"Offrons des BlackBerry à nos gestionnaires qui ont connu une superbe année. En plus, en les équipant ainsi, ils vont travailler mieux, c'est certain."
Des raisonnements comme ceux-ci, Robert Laurin, directeur des technologies de l'information et infrastructure de la montréalaise Groupe GFI Solutions d'affaires, en a entendu souvent ces dernières années. "Malheureusement, ceux qui tiennent ce genre de discours oublient que, derrière ces téléphones intelligents, se cachent des coûts; pas seulement le prix de l'appareil et du forfait mensuel, mais aussi des coûts indirects qui font très vite grimper la facture."
C'est également la porte ouverte à toutes sortes d'abus qui peuvent occasionner de graves brèches à la sécurité informatique de l'entreprise.
Pour éviter les surprises désagréables et les discussions enflammées en fin d'année avec votre comptable et votre directeur des technologies, voici six conseils pour contrôler les coûts d'implantation et d'utilisation des BlackBerry, des Palm et autres iPhone dans votre organisation.
1 Faites un suivi à l'interne
Mettez sur pied une équipe qui suit et gère le parc de téléphones intelligents de l'organisation et tous les aspects reliés à leur utilisation (forfaits de voix et de données, questions techniques, etc.).
2 Précisez les régles d'utilisation
Établissez une politique interne claire précisant les règles d'attribution - un BlackBerry mis à la disposition d'un cadre n'est pas un droit acquis -, les règles d'utilisation et les procédures de sécurité.
"En l'absence de politique claire, l'employé qui abuse ou est négligent ne peut être tenu responsable et pourra invoquer son manque d'information en matière de forfaits et de sécurité sans fil", fait remarquer Daniel Boteanu, conseiller en sécurité de l'information de la lavalloise Okiok.
3 Visez une plus grande efficacité du travail
Exigez que les dirigeants qui donnent des téléphones intelligents à leurs gestionnaires et autres employés justifient leur décision.
"Fournir un BlackBerry ou un iPhone parce qu'il améliore les processus au sein du service ou le travail des employés, oui", dit M. Laurin. Considérer ces appareils comme de jolis gadgets en remplacement de primes payées en argent sonnant, non.
4 Précisez les responsabilités de chacun
Faites signer un contrat de prêt d'équipement à tous ceux qui bénéficieront d'un téléphone intelligent. "Ces contrats engagent la responsabilité personnelle de l'employé et ont le mérite d'évoquer les sanctions auquel celui-ci s'expose en cas de négligence ou d'abus", dit M. Laurin.
"Il vaut mieux donner une idée assez générale des sanctions applicables afin que l'organisation conserve toute latitude pour réagir", ajoute-t-il.
5 Procédez à un inventaire annuel
Tous les ans, n'oubliez pas de dresser l'inventaire du parc mobile et de l'utilisation des appareils afin de pouvoir apporter les modifications.
6 Formez les utilisateurs
Donnez à vos employés une formation en matière d'utilisation intelligente et efficace des téléphones intelligents. "Cela a le mérite de réduire le nombre de demandes au service de soutien technique et de diminuer, dans bien des cas, les risques à la sécurité informatique de l'entreprise, les vols de données, les pertes d'appareils et tous les frais qui s'ensuivent", dit M. Boteanu.
