En raison de la pénurie de main-d'oeuvre dans plusieurs secteurs, le marché des stages est devenu de plus en plus compétitif pour les entreprises. Des conseils pour recruter les meilleurs candidats et faire de leur stage une réussite.
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1. Un stagiaire ? Oui, mais pourquoi ?
La toute première étape : déterminer pour quelle raison précise l'entreprise souhaite embaucher un stagiaire. « Avant d'afficher une offre, le gestionnaire doit définir clairement ses besoins. Nous voyons ensuite avec lui quel serait le meilleur profil pour y répondre, que ce soit sur le plan de l'éducation, de l'expérience ou de la mobilité », indique Johanne Raymond, vice-présidente associée aux ressources humaines du Groupe Banque TD.
Il faut donc se demander quelles sont les missions réalisables dans le cadre d'un stage, par exemple participer au recrutement du personnel ou faire passer des entrevues dans un service de RH, suggère Marc-Antonin Hennebert, professeur agrégé au Département de gestion des ressources humaines de HEC Montréal.
Des missions irréalisables, car trop exigeantes, sont en général celles qui impliquent un niveau plus « stratégique », comme assurer la gestion du rendement des employés ou négocier le renouvellement d'une convention collective.
« Les stagiaires peuvent bien sûr jouer un rôle de soutien à ces niveaux, mais pas un rôle de premier plan », souligne M. Hennebert, qui rappelle que les problématiques inverses existent aussi, par exemple demander des tâches qui sous-estiment la contribution potentielle des stagiaires (répondre au téléphone, rôle de simple observateur dans des réunions, etc.)
2. Une description de tâches, svp !
C'est un b. a.-ba qui gagnerait pourtant à être mieux respecté. Lors de l'embauche d'un stagiaire, rédiger une description de poste complète, claire et précise est essentiel. « On doit démontrer quelles sont les attentes, le contexte de travail, les tâches attendues et les habilités nécessaires pour y parvenir », affirme Mai-Gee Hum, directrice du service de gestion de carrière à l'École de gestion John-Molson de l'Université Concordia.
L'expérience du candidat pèse aussi dans la balance, puisqu'on n'aura pas forcément le même niveau d'exigence face à quelqu'un qui a déjà géré des équipes. « Une description trop vague risquerait de faire travailler le stagiaire en fonction des besoins du jour, sans réelle ligne directrice ni évolution dans ses apprentissages », souligne Marc-Antonin Hennebert.
Exit donc les stages qui se limitent à des allers-retours vers la photocopieuse. Ce type de stages ne sert ni le stagiaire ni l'entreprise. « Les missions riches en expériences intéressantes transforment les stagiaires en ambassadeurs de l'entreprise », reprend Allan Doyle, directeur du Service des stages et du placement de Polytechnique. De plus, les médias sociaux et le téléphone intelligent aidant, l'histoire risque de se répandre rapidement, ce qui contribue à rendre le recrutement encore plus difficile.
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3. Toute peine mérite salaire
La plupart des stages pour étudiants doivent être rémunérés. Cependant, il peut arriver que, dans certains domaines, comme celui des OBNL ou de l'éducation, ils ne le soient pas. À Polytechnique Montréal, tous les stages sont rémunérés, « sauf quelques exceptions, par exemple lorsque le stagiaire part à l'étranger ou que le stage a lieu dans le secteur de l'humanitaire. Le salaire varie en moyenne de 16 à 18 $ l'heure », explique Allan Doyle , directeur du Service des stages et du placement de Polytechnique. Pour attirer des stagiaires en région, certains employeurs vont jusqu'à fournir un logement.
« Il faut faire preuve de transparence sur la rémunération future, car certains emplois dans la vente peuvent démarrer par une rémunération fixe et évoluer ensuite sous forme de commission. Il faut s'assurer que l'étudiant sache dans quoi il s'embarque afin de ne pas avoir de mauvaise surprise par la suite », rappelle Mai-Gee Hum.
4. Huit semaines ou huit mois ?
Les offres de stage peuvent être d'une durée allant de quelques semaines à plusieurs mois en fonction des programmes. « À Polytechnique, le baccalauréat comporte au moins un stage obligatoire et cela peut aller jusqu'à quatre », explique Allan Doyle, qui chapeaute chaque année 1 400 stages, dont 950 en été.
Si les stages se déroulent généralement sur une session, Marie Pier Villeneuve, conseillère en ressources humaines chez Creaform, milite pour une durée minimum de huit mois. « Nos accueillons des jeunes afin de leur permettre de travailler sur des projets concrets qu'ils pourront mener du début à la fin, comme la mise à jour et l'implantation d'un système informatique. Pourtant, beaucoup de programmes de stages ont des durées trop courtes. »
Il faut aussi prendre en compte le fait que le stagiaire aura besoin d'une période d'adaptation, pendant laquelle il ne sera sans doute pas aussi productif qu'à la fin.
