Personne ne peut prévoir une tempête de neige, un tremblement de terre ou une éruption volcanique qui bloque au sol pendant cinq jours les transporteurs aériens. Un attentat peut survenir dans une ville aussi tranquille qu'Ottawa. Face à ces situations imprévues, les voyageurs d'affaires dont les employeurs appliquent une politique de voyage s'en sortent mieux que les autres.
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Un centre-ville paralysé
Ottawa, 22 octobre 2014. Un tireur fou s'introduit dans le Parlement, provoquant l'installation d'un périmètre de sécurité qui paralyse tout le centre-ville de la capitale nationale. Le même jour, le Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada, dont les bureaux sont à Ottawa, reçoit la visite d'une quarantaine de professionnels issus de partout au pays, venus passer un examen.
«Aussitôt que la nouvelle a été diffusée dans les médias, notre organisation a pris contact avec notre service de voyage interne pour obtenir la liste des candidats de passage à Ottawa», indique Ryan Blades, coordonnateur des services d'affaires, financiers et administratifs du Collège royal.
L'organisation, qui gère plusieurs déplacements par année - mais qui refuse toutefois d'en dévoiler le nombre précis -, dispose d'une politique de voyages pour ses membres depuis 2013.
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En moins de 15 minutes, l'équipe de M. Blades a pu obtenir le nom de la trentaine de voyageurs qui avaient réservé par l'intermédiaire de l'agence du Collège royal. Certains logeaient déjà au centre-ville, d'autres devaient arriver par avion ou par train dans la journée. «On a pu contacter et rassurer tous ces visiteurs un à un. On a également été en mesure de relocaliser les voyageurs qui arrivaient le jour même dans d'autres hôtels en périphérie du centre-ville», rapporte M. Blades.
Une dizaine de médecins avaient décidé ce jour-là de voyager par leurs propres moyens. L'équipe de M. Blades a été incapable de les joindre et de s'occuper d'eux.
Une évacuation internationale
Mars 2012, coup d'État au Mali. L'entreprise WSP emploie une demi-douzaine de personnes dans le pays sur un site minier. Une autre équipe de travailleurs se trouve en avion en direction du Mali. «On a collaboré avec les responsables de la mine pour assurer l'évacuation de nos employés. En moins de 24 heures, tout était réglé», souligne Catherine Fagnan, conseillère principale, mobilité internationale, chez WSP.
Cette situation d'urgence a néanmoins servi d'élément déclencheur au sein de la firme d'ingénierie. L'entreprise offrait déjà le soutien nécessaire en matière d'immigration, de fiscalité et d'assurances à ses employés. «Tout s'est bien passé, mais on a réalisé que l'on ne disposait pas de plans d'urgence pour de telles situations. Depuis les incidents au Mali, une politique de voyage a donc été mise en place dans l'entreprise», soulève Mme Fagnan.
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Tout employé qui se rend à l'extérieur du pays doit désormais effectuer ses réservations au sein du service de voyage interne de WSP. Tous les déplacements (heures de vol, transfert, location de voiture) et les réservations d'hôtel sont connus en temps réel. «Ces infos essentielles nous permettent de réagir plus vite s'il survient un incident dans les zones où se trouvent nos employés», fait savoir la conseillère.
Depuis 2013, WSP a élargi sa politique de voyage à tous les déplacements de ses employés, y compris ceux qui se font à l'intérieur des frontières canadiennes. Une question de devoir de protection, de consolidation de coûts et d'augmentation de production, souligne Mme Fagnan. «Nos voyageurs ne perdent plus de temps à chercher le meilleur vol et le meilleur hôtel. Notre service de voyage, affilié à une agence de gestion de déplacements pour entreprise, bénéficie instantanément de meilleurs tarifs.»
WSP a plus de 6 500 employés au Canada, dont 60 % se déplacent pour des raisons d'affaires au pays. Plus de 5 % des employés doivent voyager à l'étranger, ce qui représente plus de 500 déplacements internationaux annuels.
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Les 10 principales menaces1
1 Il s’agit des principales menaces dont se soucient le plus les entreprises, selon une étude réalisée en 2011 par la firme International SOS auprès d’entreprises qui avaient envoyé un ou plusieurs de leurs employés dans un pays à haut risque au cours de l’année précédente.
1. Les retards de voyage
2. La maladie
3. La criminalité opportuniste
4. Les accidents de la route
5. Le vol à la tire
6. La perte de bagages
7. Les difficultés d’accès à des soins de standards internationaux
8. Les maladies infectieuses
9. Les infections liées au voyage
10. Les crimes violents
Selon la professeure Lisbeth Claus qui a dirigé cette recherche, l’importance qu’ont accordée les sociétés aux risques sanitaires (4 des 10 principales menaces) a servi de signal. « La protection offerte aux salariés en mobilité ne peut se limiter aux assurances. Cette protection doit comprendre une solution globale de prévention, d’accès aux soins et d’assistance en cas de problème », soutient, dans son rapport, Mme Claus, professeure de gestion de ressources humaines internationales de l’université Willamette en Oregon.
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