Slack, courriels, téléphone: que dire et où?

Publié le 26/03/2024 à 12:20, mis à jour le 02/04/2024 à 11:03

Slack, courriels, téléphone: que dire et où?

Publié le 26/03/2024 à 12:20, mis à jour le 02/04/2024 à 11:03

Par Katia Tobar

«J’organise deux rencontres en personne par année à Québec au cours desquelles on travaille sur l’entreprise ou sur nos relations d’équipe.» (Photo: courtoisie)

Dans la série hebdomadaire automnale POUR OU CONTRE LE TÉLÉTRAVAIL, Les Affaires met de l’avant les meilleures pratiques de l’un et l’autre des camps, afin de rallier à leur position leurs salariés et de faire prospérer l’organisation. Suivez le débat!

 

Qui: Justine Gaignard-Parent, fondatrice et Guépard en chef

Entreprise: Guépard Communications

Secteur: services aux entreprises - technologies de l'information

1 à 10 employés

 

Quelle formule a été adoptée?

Télétravail uniquement

 

Décrivez-nous où travaillent habituellement les employés:

Tous les employés travaillent de la maison.

 

Était-ce la formule appliquée avant février 2020?

Non. Avant la pandémie, nous avions un bureau sur l’avenue Marguerite-Bourgeoys, à Québec. L’équipe s’agrandissait, alors nous cherchions à déménager. Personnellement, il m’arrivait de travailler un petit peu de la maison, mais c’était très rare. Les clients voulaient nous voir en personne, ils voulaient voir nos bureaux. C’était une question de crédibilité. Avant, si on n’avait pas de bureaux, c’est comme si on n’existait pas. Je pense qu’on a remédié à cela en télétravail grâce à notre présence sur les réseaux sociaux. Les employés ont une fiche sur LinkedIn, on peut y voir que l’entreprise existe depuis plusieurs années.

Cependant, depuis plusieurs mois, de plus en plus de clients veulent nous rencontrer, notamment dans le secteur manufacturier. Cela crée un lien de confiance, et notre présence physique nous permet de nous démarquer.

 

Pourquoi avez-vous choisi cette formule?

La formule du télétravail s’est imposée avec la pandémie, mais nous l’avons conservée parce qu’elle convenait bien à l’équipe. Elle m’a aussi permis de recruter partout au Québec plutôt que seulement dans la région de Québec. Nous avons un employé à Trois-Rivières, un à Montréal, un à Salaberry-de-Valleyfield. Mon adjointe de direction est une Québécoise installée en Thaïlande. Il y a un manque d’expertise dans notre domaine, alors le télétravail m’a permis d’accéder à un bassin plus large de candidats. Le télétravail a aussi ouvert de nouveaux horizons aux clients: ils ont compris qu’ils peuvent travailler avec des entreprises à l’extérieur de leur ville.

 

Quels sont les facteurs, les politiques et les dispositions qui font en sorte que cette formule fonctionne pour votre entreprise?

Nous encourageons les membres de l’équipe à se parler de vive voix dès que le besoin se fait sentir, en utilisant les technologies de visioconférence pour conserver l’esprit d’équipe, favoriser la collaboration et briser l’isolement. Nous organisons aussi deux rencontres d’équipe en visioconférence par semaine au cours desquelles on rit beaucoup. C’est essentiel, sinon on travaille en silo. Je parle régulièrement à tous les membres de mon équipe pour prendre le pouls et être proactive si quelqu’un n’est pas bien.

Le télétravail permet aussi aux oiseaux de nuit de l’équipe de commencer à travailler plus tard. Mais, nous avons dû mettre en place une politique où tout le monde doit être devant son ordinateur de 10h à midi et de 13h à 15h, parce que c’était parti en vrille et il était devenu très difficile de collaborer! Les temps de réponse entre membres de l’équipe ou aux clients étaient parfois trop longs, et cela a créé beaucoup de frustration. Ces horaires permettent de mieux travailler ensemble et les clients sont contents.

J’organise aussi deux rencontres en personne par année à Québec au cours desquelles on travaille sur l’entreprise ou sur nos relations d’équipe. Ces rencontres sont essentielles, car elles permettent d’aborder certains sujets plus difficiles, comme la communication par exemple.

Deux générations se côtoient dans mon équipe, avec des styles de communication différents. Certains préfèrent les courriels et le téléphone, et d’autres passent par Slack. Cela crée des conflits de communication, car les gens n’ont pas les mêmes attentes. J’aimerais que l’on crée tous ensemble une charte de communication, dans laquelle on pourra établir qu’est-ce qui doit être dit et où.

(Photo: courtoisie)

Au cours des prochains mois, l’organisation du travail changera-t-elle?

Non. 

 

Quelle est votre position à l’égard du télétravail, du présentiel et du mode de travail hybride?

Les avantages du télétravail sont plus grands pour l’instant que ses inconvénients. Cependant, si nous n’avions pas autant de gens en dehors de la région de Québec, je pense que je considérerais sincèrement une formule hybride pour avancer plus vite sur certains dossiers et travailler encore plus en équipe.

Rassembler tout le monde à Québec est toute une aventure logistique et c’est coûteux. Ça me fait donc parfois regretter le fait d’avoir tous les employés dans la même ville. Le 100% présentiel est hors de question pour moi. Je n’y crois plus. Je pense que cela contribue à l’épuisement des gens et c’est trop rigide pour l’équilibre travail/famille.

Cependant, les mêmes problèmes qu’en présentiel peuvent se reproduire en télétravail, quand une personne ne décroche pas suffisamment et est trop connectée en tout temps. C’est important d’avoir des mesures pour prévenir ça. Je demande à mes employés de ne pas répondre aux clients en dehors des heures de travail, et je préviens mes clients pour qu’il n’y ait pas cette attente. Je demande également à mon équipe de désactiver leurs notifications et si je pense à quelque chose en soirée, je programme mes envois pour le lendemain.

Je contrôle aussi les heures travaillées par semaine à l’aide d’un logiciel pour que personne ne travaille plus de 35 heures. Cela peut avoir l’air d’être de la microgestion, mais cela me permet de savoir si quelqu’un est en surcharge de travail. Si quelqu’un fait plus de 35 heures, ce n’est pas normal, on se rencontre, on essaie de comprendre pourquoi et d’y remédier. Nous sommes une entreprise de services, donc les heures sont facturables. C’est pour cela aussi que c’est important d’encadrer le temps de travail.

 

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