Quel employeur n'a jamais eu à rembourser le kilométrage d'un employé ayant utilisé sa voiture personnelle pour son travail ? Cette pratique est tellement répandue que plus personne ne se demande si elle est vraiment avantageuse ou si elle répond au devoir de protection des employeurs.
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Or, certaines agences de location font actuellement la démonstration que les employeurs perdent au change en remboursant le kilométrage de leurs employés en déplacement. Selon les estimations d'Enterprise Holdings, les entreprises québécoises, qui remboursent en moyenne de 0,40 $ à 0,50 $ le kilomètre, dépensent au minimum 100 millions de dollars par année en raison de cette pratique.
«Nos programmes d'analyse démontrent que 10 %, voire 15 % du nombre de kilomètres remboursés, surfacturés en trop par les employés, disparaissent lorsque les entreprises adoptent la location de voiture», soutient Nicolas Bélanger, directeur des ventes commerciales du Québec chez Enterprise Holdings, dont le réseau, composé d'Enterprise, de National et d'Alamo, regroupe près de 70 agences dans la province. Ainsi, pour un voyage entre Montréal et Québec effectué avec une voiture de location, une entreprise économise au minimum 30 % sur le montant d'un remboursement de kilométrage traditionnel, signale M. Bélanger.
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S'assurer d'avoir la bonne couverture
L'intérêt ne s'arrête pas aux économies engendrées. L'employeur, dit-il, doit tenir compte de son devoir de protection envers les employés. Quel est l'état du véhicule de l'employé qui se déplace à des fins d'affaires pour son entreprise ? Les pneus sont-ils en bonne condition ? Le véhicule est-il assuré adéquatement en cas d'accident ? Dans le cas contraire, qui devra payer la facture ?
Chez Desjardins Assurances, on rappelle que le fait d'utiliser son véhicule dans le cadre de son travail, même occasionnellement, peut nécessiter l'ajout d'une classe affaires sur son contrat d'assurance.
«Il est important d'indiquer à son assureur la nature exacte de l'usage qu'on fait de son véhicule. À défaut de quoi, un assuré pourrait avoir un impact sur l'indemnité à laquelle il aurait droit, advenant un sinistre», indique Patrick Goulet, directeur, garanties, stratégies et évolution chez Desjardins Assurances.
Les assurés doivent également faire mention du territoire d'utilisation de leur véhicule à leur assureur. Les lois et les règlements de responsabilité civile peuvent en effet diffèrer sur les routes à l'extérieur du Québec.
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Ne pas payer deux fois le même service
La plupart des agences de voyages spécialisées en déplacement d'affaires recommandent d'ailleurs à leur clientèle d'affaires de consulter un locateur de voitures pour analyser leurs coûts de déplacement et mieux saisir leurs besoins. C'est le cas chez Groupe Encore, une agence de gestion de déplacements qui travaille avec près d'une quarantaine de sociétés canadiennes. «Un de nos clients cumulait une facture annuelle de location de voitures de plus de 700 000 $. En y regardant de plus près, ce client a été capable de retrancher 185 000 $ à cette dépense», rapporte Monique Mardinian, présidente fondatrice de Groupe Encore.
L'analyse a révélé que chaque employé souscrivait systématiquement l'assurance dommages proposée par l'agence lors des locations. «Or, cette assurance était déjà prise en charge par la carte de crédit de l'entreprise», dit Mme Mardinian.
Comment se fait-il, dans ces conditions, que la pratique du remboursement du kilométrage soit encore si répandue ? «Les employés considèrent à tort le remboursement du kilométrage comme un bonus. Plusieurs se montrent donc réfractaires à la location», constate Nicolas Bélanger. La décision finale revient donc aux employeurs, car c'est eux, après tout, qui règlent la note.
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