5. Encadrer, conseiller, accompagner
Accueillir un stagiaire dans l'entreprise ne se résume pas à recevoir un employé d'été. L'organisation doit s'engager à accompagner le jeune dans ses apprentissages en lui offrant un encadrement et une rétroaction régulièrement. Il faut donc s'assurer de disposer des ressources nécessaires à l'interne, en affectant des superviseurs qualifiés et disposés à partager leurs savoirs.
« Il faut que le superviseur ait le temps d'encadrer et de répondre aux questions de l'étudiant, en plus de posséder les compétences techniques dans le domaine concerné. C'est pourquoi les RH ne sont pas nécessairement les meilleures personnes pour le faire », remarque Marc-Antonin Hennebert, de HEC Montréal. Il est à noter que, dans le cas d'une profession réglementée (ingénieurs, comptables professionnels agréés, etc.), il est nécessaire que le superviseur détienne un titre de l'ordre concerné.
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6. Inviter le gestionnaire aux entrevues
Comme pour l'embauche d'un salarié permanent, le recrutement d'un stagiaire doit suivre un processus de sélection bien précis. « Les employeurs ont en général un processus assez rigoureux, comprenant une analyse des CV, des entrevues, voire des tests d'aptitudes », souligne André Raymond.
Et pour cause : « Quand on embauche un stagiaire, on ne peut pas se limiter à analyser ses derniers emplois, puisqu'il n'a pas toujours d'expérience. On met donc l'accent sur le potentiel et le profil », précise Martine Roy, au service de gestion des stages des services informatiques de l'Industrielle Alliance.
Il peut être utile d'inviter le gestionnaire qui sera ensuite chargé de superviser l'étudiant à participer aux entrevues de sélection, afin qu'il se sente responsable et fasse le lien avec ses besoins. Le groupe Banque TD, par exemple, a l'habitude de créer des équipes de sélection qui intègrent le gestionnaire concerné lors des entrevues. « Cela permet d'éviter les surprises de part et d'autre et de s'assurer que le profil correspond bien aux attentes », souligne Johanne Raymond, vice-présidente associée aux ressources humaines de Groupe Banque TD.
7. Favoriser les concours et les bourses
Une autre façon d'attirer les talents consiste à mettre la créativité à profit, par exemple en organisant des concours ou des bourses. « Une bourse de 1 000 à 2 000 $ offerte aux stagiaires peut être une bonne manière d'attirer les étudiants, qui sont toujours à la recherche d'une aide financière », suggère Allan Doyle.
Coveo, une firme de 175 employés en pleine croissance spécialisée dans le logiciel, reçoit chaque année près de 60 candidatures au concours de programmation qu'elle organise depuis 2011. Chez L'Oréal Canada, le concours de marketing Brandstorm a permis à plus de 70 000 étudiants à l'échelle mondiale de se mesurer en relevant des défis concrets depuis 1992.
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8. L'affichage, pas suffisant !
Communiquer une offre de stage auprès des étudiants est simple : babillards, sites d'emplois, réseaux sociaux, services de placement des universités, etc. « LinkedIn est un outil très puissant et efficace lorsqu'on apprend à bien le maîtriser. Il maximise les prises de contact et les opportunités », estime Mai-Gee Hum.
« Poster des actualités régulièrement permet de donner une visibilité à l'entreprise », ajoute Mme Hum. LinkedIn offre également des services aux entreprises, qui leur permettront de faire des recherches selon des critères très précis (langues, habiletés, connaissances, expérience de travail, industrie, pays ou emplacement), en fonction de leurs besoins en recrutement.
Mais l'affichage à lui seul ne suffit pas toujours. « Ce n'est pas parce que les employeurs ont un besoin urgent à combler qu'ils auront des retours immédiats s'ils ne se sont pas investis avant, de manière active, par exemple en organisant des activités sur le campus pour se faire connaître », souligne Allan Doyle.
9. Un petit clavardage avec ça ?
C'est plus facile quand on a développé une marque employeur forte. « Les étudiants qui ne connaissent pas l'entreprise n'ont pas tendance à consulter son offre. Et ce n'est pas parce que vous êtes une grande entreprise que vous êtes plus connu », constate Allan Doyle. Le meilleur moyen est donc de se faire voir au maximum de son public cible en participant à des salons, journées carrières, soirées réseautages, conférences et présentations de toutes sortes.
Autre solution ? Entrer en contact par l'intermédiaire des réseaux sociaux, grâce à des outils de clavardage comme le fait la Banque Royale. « Les étudiants peuvent poser des questions aux recruteurs, par exemple pour s'informer sur la journée typique d'un gestionnaire ou d'un directeur de compte commercial. C'est une façon de créer une expérience et d'attirer ceux qui n'auraient pas pensé à postuler », estime Mai-Gee Hum, de Concordia.
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