Concentrés sur des considérations techniques, les dirigeants des PME ne se rendent pas toujours compte de l'importance d'entreprendre un processus d'amélioration continue au sein de leur organisation.

«Ce sont souvent des ingénieurs ou des soudeurs qui ont démarré leur entreprise en restant très orientés sur l'aspect technique. Ils ne reconnaissent souvent pas l'importance d'impliquer leurs employés dans la résolution des problèmes», dit Jean-Marc Legentil, chargé de cours en amélioration continue à HEC Montréal et président de Bell Nordic Conseil. Selon lui, un des défis des PME consiste à apprendre à maîtriser ces outils indispensables pour améliorer leurs activités.

Pas besoin d'outils complexes

Avant toute chose, l'apprentissage d'une certaine discipline est nécessaire. «Il est souvent difficile de demander aux PME de mettre en place des mesures de prévention avant qu'un problème ne se présente», dit M. Legentil.

Pour cela, les PME doivent commencer par se doter de tableaux de bord de gestion. «Pas besoin d'avoir des outils très complexes. Mieux vaut se concentrer sur les indicateurs qui nous renseignent sur les points à améliorer, comme la livraison et la relation client», précise M. Legentil.

Des réunions quotidiennes ou hebdomadaires permettent aux PME d'être informées en temps réel lorsqu'un client est mécontent ou qu'une poutre menace de céder dans leur entrepôt. «Le plus difficile est de s'y tenir, y compris les jours où l'on est très occupé», prévient M. Legentil.

La clé consiste à mieux faire participer et à responsabiliser ses employés concernant la gestion quotidienne. «La direction ne peut pas tout régler. Parfois, la solution consiste à favoriser le travail en équipe, en demandant à un technicien d'effectuer un réglage», rappelle l'expert.

Les PME doivent également se doter d'objectifs chiffrés dans le but d'améliorer leurs activités, comme le nombre d'appels à traiter ou le nombre de produits à livrer par jour. «Il s'agit d'un grand facteur de motivation pour les employés. Cela contribue à leur montrer en quoi leur travail participe à la réussite de l'entreprise.»

«Parfois, ce sont les salariés qui, en se sentant concernés, feront ensuite des propositions à leur direction pour améliorer un aspect technique auquel elle n'aurait même pas pensé», ajoute-t-il.

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