Gestion de projet : les facteurs clés du succès

Publié le 08/02/2019 à 00:01

La gestion de projet est une tendance lourde dans le monde des entreprises et des organisations depuis maintenant quelques décennies. Depuis toutes ces années, peut-on affirmer qu’en 2019, nos organisations sont passées maîtres en la matière? Pour Marc Messier, gestionnaire de projet certifié (PMP) et formateur à l’École des dirigeants HEC Montréal, la réponse à cette question est teintée de gris : « Ce que j’observe à ce chapitre, c’est que la gestion de projet est appliquée de manière variable, en fonction du niveau de rigueur présent dans les entreprises. Celles qui réussissent le mieux sont celles qui suivent les principes du PMBOK (Project Management Book of Knowledge), mais qui ont su l’adapter au contexte. »

Les facteurs clés de succès d’un projet réussi sont évidemment nombreux. Toutefois, précise notre expert, certaines phases du projet sont à considérer avec minutie : « Les organisations qui réussissent particulièrement bien leurs projets portent une attention particulière à la phase de démarrage. Plus souvent qu’on ne le pense, les projets vont échouer parce qu’ils n’ont pas été bien lancés. » À cet égard, trois questions fondamentales, mais pourtant souvent négligées devraient surgir à l’esprit des organisations qui souhaitent entreprendre un projet :

• Pourquoi avons-nous absolument besoin de faire ce projet?
• Qui a absolument besoin de ce projet?
• Quels sont les bénéfices attendus d’un tel projet?

Les réponses à ces trois questions devraient normalement conduire l’organisation à se poser LA principale interrogation, avant d’engager des ressources de tout acabit : vaut-il vraiment la peine de s’engager dans la conduite de ce projet?

Si les réponses obtenues justifient la création en bonne et due forme d’un projet, la gouvernance est un élément incontournable à la bonne conduite de ce dernier. « La présence d’un sponsor, d’un parrain attaché au projet aide à la réussite de ce dernier. Et plus le parrain est haut placé dans l’organisation, meilleures seront les chances de succès. » Par ailleurs, dans les organisations qui mènent plusieurs projets de front, la présence d’un bureau de projet dûment constitué au sein de l’organisation ne peut qu’accroître les perspectives de succès : « Un tel bureau "industrialise" la manière d’encadrer un projet, ça génère une meilleure rigueur et ça augmente sensiblement les chances de réussite du projet », affirme M. Messier. Idem pour la présence d’un comité de pilotage, dont la principale responsabilité sera de veiller au bon fonctionnement du projet et de valider les décisions importantes, diminuant ainsi grandement les chances de voir les coûts et les délais du projet exploser de manière subite et incontrôlée.

La clôture d’un projet est, à l’esprit de notre expert, tout aussi importante, voire même davantage, que la phase de démarrage. Pourquoi? « La clôture ne vient pas que clore l’actuel projet; elle met la table pour le prochain projet! » Un bon post mortem est essentiel à la conclusion de tout projet afin de transposer les constats et les apprentissages, qu’ils soient positifs ou négatifs, au prochain projet. Encore ici, certaines interrogations devraient guider le gestionnaire de projet lors d’une rencontre de fin de projet :

• Qu'est-ce qui s'est bien déroulé, et que l'on souhaite continuer à faire?
• Qu'est-ce qui s'est moins bien passé, et qui a eu un impact sur le déroulement du projet?
• Quelles actions souhaitons-nous déployer pour que le prochain projet se déroule mieux?

Mais, convient Marc Messier, dans le feu roulant qui caractérise le quotidien des entreprises et des organisations, un tel moment de clôture n’est pas toujours aisé à tenir : l’équipe est souvent rapidement dissoute et les membres sont réaffectés à d’autres projets, le gestionnaire est lui-même à plancher sur le prochain projet… Mais si l’organisation entend enrichir son expérience en gestion de projet et développer les compétences de ses gestionnaires, prendre le temps de bien faire les choses devient alors un incontournable.

On le constate, les phases de démarrage et de clôture du projet sont critiques. Mais les réaliser à satisfaction comporte son lot de défis à relever. Y aurait-il une façon de surmonter ces derniers? Marc Messier le pense, et l’expert voit notamment dans les méthodologies agiles, qui mettent de l’avant la collaboration et l’auto-organisation de l’équipe dans une approche itérative et flexible de l’encadrement d’un projet, une piste qui peut permettre, en quelque sorte, d’aplanir les écueils qui se dressent sur la route du gestionnaire de projet et de ses gens.

À méditer, avant de démarrer tout projet, grand ou petit!

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