(Photo: 123RF)

LA TECHNO PORTE CONSEIL est une rubrique qui vous fait découvrir des plateformes, de nouveaux outils ou de nouvelles fonctionnalités pouvant être implantés facilement et rapidement dans votre quotidien au travail, en plus de démystifier les tendances technos du moment.

LA TECHNO PORTE CONSEIL. Je vous en glissais un mot dans l’édition de la semaine dernière, concernant TimeTonic, mais il existe une plateforme pouvant vous aider à automatiser certains processus répétitifs dans votre entreprise. Et ce, même si vous ne savez pas programmer!

Comme plusieurs autres dans son secteur, tels que automate.io ou tray.io, Zapier a mis sur pied une application qui se connecte à vos outils quotidiens (Google Drive, Microsoft Teams, Facebook et autres) pour vous aider à sauver un peu de temps.

Le nom donné pour parler des automatisations est «zap». Ces «zaps» fonctionnent en suivant une recette du type «connecter cette application à celle-ci» et déclenchent le processus lorsqu’un événement précis arrive. Votre rôle est d'indiquer votre recette à Zapier.

Affichage de départ avant de programmer son «zap». (Photo: capture d'écran tirée du site internet de Zapier)

Automatiser en remplissant un formulaire

Par exemple, il est possible de connecter l’application Typeform à une base de données montée sur Google Sheets, pour qu’à chaque fois qu’un formulaire est rempli, les données s’ajoutent automatiquement à la base de données. Ou encore, pourquoi ne pas concevoir une automatisation pour que chaque nouvelle tâche ajoutée à l’application Microsoft To-Do crée une carte dans Trello?

Les possibilités sont plutôt infinies, alors que plus de 3000 applications peuvent être connectées à Zapier. Il faut simplement maîtriser son flux de travail et bien le décortiquer pour savoir où l’automatisation peut être utile.

Lorsque vous lancez un «zap», c’est comme si vous remplissiez un formulaire. Vous sélectionnez d’abord le trigger, soit ce qui va lancer l’automatisation. Celui-ci peut être un moment précis dans la journée ou tout simplement une application. Ensuite, vous ajoutez l’action qui est tout simplement de détailler ce que fait Zapier une fois le programme enclenché. À chaque fin d’étape, vous pouvez demander un test pour vous assurer que l’outil fait la bonne chose.

Si l’on reprend l’exemple de Microsoft To-Do et Trello. L’élément déclencheur (trigger) serait l’ajout d’une nouvelle tâche dans votre liste à faire et l’action est l’ajout de celle-ci dans une carte Trello. Il est aussi possible d’ajouter autant d'actions que désiré, selon la façon dont votre flux de travail est conçu.

Prix plutôt élevé

Bien que l’application fonctionne relativement bien pour connecter deux applications ou plus entre elles, elle manque parfois de flexibilité.

Par exemple, si je demande à Zapier de récupérer une URL dans une publication Facebook, elle sera en mesure de le faire. Mais, si je lui demande de récupérer une partie précise de l’URL, c’est impossible, du moins, cela demande d’ajouter des étapes qui complexifient le processus.

Également, le prix pour le service peut refroidir les ardeurs de quelques utilisateurs désireux de sauver un peu de temps. En effet, il faut savoir que chaque fois qu’un «zap» se lance, cela compte pour une tâche, et celles-ci ne sont pas illimitées.

Bien que les tâches disponibles redémarrent chaque mois, si vous pensiez automatiser plusieurs éléments, il faudra prévoir approximativement le nombre de tâches à automatiser et la fréquence pour ne pas subir de coupes.

Du temps pour le mettre en place

Bien que cela soit sous-entendu, il faudra prendre bien son temps avant d’utiliser le service Zapier.

Comme expliqué plus haut, il convient, dans un premier temps, de déconstruire sa routine de travail pour mieux cerner ce qui pourrait être automatisé et ensuite construire sa recette.

Fiche du produit

• Coût:
  • Gratuit: 0 $ pour 100 tâches par mois
  • Débutant: 26 $ pour 750 tâches par mois (avec abonnement annuel)
  • Professionel: 63,86 $ pour 2000 tâches par mois (avec abonnement annuel)
  • Équipe: 389 $ pour 50 000 tâches par mois (avec abonnement annuel)
  • Entreprise: 26 $ pour 100 000 tâches par mois (avec abonnement annuel)
• Date de création: 2011
• Plateforme: sur le navigateur seulement
• Les avantages:
  • Plutôt simple à utiliser ;
  • Connecte très bien deux applications entre elles ;
  • Structure de conception des «zaps» assez simple ;
  • La banque d’applications disponibles fait en sorte que les outils de votre flux de travail sont forcément présents.
• Les désavantages:
  • Prix plutôt élevé ;
  • Plutôt limité si l’on veut des données précises.

Comment jongler entre vos ambitions, et celles des autres actionnaires? En août 2020, pas moins de 15000 dirigeants de PME laissaient entendre qu'ils comptaient céder les reines de leur entreprise d'ici la fin de 2021.