• Conférence
  • 5e édition

Gestion des espaces de travail

Transformez plus que votre environnement, faites évoluer vos façons de travailler

92 Jours

Avant l'événement

28 avril 2020 de 8h à 16h

DoubleTree par Hilton Montréal
,
Plan d'accès

Vos espaces de travail sont plus que des lieux physiques : ils représentent votre culture d’entreprise, ils contribuent à modifier les façons de travailler et ont une incidence sur la productivité, la mobilisation et la rétention de vos employés.

 

Voyez au-delà des tendances et du côté tape-à-l’œil, et pensez à des environnements de travail qui conviennent à l’ADN de votre organisation.

 

Pour cette 5e édition, nous irons visiter les bureaux de Rio Tinto et GSoft le 27 avril prochain :


Rio Tinto - Espaces de vie collaboratifs, optimisés par des outils Lean

Bureaux de Rio Tinto

 

GSoft - Croissance et innovation : avez-vous un bon ethnographe ?

Visite chez GSoft

 

En complément des visites et de la journée conférence, deux ateliers pratiques vous sont proposés le 29 avril 2020.

 

Atelier AFaites de l’acoustique une plus-value de vos espaces de travail

 

Atelier B Gérez le changement pour en faire un catalyseur de l’engagement de vos employés

5 bonnes raisonsde participer

  • Allez au-delà des modes et trouvez les solutions qui correspondent à vos défis
  • Venez entendre des représentants d’organisations qui ont quelques années de recul par rapport au réaménagement de leurs espaces
  • Profitez de la présence de vos pairs pour réseauter et échanger sur vos enjeux
  • Que vous restiez au même endroit ou que vous déménagiez, trouvez de l’inspiration pour votre réalité
  • Trouvez des outils pour faciliter la transition des employés, mais aussi des gestionnaires, vers les nouveaux espaces et les nouvelles façons de travailler
mardi 28 avril
  • 8h00
    Accueil des participants
  • 8h30
    Mot d’ouverture
  • 8h45ÉTUDE DE CAS
    Espaces à aire ouverte pour tous, même pour la présidence de la compagnie

    La transformation du monde du travail peut entraîner un vent de démocratisation qui se manifeste notamment dans les espaces de travail. Le succès de cette transition repose en partie sur l’exemple que donnera la haute direction en créant un réel climat de collaboration entre ses différents membres et en renonçant à certains privilèges (bureau fermé, stationnement souterrain en tout temps, etc.). Découvrez comment ABB Canada a pu :

     

    • Accompagner les gestionnaires dans la transition vers les espaces à aire ouverte ;
    • Traiter les enjeux de confidentialité avec lesquels jonglent plusieurs professionnels et cadres ;
    • Penser l’aménagement différemment selon les services (le marketing par rapport aux finances, par exemple) ;
    • Attitrer la majorité de ses postes, même si la ligne directrice du Groupe ABB était différente ;
    • Gérer ses salles de réunion.
  • 9h20ÉTUDE DE CAS
    L’environnement sans papier comme fondement d’une réorganisation complète du milieu de travail

    Le Bureau d’audiences publiques sur l’environnement (BAPE) a déménagé ses pénates en janvier dernier. Plus qu’un nouvel environnement professionnel, c’est une métamorphose des outils de travail et des manières de faire ; tous les membres de l’équipe de 50 personnes travaillent maintenant sans poste assigné dans des aménagements axés sur les activités. D’ailleurs, le BAPE souhaite être une vitrine pour le gouvernement du Québec. Voyez :

     

    • Toute l’importance d’adopter une vision intégrée et partagée dès le départ ;
    • Les étapes critiques : du portrait des activités aux choix d’aménagement, en passant par la gestion des matières résiduelles ;
    • L’apport essentiel d’infrastructures numériques performantes ;
    • Et, bien sûr, comment effectuer une transition vers le bureau sans papier (paperless) grâce à un système de gestion documentaire efficace et un accompagnement adéquat des équipes.
  • 9h50
    Pause réseautage
  • 10h20DISCUSSION
    Harmonisez vos bureaux avec le télétravail

    Le télétravail gagne en popularité, surtout avec l’accroissement des espaces à aire ouverte. Comment penser l’environnement de travail quand le télétravail est une réalité de plus en plus présente ? Faites le point sur :

     

    • L’optimisation des bureaux lorsque le télétravail est implanté, par exemple le 3-2-2-3 (3 jours par semaine au bureau et 2 en télétravail, et vice-versa pour un autre groupe) pour éviter des bureaux vides ou, a contrario, une surpopulation ;
    • L’aménagement de l’espace de travail à l’extérieur du bureau ;
    • Les outils disponibles pour améliorer le télétravail, notamment le bureau virtuel et le clavardage ;
    • La collaboration et le sentiment d’appartenance quand le télétravail occupe une place importante dans l’organisation.
  • 11h05ÉTUDE DE CAS
    Optimisez l’aménagement des espaces de travail de l’intérieur, un secteur à la fois

    Énergir a commencé à repenser ses aménagements il y a quelques années déjà. Contrairement à d’autres organisations, l’entreprise a décidé de conserver ses locaux actuels. La transition s’effectue progressivement, service par service, selon les priorités. Voyez comment :

