Un nouveau tableau blanc et une transcription de vos réunions de groupe sur Teams ainsi qu'une fonction pour désactiver les notifications sur Outlook. (Photo: 123RF)

LA TECHNO PORTE CONSEIL est une rubrique qui vous fait découvrir des plateformes, de nouveaux outils ou de nouvelles fonctionnalités pouvant être implantés facilement et rapidement dans votre quotidien au travail.

LA TECHNO PORTE CONSEIL. Combien de fois faites-vous la mise à jour d’une application sans lire ce qu’il y a de nouveau? Probablement souvent!

Les Affaires a enquêté pour vous! Voici donc une série de nouvelles fonctionnalités ajoutées aux applications Teams et Outlook de Microsoft lors des derniers mois.

Un tableau blanc revampé

Microsoft a effectué le 22 octobre une refonte complète de son outil whiteboard, lancé en 2018 et disponible à même vos conversations ou vos canaux d’équipes sur Teams.

Dans un article présentant les modifications, Microsoft explique que le but était d’épurer le plus possible l’outil avec des icônes plus grandes pour faciliter la lecture.

Ils ont aussi ajouté une quarantaine de nouveaux modèles personnalisables qui s’inscrivent dans différentes catégories allant du remue-méninges à la stratégie en passant par les ateliers et la planification de projet.

Pour accéder à l’outil, il faut cliquer sur la conversation ou le canal d’équipe désiré, ensuite sur le «+» à côté du nom du canal, rechercher whiteboard et cliquer sur l'onglet. Finalement, vous nommez le tableau et choisissez si vous voulez qu’il apparaisse dans le fil de discussion ou non.

Globalement, l’outil est plutôt simple à utiliser. L’option d’ajouter un bloc de texte est fort intéressante et permet de développer sa pensée ou son idée.

Toutefois, en testant l’outil, par moment, ce dernier a semblé lent à réagir, causant un certain délai entre la commande et le déplacement des objets. Également, il semble y avoir un petit pépin technique avec la forme «flèche bloc» disponible dans la section «formes» alors que le menu pour les modifier se juxtapose à la forme au lieu d’être au-dessus comme les autres formes.

Outre cela, l’outil offre une certaine centralisation de son flux de travail et facilite réellement le travail d’équipe à distance.

Un verbatim de vos rencontres

À la mi-septembre, une transcription en direct de vos appels Teams a été ajoutée à l’outil. Pour l’activer, il suffit simplement d’aller dans les trois petits points (autres actions), en haut à droite, lors d’un appel vidéo.

Par la suite, vous descendez jusqu’à la mention «démarrez la transcription». Si jamais la langue n’est pas la bonne, il est possible de la changer. L’outil offre 28 choix, dont le français.

Petit paramètre intéressant, si une personne ne désire pas être identifiée lors de la transcription, il est possible de désactiver l’identification dans les paramètres de son compte dans la section «légendes et transcriptions».

Une fois l’appel terminé, le verbatim est disponible pour téléchargement. Cela peut être pratique pour garder une trace des réunions. Le seul problème est que l’outil n’est pas encore disponible en réunion 1 à 1, ce qui limite un peu les usages si vous êtes journalistes et que vous cherchiez une façon d’éviter d’écrire votre verbatim à la main.

Dans le même menu que la transcription, il est possible d’ajouter les sous-titres qui permettent de rendre accessibles les réunions aux personnes malentendantes.

Fermer vos notifications pour décrocher

Si vous aussi, vous avez vos courriels de travail sur votre cellulaire personnel, vous savez qu’il peut être difficile de décrocher. C’est pourquoi il est désormais possible sur Outlook de fermer les notifications automatiquement en programmant les moments où l’on veut les désactiver.

Il suffit d’accéder à l’application sur votre cellulaire ou sur votre tablette, cliquez sur la petite maison à la gauche de la mention «boîte de réception», ensuite sur le courriel sur lequel vous voulez fermer les notifications et ensuite sur la petite cloche.

Cela vous amène sur une page où vous pouvez décider des plages où vous ne voulez plus recevoir d’alerte.

Pour ne pas manquer ce rendez-vous, recevez les «La techno porte conseil» dans votre boîte de courriels !