Réserver les personnes toujours occupées

Publié le 13/12/2021 à 07:30

Réserver les personnes toujours occupées

Publié le 13/12/2021 à 07:30

Par Nicolas St-Germain

Doodle, mis sur pied en 2008, vous permet d’organiser des rencontres 1 à 1 ou en groupe en affichant différentes plages horaires. (Photo: 123RF)

LA TECHNO PORTE CONSEIL est une rubrique qui vous fait découvrir des plateformes, de nouveaux outils ou de nouvelles fonctionnalités pouvant être implantés facilement et rapidement dans votre quotidien au travail.

 

LA TECHNO PORTE CONSEIL. Doodle n'est pas qu'une race de chien très mignonne! C'est aussi une plateforme qui promet la fin des «aller-retour par courriel» pour planifier une rencontre en ligne ou en personne.

Cet outil, mis sur pied en 2008, vous permet d’organiser des rencontres 1 à 1 ou en groupe en affichant différentes plages horaires. Les personnes invitées choisissent donc parmi vos choix le moment qui leur convient.

Également, vous pouvez ajouter votre compte Teams ou Zoom à l’outil. À la création d’un rendez-vous, prévu en ligne, un lien vidéo sera automatiquement créé.

 

Planifier votre horaire

Une fois votre compte créé et votre calendrier connecté, le site vous amène vers un tableau de bord où vous pouvez choisir entre la planification d’une rencontre 1 à 1 ou en groupe, un sondage ou encore la création d’une page de réservation.

La première option vous dirige vers une autre page où vous pouvez proposer différents moments de rencontre en remplissant un formulaire. Une fois toutes les options désirées sélectionnées, vous pouvez envoyer le lien à vos contacts par courriel. Pour les rencontres de groupe, il est possible de choisir le nombre maximal de personnes pour un horaire.

Le seul problème constaté en essayant l’outil est que le courriel transmis peut parfois atterrir dans vos pourriels.

Concernant la page de réservation, cette fonctionnalité offre la possibilité de mettre à la disposition de vos collègues plusieurs plages de rencontres, selon votre horaire, et ainsi les laisser choisir le moment qui leur convient. Une fonctionnalité pratique pour vos rencontres de fin et de début d’année.

Parmi les paramètres, il est possible de préprogrammer la durée des rencontres, les différentes plages de disponibilités, l’intervalle entre les différentes réunions et le nombre maximal de réservations par jour.

Peu importe l’option choisie dans le tableau de bord, lorsqu’une période est réservée, un courriel vous est envoyé et le moment se bloque dans votre horaire.

Il est également possible de planifier des rappels automatiques pour éviter que vos collègues oublient les rencontres.

 

Pourquoi adopter cet outil?

L’outil est très simple. L’option de pouvoir créer des pages de réservation pour prévoir plusieurs rencontres fait de l’application un incontournable. Cela réduit énormément les courriels pour décider d’un moment.

 

Fiche du produit

  • Coût:
    • Gratuit, avec plusieurs limitations ;
    • Version pro à 6,95$ par mois, permet la création de pages de réservation ;
    • Version Team à 8,95$ par mois, offre une console admin ;
    • Version entreprise avec une facturation personnalisée.
  • Date de création: 2008
  • Plateforme: Windows, Mac, Android, iOS
  • Avantages:
    • Simple, facile à utiliser ;
    • La fonction «page de réservation», pratique pour réserver plusieurs rencontres au lieu de créer plusieurs courriels ;
    • Recevoir des courriels quand des plages sont réservées ;
    • La création automatique d’un lien Teams ou Zoom et l’ajout au calendrier.
  • Inconvénient:
    • Les courriels peuvent parfois atterrir dans vos pourriels ;
    • Par défaut, le fuseau horaire des calendriers est programmé pour la Suisse, faut aller le changer dans les paramètres de son compte sous l’onglet «profil» ;
    • Pour supprimer un événement, il faut passer par son calendrier et l’annuler. Cela ne peut pas être fait par l’entremise de Doodle ;
    • Sur la version mobile, il est possible de créer un sondage avec des dates et heures, mais sur la version ordinateur cette option ne semble pas disponible.

 

Pour ne pas manquer ce rendez-vous, recevez les «La techno porte conseil» dans votre boîte de courriels !

 


 

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