en temps réel. Vous appelez la personne en question sur son cellulaire. Au besoin, via une messagerie instantanée.

– Le collègue que vous voulez joindre effectue de fréquents déplacements. Contactez-le par l’entremise d’une messagerie instantanée.

– Vous avez besoin de travailler en simultané, en partageant de nombreuses informations. Utilisez une plateforme de collaboration sur documents en temps réel (ex.: Google Docs).

– Vous voulez avoir une discussion en profondeur avec un collègue à distance. Recourez à une visioconférence (ex.: Zoom).

– Vous désirez faire un peu de remue-méninges, à deux ou plusieurs. Organisez une réunion virtuelle dans laquelle, si cela est possible, vous utilisez un tableau blanc numérique (ex.: Miro).

– Vous devez communiquer des informations détaillées. Faites-le par courriel.

Voilà, Mayson. Ces quelques suggestions devraient vous permettre d’établir un procédurier simple et clair pour tout le monde. Chacun saura dès lors quel est le canal de communication à prioriser dans tel ou tel cas de figure récurrent au sein de votre équipe, ce qui maximisera ses chances de bien faire passer son message à autrui.

En passant, le philosophe français Michel de Montaigne a dit dans ses Essais: «L’amitié se nourrit de communication».