     

    • Une approche mixte a permis de développer en parallèle deux stratégies pour faire évoluer tant les espaces communs que les bureaux individuels ;
    • Un projet pilote a été lancé dans un pavillon distinct. D’entrée de jeu, les besoins des employés ont été mis au cœur de la démarche en élaborant différents personas et en constituant un comité d’employés ;
    • Une zone tampon a été mise en place et sert de transition pour les équipes pendant la période des travaux ;
    • Des espaces communs sous-utilisés, comme la cafétéria, ont été réorganisés pour qu’ils soient davantage exploités ;
    • Les espaces ont été pensés dans une optique de flexibilité, notamment pour la collaboration en structure matricielle.
  • 11h45
    Lunch réseautage
  • 13h00SESSION COLLABORATIVE
    Cernez les préoccupations de vos équipes et trouvez les solutions pour y répondre

    La transformation d’un environnement de travail amène inévitablement une gestion du changement. Pour bien accompagner les employés et les gestionnaires dans cette transition, il faut bien comprendre leurs préoccupations et leurs besoins pour y répondre avec les bons outils. Découvrez :

     

    • Quelles sont les préoccupations les plus courantes selon divers profils, ainsi que les besoins qui les sous-tendent ;
    • Quelles solutions et quels outils sont les plus adaptés, tant sur le plan de l’aménagement qu’en matière de pratiques de gestion, pour répondre à ces divers besoins ;
    • Comment la compréhension de la neuropsychologie peut nous aider à adapter notre approche de communication et de mobilisation pour assurer une réceptivité des messages et des solutions proposées.
  • 13h45ÉTUDE DE CAS
    Effectuez un aménagement intérieur flexible afin de répondre adéquatement aux besoins de vos employés

    Avant d’entreprendre la conception et la construction de son siège social, l’équipe d’Eddyfi Technologies, entreprise de développement d’équipements d’inspection de contrôle non destructif, s’est profondément questionnée sur sa culture de travail, mais surtout sur les besoins de ses employés. Voyez :

     

    • Comment être à l’écoute des utilisateurs de l’espace en les impliquant dans le processus de conception ;
    • L’importance de bien réfléchir aux espaces de travail pour optimiser l’expérience des employés, afin de les attirer et, surtout, de les retenir ;
    • Les avantages de faire des prototypes avant d’offrir le matériel à tous ;
    • Être à l’affût de l’utilisation des espaces de travail pour corriger le tir, par exemple avec l’ajout de panneaux acoustiques ;
    • Ce qu’Eddyfi Technologies ferait autrement, par exemple le type d’alimentation des postes de travail en aire ouverte.
  • 14h15
    Pause réseautage
  • 14h45ÉTUDE DE CAS
    Gérez les distractions pour augmenter le confort et l’efficacité de vos employés : un travail en continu

    Sollio Agriculture a revu ses espaces de travail y a un an en réaménageant leur siège social. Depuis, le nombre d’employés a continué d’augmenter, ce qui ajoute à la gymnastique de la gestion des espaces de travail, notamment ce qui a trait à l’acoustique. Voyez comment Sollio Agriculture, une division de La Coop fédérée, jongle avec ce défi :

     

    • L’utilisation de KPI (Key Performance Indicators, indicateurs clés de performance) pour intervenir en temps réel quand il y a un enjeu ;
    • L’utilisation d’un cadran numérique portatif qui indique le nombre de décibels pour sensibiliser les gens au bruit qu’ils créent ;
    • L’élaboration d’un code de vie dans lequel sont incluses des astuces simples, mais efficaces ;
    • La distribution d’écouteurs selon le besoin du travail de l’employé : un choix du gestionnaire immédiat en fonction de trois types d’écouteurs.
  • 15h15ÉTUDE DE CAS
    Mesurez la performance de vos espaces de travail grâce à plusieurs outils, dont l’Internet des objets

    Ubisoft travaille depuis plusieurs années à optimiser ses espaces de travail. En pleine croissance, l’entreprise se sert de ses meilleures pratiques (et de ses faux pas !) pour maximiser l’expérience utilisateur dans un environnement de travail axé sur les activités (activity-based working) inversé, où ce sont les structures autour des postes de travail qui se métamorphosent selon les besoins et les projets. Pour s’assurer que cet environnement innovant est le plus optimal possible, Ubisoft a mis en place différents éléments de mesure. Voyez :

     

    • Les avantages de l’Internet des objets pour mesurer l’utilisation des espaces de travail, et ce, à long terme ;
    • Pourquoi maintenir les groupes de discussion malgré des capteurs qui récoltent des données ;
    • L’importance des données récoltées et de leur analyse ;
    • Les avantages de collaborer avec des chercheurs universitaires ;
    • Ce que l’équipe d’Ubisoft a appris, ce qu’ils ne referaient pas et les standards qu’ils ont mis en place.
  • 15h50
    Mot de clôture
  • 16h00
    Fin de la journée conférence
complétez votre expérience

Ces activités en petits groupes ont un taux de satisfaction très élevé ! Elles vous permettent d'approfondir vos connaissances sur un sujet plus pointu le lendemain de la conférence. Une excellente façon de tirer le maximum du contenu offert.

