Voici cinq outils testés et approuvés par une spécialiste des espaces de travail virtuel. (Photo: Campaign Creators pour Unsplash)

RHéveil-matin est une rubrique quotidienne où l'on présente aux gestionnaires et à leurs employés des solutions inspirantes pour bien commencer leur journée. En sirotant votre breuvage préféré, découvrez des astuces inédites pour rendre vos 9@5 productifs et stimulants.

RHÉVEIL-MATIN. Maintenant que vous rempruntez davantage le chemin vers les espaces de bureaux de votre organisation — de façon un peu plus permanente cette fois-ci, l’espère-t-on — il est temps de revoir le matériel dont vous aurez besoin pour demeurer efficace, qu’importe l’endroit où vous bosserez.

D'une salle de conférence à votre table de la cuisine, en passant par le train ou encore le café du coin, voici ce que la chercheuse en technologie et co-autrice du livre Remote, Inc: How to Thrive at Work… Wherever You Are, Alexandra Samuel, vous recommande de vous servir pour devenir des As du travail en mode hybride.

Si elle concède dans ce papier publié dans le Wall Street Journal que l’acquisition de tous ces outils peut être onéreuse, et enrichir au passage les grands manufacturiers technologiques, elle estime néanmoins que ceux-ci vous seront fort utiles. Et rien ne vous empêche de faire vos emplettes seconde-main!

1. Utilisez un logiciel de remue-méninges

L’une des raisons pour lesquelles les organisations souhaitent à tout prix rapatrier au boulot les membres de leur équipe est de faciliter la circulation d’idées pendant des remue-méninges. Le hic, explique Alexandra Samuel, c’est que pour profiter du plein potentiel de ses rencontres il faut rapidement poursuivre la discussion.

À (re) lire: Remuer ses méninges avec son équipe en ligne

Si tous les convives repartent de la réunion pour bosser de la maison, ça peut rendre plus difficile ce suivi si tous n’ont pas accès aux notes prises lors de l’échange initial. C’est pourquoi elle suggère de répertorier à l’aide d’un logiciel de «mind mapping» les idées qui émergent de ces remue-méninges, qui seront ensuite mises à la disposition de l’ensemble des parties prenantes, peu importe où elles se trouvent par la suite.

2. Misez sur un sac de transport

En multipliant les endroits desquels vous pouvez bosser, il y a de fortes chances que vous oubliez un outil essentiel à votre travail à l’occasion. En vous munissant d’un sac dans lequel se trouve toujours une plus petite version de tout ce dont vous avez besoin, vous en réduirez le risque, estime celle qui collabore aussi avec le Harvard Business Review.

Dans le sien, Alexandra Samuel dispose «d’un chargeur pour son ordinateur portable, d’un adaptateur pour port USB-A ou USB-C, d’un chargeur portatif pour son téléphone cellulaire [et] d’écouteurs filaires» notamment. Afin de protéger ses données lorsqu’elle utilise un WI-FI public, elle s’est abonnée à un service de réseau privé virtuel, communément appelé «VPN».

3. Adoptez une tablette

Grâce à un petit appareil, comme une tablette dotée d’un clavier, vous pouvez continuer d’avancer vos tâches pendant vos déplacements en transport en commun. Pour passer à la vitesse supérieure, celle qui a porté peandant plus de vingt ans le chapeau de stratège technologique vous suggère de vous équiper d’un logiciel qui vous permet de reprendre dès que vous ouvrez votre autre ordinateur le travail que vous avez entamé lorsque vous étiez dans le train ou le bus.

4. Suivez ce que vous consultez

Afin d’avoir une meilleure idée du temps qu’elle passe sur chacune de ses tâches — et qu’elle perd peut-être à consulter les réseaux sociaux — l’amatrice d’outils technologiques se sert d’un logiciel qui suit ses activités.

Ainsi, elle peut corriger quelques mauvais plis, voire mettre un contrôle parental sur certaines applications pendant sa journée de travail, écrit-elle, ou encore observer combien de fois elle se fait solliciter par des collègues.

5. Procurez-vous un plus large écran

Après avoir passé de nombreuses années à bosser que depuis l’écran de son ordinateur portable, Alexandra Samuel ne peut plus se départir de son second moniteur, plus grand, qui lui permet de facilement jongler entre ses différentes tâches. C'est, selon elle, un outil essentiel, surtout si vous êtes constamment en vidéoconférence.

Vous pouvez ainsi dédier l’un de vos écrans pour voir le joli minois de vos collègues, et l’autre pour plancher sur un document conjoint par exemple.

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