L'intranet, encore peu utilisé au Québec


Édition du 30 Août 2014

L'intranet, encore peu utilisé au Québec


Édition du 30 Août 2014

Par Denis Lalonde

Photo: iStock

Seulement un peu plus du tiers des entreprises québécoises (36 %) utilisent un intranet, selon une nouvelle étude du Centre facilitant la recherche et l'innovation dans les organisations (CEFRIO). Et cet outil est surtout utilisé par les grandes entreprises, révèle le document «Les intranets et leur écosystème : portrait des usages et des meilleures pratiques».

Selon les données du sondage effectué auprès de 1 000 entreprises québécoises, seulement 22 % des PME de 20 à 49 employés et 34 % de celles de 50 à 99 employés possèdent un intranet. Par contre, 53 % des entreprises de 100 à 249 employés, 57 % de celles de 250 à 499 employés et 79 % de celles de 500 employés ou plus en ont un.

Pour devenir des entreprises plus concurrentielles

Le document souligne que de nombreuses organisations hésitent encore à se doter d'un intranet, c'est-à-dire «une plateforme interne de type Internet de partage d'information supportant le travail quotidien des employés».

En effet, seulement 14 % des entreprises sondées n'ayant pas d'intranet pensent en mettre un en place au cours des deux prochaines années. D'autres disent ne pas savoir comment faire évoluer celui qui est actuellement en place.

«Les intranets ont pourtant le potentiel de les aider à devenir plus concurrentielles. Il est donc critique que les entreprises et les organisations du Québec puissent améliorer l'usage qu'elles en font», dit le rapport.

«Les principaux avantages sont les applications et les outils de collaboration que l'on y trouve, comme la communication instantanée ou la possibilité d'organiser des réunions en ligne. Les employés peuvent ainsi demeurer productifs lorsqu'ils sont à l'extérieur ou veulent communiquer avec des collègues d'un autre bureau», explique Claire Bourget, directrice de la recherche marketing au CEFRIO.

Elle ajoute que l'intranet se doit d'être une porte d'entrée vers les connaissances de l'entreprise et d'en refléter les valeurs. «Les employés doivent pouvoir y retrouver facilement divers documents de l'organisation. L'économie de temps pourra alors être allouée à d'autres tâches», dit-elle.

Selon l'étude, les entreprises du Québec qui possèdent un intranet estiment que les principaux bénéfices liés à son utilisation sont la facilitation du travail des employés (87 %), l'accroissement de la productivité des employés (72 %), l'amélioration de la collaboration et du partage d'expertise (70 %), la diminution des coûts (57 %) et l'accroissement du sentiment d'appartenance des employés (51 %).

L'étude reprend le modèle de l'agence de publicité interactive Razorfish qui trace les six niveaux d'évolution de l'intranet (voir tableau ci-dessus).

Rendement difficile à mesurer

Selon le document du CEFRIO, il est difficile de calculer le rendement du capital investi dans un intranet. Chaque entreprise devrait toutefois s'attendre à obtenir des bénéfices d'un tel outil.

Andrew McAfee, directeur du Center for Digital Business de la MIT Sloan School of Management, recommande alors de bâtir un plan d'affaires contenant une description des coûts techniques et des retombées attendues.

De son côté, l'entreprise Non-linear Creations, qui conçoit des intranets et des sites Internet, y va de sa suggestion. Selon elle, le mieux est de demander à un groupe d'employés d'effectuer des tâches précises avant l'implantation d'un intranet tout en mesurant le temps qu'il leur faut pour les effectuer. Il peut s'agir de trouver un formulaire des ressources humaines ou d'organiser une réunion.

Une fois le nouveau système mis en place, l'entreprise doit recommencer la procédure, si possible avec les mêmes employés, et mesurer les différences. Si l'économie de temps est significative, l'entreprise aura alors une idée des gains que l'intranet lui a permis de réaliser. Non-linear Creations compte parmi ses clients Rogers, la Société canadienne du cancer et la Rotman School of Management de l'Université de Toronto.

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