  • lundi 27 avril
    de 13h00 à 14h45
    VISITE A : Rio Tinto (Centre-ville de Montréal)
    Visite chez Rio Tinto - Espaces de vie collaboratifs, optimisés par des outils Lean

    Rio Tinto a fait de son bureau de Montréal un centre mondial (Hub) pour soutenir la collaboration entre ses établissements à travers le monde. Concrètement, ce changement s’est traduit par l’intégration de 150 personnes supplémentaires dans les locaux existants. Venez visiter leur bureau, et voyez comment ils ont transformé l’environnement pour susciter plus de collaboration, améliorer le bien-être et attirer de nouveaux employés.

     

    Lors de cette visite, on vous proposera :

     

    • Une explication sur les raisons qui ont poussé Rio Tinto à aller vers le travail axé sur les activités (activity-based working) ;
    • De voir comment s’est passée la transition et quels ont été les moyens utilisés (capteurs de données, drumbeats, outils Lean, etc.) ;
    • Des idées pour poursuivre le perfectionnement en continu des espaces.
    Bureaux de Rio Tinto Bureaux de Rio Tinto
  • lundi 27 avril
    de 15h00 à 16h45
    VISITE B : GSoft (Pointe-Saint-Charles)
    Visite chez Gsoft - Croissance et innovation : avez-vous un bon ethnographe ?

    Dire qu’il faut être innovants dans le monde de la technologie est un euphémisme. Pour être compétitive et répondre à ses besoins d’innovation ainsi qu’aux enjeux de croissance, GSoft a dû porter une attention particulière à sa force motrice lors de la conception de ses bureaux : ses employés. Pour les aider, l’entreprise a notamment fait appel à une expertise trop peu connue, l’ethnographie.

     

    Lors de cette visite, on vous proposera :

     

    • Un regard sur une conception de bureaux qui se veut durable dans toutes ses facettes ;
    • Des espaces qui contribuent à l’atteinte des objectifs d’affaires de l’entreprise en gardant le tout à une échelle humaine (une certification B Corp a été obtenue en juin 2019) ;
    • Des pistes pour comprendre les besoins de vos employés (par exemple, tous les bureaux sont attitrés) et la façon dont ils travaillent pour aller au-delà des tendances.

     

    Note : Il est possible qu’il y ait des chiens sur place.

     

    Bureaux de GSoft       Bureaux de GSoft

  • mercredi 29 avril
    de 8h30 à 9h00
    Journée ateliers pratiques - Accueil des participants
  • mercredi 29 avril
    de 9h00 à 12h00
    ATELIER A
    Faites de l’acoustique une plus-value de vos espaces de travail

    Que ce soit lors de sondages de satisfaction avant ou après un projet de transformation des environnements de travail vers des espaces plus ouverts, l’irritant majeur qui ressort systématiquement est le confort acoustique. Dans la majorité des projets, les usagers ont des craintes concernant le bruit, la difficulté de se concentrer et le manque de confidentialité. Dans une période où on décloisonne davantage et où on densifie les environnements de travail, prendre en considération le confort acoustique des usagers est d’une importance capitale.

     

    Découvrez comment :

     

    • Trouver des solutions pour différents cas de figure où le bruit peut être problématique ;
    • Mettre en pratique les nouvelles notions apprises lors de l’atelier grâce à des exercices réalistes ;
    • Gérer l’acoustique en amont, pendant et après le réaménagement de vos environnements de travail ;
    • Faire un autodiagnostic de vos espaces afin de ressortir avec un plan de match adapté à votre réalité.

     

    Pourquoi participer ?

     

    Que vous soyez professionnel ou gestionnaire, lors de l’atelier, vous pourrez acquérir des connaissances sur les techniques d’amélioration du confort acoustique dans les environnements de travail.

  • mercredi 29 avril
    de 13h00 à 16h00
    ATELIER B
    Gérez le changement pour en faire un catalyseur de l’engagement de vos employés

    Dans une transformation majeure de vos espaces de travail, il est important de mettre en place une stratégie de gestion du changement, et ce, des balbutiements du projet jusqu’après le réaménagement. Une des clés pour réussir est de bien comprendre les craintes de vos employés et leur donner des moyens pour les exprimer. Cela dit, il faut être conscients que la bonne décision ne réside pas toujours dans ce que désirent les employés.

     

    Découvrez comment :

     

    • Construire différents personas pour s’adapter à la réalité et personnaliser les réponses aux besoins variés de vos employés ;
    • Mettre en place un réseau d’ambassadeurs pour avoir rapidement le pouls du plancher ;
    • S’assurer que la gestion du changement et la gestion de projet se font au même diapason ;
    • Donner des outils tangibles pour accompagner les employés dans le changement de comportements, par exemple la réduction de l’utilisation du papier (paperless).

     

    Pourquoi participer ?

     

    Pour être capable d’instaurer une culture de gestion du changement efficace qui sera mobilisatrice à la fois auprès de vos employés et de la haute direction.

     

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